Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών σε κοινότητες και δήμους
Το PaperOffice DMS για κοινότητες και δήμους επιτρέπει την ομαλή ροή πληροφοριών χάρη στην ψηφιοποίηση και αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Επαγγελματική συμβουλή
Τα γραπτά έγγραφα, οι συμβάσεις, τα προσχέδια, τα τιμολόγια, τα δελτία παράδοσης και πολλά άλλα αντικαθίστανται από ηλεκτρονικά έγγραφα χάρη στην ψηφιοποίηση, βελτιστοποιώντας έτσι όλες τις διαδικασίες εργασίας στο μέγιστο.Η ενσωματωμένη τεχνητή νοημοσύνη επιτρέπει στις επιχειρηματικές διαδικασίες να αυτοματοποιούνται σε μεγάλο βαθμό, επιταχύνοντας τις διαδικασίες σας και αυξάνοντας την επιτυχία και την ικανοποίηση.
Ψηφιοποίηση σε κοινότητες και δήμους
Οι εκκλησίες, οι ενορίες και οι δήμοι εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη χρήση κατάλληλης διαχείρισης δεδομένων.
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο συσσωρεύονται σημαντικά έγγραφα σε καθημερινή βάση στους δήμους και τις δημοτικές ενώσεις:
Γραπτά, τιμολόγια, προσχέδια, εφαρμογές, έρευνα, απόψεις εμπειρογνωμόνων και πολλά άλλα. Αυτά όχι μόνο φτάνουν ταχυδρομικώς, αλλά και πολλά γράμματα φτάνουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να ψηφιοποιηθούν εάν φτάνουν σε έντυπη μορφή, απαιτούν δομημένη κατάθεση, ανάθεση εργασιών και ροής εργασίας και πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος.
Είναι πολύ σημαντικό να τηρηθούν σημαντικές προθεσμίες και να ληφθούν νομικά μέτρα για την αποθήκευση των εγγράφων. Το PaperOffice DMS σας δίνει μια σαφή δομή στα έγγραφά σας και σας βοηθά να αντιμετωπίσετε την πλημμύρα των πληροφοριών.
Μαζί με το ψηφιακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice, οι διαδικασίες εργασίας εντός των εκκλησιών, των ενοριών και των δήμων πρόκειται να απλουστευθούν και να εξοικονομηθεί χρόνος και κόστος.
Με ένα κοινό DMS, για παράδειγμα, μπορεί να κατατεθεί σαρωμένη αλληλογραφία, να αποθηκευτούν σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αρχειοθετηθούν έγγραφα. Επιπλέον, διαφορετικοί χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση και να εργάζονται σε αυτά τα έγγραφα.
Εάν τα έγγραφα είναι διαθέσιμα σε ψηφιοποιημένη μορφή, δεν χρειάζεται πάντα να αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαζί για την προετοιμασία για συνεδρίες πρεσβυτερίου και άλλες συναντήσεις.
Πώς να πάτε χωρίς χαρτί;
Το PaperOffice εξαλείφει όλα τα χρονοβόρα σημεία συμφόρησης, οδηγεί σε εξοικονόμηση κόστους, όπως η εξάλειψη των έντυπων εγγράφων και δημιουργεί μια σαφή επισκόπηση σημαντικών εγγράφων, όπως αποδείξεις, συμβάσεις, δελτία παράδοσης ή άλλες επιστολές, διαχειρίζοντάς τα ψηφιακά στο PaperOffice στο μέλλον .
Η καταγραφή, η επεξεργασία, η κοινή χρήση, η αναζήτηση και η παρακολούθηση των εγγράφων σας γίνεται πολύ εύκολη με τη χρήση του PaperOffice.
Χάρη στην ελεγχόμενη πρόσβαση, τις λεπτομερείς λίστες εργασιών, καθώς και τις εγκρίσεις που χρησιμοποιούν ροές εργασίας και αξιόπιστες ειδοποιήσεις μέσω email, οι υπάλληλοι μπορούν να ολοκληρώσουν αποτελεσματικά τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί και τα εξουσιοδοτημένα άτομα μπορούν εύκολα να εγκρίνουν ή να αρνηθούν την έγκριση.
Με τη λύση λογισμικού PaperOffice DMS, δεν χάνονται άλλα έγγραφα. Και ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε σημαντικά έγγραφα σε δευτερόλεπτα.
Φυσικά, εργάζεστε πάντα με τα συστήματά μας σύμφωνα με το νόμο και πλήρως θωρακισμένοι από τον έλεγχο.
Οι αποδείξεις, οι λογαριασμοί και παρόμοια έγγραφα δεν χρειάζεται πλέον να αποστέλλονται ταχυδρομικώς μεταξύ εκκλησιαστικών επαρχιών και ενοριών. Η εσωτερική αλληλογραφία μπορεί επίσης να σταλεί ψηφιακά με αυτόν τον τρόπο. Αυτό εξοικονομεί χαρτί, κόστος για πρόσθετη αποθήκευση δεδομένων και ταξίδια σε αρχεία. Τα έγγραφα μπορούν να παρέχονται με λέξεις-κλειδιά (συντάκτης, θέμα, κατάσταση, ημερομηνία κ.λπ.) και στη συνέχεια να βρεθούν πιο εύκολα.
Διαχείριση εγγράφων προσανατολισμένη στη διαδικασία
Η προσανατολισμένη στη διαδικασία διαχείριση εγγράφων διασφαλίζει ότι αυτά τα έγγραφα παραμένουν ενημερωμένα με λίγη προσπάθεια. Το PaperOffice σας υποστηρίζει εδώ με μια εκτεταμένη ενότητα εργασιών και ροής εργασίας.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να δημιουργηθούν ορισμένες αλυσίδες διεργασιών και οι υπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες μπορούν να οριστούν σε ηλεκτρονικά έγγραφα και να εκτελεστούν εν μέρει αυτόματα.
Αυτό αντιπροσωπεύει βελτιστοποίηση διαδικασίας χωρίς σφάλματα, επειδή η εργασία μπορεί όχι μόνο να ανατεθεί σε υπαλλήλους με συγκεκριμένα δικαιώματα χρήστη και περιόδους ολοκλήρωσης, να απαιτήσει ψηφιακή απελευθέρωση, αλλά και να ενεργοποιήσει αυτόματα περαιτέρω ενέργειες, όπως ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αλλαγές κατάστασης εγγράφου.
Με αυτόν τον τρόπο, όλες οι διαδικασίες εγγράφων μπορούν να αντιστοιχιστούν.
Το PaperOffice δεν κάνει διάκριση μεταξύ των τύπων εγγράφων, ανεξάρτητα από το αν χρειάζεστε βοήθεια για τη διαχείριση συμβάσεων, τιμολογίων, ενημερωτικών δελτίων και αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: χάρη στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice, οι προηγούμενες διαδικασίες σας στις Εταιρείες ψηφιοποιήθηκαν, καθιστώντας τις πιο αποτελεσματικές, διαφανείς και σημαντικά πιο ευέλικτες.
Επειδή ανεξάρτητα από τη μορφή με την οποία τα έγγραφα φτάνουν στην εταιρεία, είτε ως έντυπα έγγραφα, αρχεία PDF, e-mail ή φωτογραφίες, αρχειοθετούνται αυτόματα και αποθηκεύονται σε μια ασφαλή βάση δεδομένων.
Έτσι, σημαντικές συμβάσεις μπορούν να αναγνωριστούν και να τερματιστούν εγκαίρως ή να αποτελέσουν αντικείμενο επαναδιαπραγμάτευσης. Κυκλοφορία εγγράφου με ψηφιακή υπογραφή και ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για αργή έντυπη αλληλογραφία, το μη ασφαλές ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συμβάλλει στην αφοσίωση των πελατών.
Η λύση: αποδεδειγμένη τεχνογνωσία
Δεν έχει νόημα να χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης στην πράξη αμέσως; που όχι μόνο πληροί όλες τις απαιτήσεις, αλλά είναι επίσης εύκολο να μάθει και φθηνό;
Το PaperOffice DMS είναι η δοκιμασμένη ολοκληρωμένη λύση για ψηφιακή εργασία και, με πάνω από 20 χρόνια εμπειρίας στην αγορά, ένας από τους πρώτους πρωτοπόρους DMS.
Περιεχόμενο
Δεν είναι μόνο θρησκευτικές ή κοινωνικές δομές όταν μιλάμε για εκκλησίες και κοινότητες. Σε πολλούς τομείς είναι «η» ίδια η κοινωνική ζωή. Αυτό περιλαμβάνει άτομα, συχνά σε εθελοντική εργασία, τα οποία φροντίζουν άλλους ανθρώπους σε δύσκολες συνθήκες, για παράδειγμα. Υπάρχουν επίσης διάφορα καθήκοντα, τα οποία χωρίζονται σε ποιμαντικά καθήκοντα από τη μία πλευρά και διοικητικές δραστηριότητες από την άλλη.
Υπάρχει μια μεγάλη εκκλησιαστική παράδοση στη Γερμανία, ακριβώς όπως η φροντίδα για την κοινότητα εξασφαλίζει τη συνοχή των κατοίκων των χωριών, αλλά και στις πόλεις. Ειδικά σήμερα, σε περιόδους αυξανόμενης απομόνωσης και ανωνυμίας, υπάρχουν σημεία επαφής για ένα ευρύ φάσμα ανησυχιών σε εκκλησίες και κοινότητες. Φυσικά, η πολύ πρακτική πλευρά μιας εκκλησίας δεν πρέπει να ξεχαστεί.
Ληξιαρχείο, δημοτολόγιο, γραφείο διαβατηρίων, σχολεία, νηπιαγωγεία, μέσα μαζικής μεταφοράς, πυροσβεστική, χώροι ανάπτυξης, γραφείο οδοποιίας, διάθεση λυμάτων και παροχή γλυκού νερού και μερικές φορές και παροχή ηλεκτρικής ενέργειας.
Αυτά είναι τα υποχρεωτικά καθήκοντα. Υπάρχει όμως και το freestyle σε κάθε κοινότητα. Πρόκειται, για παράδειγμα, για αθλητικά γήπεδα, παιδικές χαρές, μουσεία, λέσχες ηλικιωμένων και κέντρα νεότητας. Οι εκκλησίες πραγματοποιούν βαπτίσεις, συνοδεύουν τους ανθρώπους στο τελευταίο τους ταξίδι και είναι επίσης ο τόπος για τον μεγάλο γάμο στα λευκά, ο οποίος απολαμβάνει και πάλι μεγάλη δημοτικότητα. Αυτό δεν είναι μακράν το παν.
Σε πολλές από τις πολιτικές και εκκλησιαστικές κοινότητες, το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων όπως το PaperOffice DMS μπορεί να προσφέρει πολύτιμη υποστήριξη για την ολοκλήρωση των εργασιών. Αυτό σχετίζεται με τις υπέρτατες δομές καθώς και με τους συλλόγους, τις αρχές και τις εταιρείες που εμπλέκονται.
Πρώτα απ 'όλα, το PaperOffice DMS είναι η πρακτική λύση για τη μεταφορά αναλογικών αρχείων, είτε πρόκειται για αυτό του τοπικού συλλόγου πυροσβεστικών υπηρεσιών είτε για το αρχείο της εκκλησίας με βαπτίσεις, γάμους και κηδείες, στην ψηφιακή εποχή. Το PaperOffice DMS είναι δομημένο με τέτοιο τρόπο ώστε να τηρούνται όλες οι κατευθυντήριες γραμμές του GDPR, ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων.
Το PaperOffice DMS δημιουργεί σαφή οφέλη για τις κοινότητες, τις εκκλησίες και τους δήμους
Χάρη στην εξαιρετική τεχνολογία βάσεων δεδομένων και την εύκολη στην εκμάθηση λειτουργία, το PaperOffice DMS μπορεί να χρησιμοποιηθεί οπουδήποτε δεδομένα όπως έγγραφα ή φωτογραφίες δεν πρόκειται απλώς να αποθηκευτούν, αλλά και να διευθετηθούν χρονολογικά, για παράδειγμα, και να χρησιμοποιηθούν με διάφορα φίλτρα για την αυτόματη δημιουργία φορμών ή στατιστικών.
Υπεύθυνη για αυτό είναι η τεχνητή νοημοσύνη (AI) που είναι ενσωματωμένη στο PaperOffice DMS με το όμορφο όνομα PIA. Δημιουργεί μια μεγάλη ποικιλία προτύπων από την υπάρχουσα βάση δεδομένων και τα γεμίζει με προηγουμένως καθορισμένα κύρια δεδομένα. Αυτά μπορεί να είναι κάρτες μέλους, επιστολές συγχαρητηρίων για γενέθλια ορόσημο ή μάσκες δεδομένων για συνεχιζόμενες ή βασικές απογραφές ημερομηνίας σε δημοτικές επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας.
Το λογισμικό OCR που είναι ενσωματωμένο στο PaperOffice DMS διακρίνει μεταξύ ενός λογότυπου και ενός κανονικού κειμένου. Τα τιμολόγια ή οι αποδείξεις μπορούν να βρεθούν γρήγορα ανά πάσα στιγμή, για παράδειγμα κατά την έρευνα, χρησιμοποιώντας μια αναζήτηση OCR, διασφαλίζοντας έτσι τη μεγαλύτερη δυνατή διαφάνεια και ασφάλεια δικαίου.
Η αρχειοθέτηση μπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε όλα τα επόμενα έγγραφα από έναν αποστολέα να αναγνωρίζονται και να εκχωρούνται αυτόματα.
Σημαντικά επιχειρήματα για τη συμπερίληψη του PaperOffice DMS στον προγραμματισμό του προϋπολογισμού. Τέλος, το PaperOffice DMS πείθει επίσης από το γεγονός ότι λαμβάνεται υπόψη η βιωσιμότητα και η προστασία του περιβάλλοντος. Αργά ή γρήγορα θα πραγματοποιηθεί η πλήρης μετατροπή από αναλογικά έγγραφα σε ψηφιακή μορφή και στη συνέχεια ο δημόσιος φορέας, ο οποίος στη συνέχεια θα χρησιμοποιεί ήδη το PaperOffice DMS, θα είναι καλά προετοιμασμένος.
Η ψηφιακή επεξεργασία τιμολογίων είναι επίσης επωφελής για πολλές κοινότητες και δήμους. Τα εισερχόμενα τιμολόγια μπορούν να αυτοματοποιηθούν χάρη στο PaperOffice DMS και προωθούνται στον υπεύθυνο υπάλληλο. Η διαδικασία ελέγχου και απελευθέρωσης μέσω ψηφιακής απελευθέρωσης μπορεί επίσης να αντιμετωπιστεί άμεσα και αποτελεσματικά μέσω του συστήματος.
Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού, τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένης της τοποθεσίας αρχειοθέτησης, μπορούν να εξαχθούν στον φοροτεχνικό σας ή το αντίστροφο.
Συμβατή με αναθεωρήσεις και ασφαλής αρχειοθέτηση: Το PaperOffice DMS πληροί τεχνικά τις νομικές απαιτήσεις των GoBD, GDPdU και DSGVO
Το PaperOffice DMS επιτρέπει τη σύνδεση άλλου λογισμικού, όπως ένα ERP, και φυσικά τη μεταφορά εγγράφων από το Microsoft Office μέσω κατάλληλων διεπαφών. Το PaperOffice DMS επιταχύνει την επικοινωνία.
Οι προθεσμίες και τα ραντεβού παρακολουθούνται και οι ενέργειες ενεργοποιούνται αυτόματα ανάλογα με την επιθυμητή ρύθμιση. Οι διαδικασίες παραγγελίας μπορούν να αυτοματοποιηθούν και ακόμη και οι αλλαγές που σχεδιάζονται για το μέλλον μπορούν να εισαχθούν με τέτοιο τρόπο ώστε να τεθούν σε ισχύ την επιθυμητή στιγμή.
Χάρη στις εκτεταμένες λειτουργίες του, το PaperOffice DMS μπορεί σίγουρα να ταξινομηθεί στο υψηλότερο τμήμα της διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου (ECM).
Μια ΥΣΦ περιλαμβάνει τη συνολική διαχείριση όλου του περιεχομένου σε έναν οργανισμό με αντίστοιχη ιεραρχία πρόσβασης. Το PaperOffice DMS είναι σε θέση να αποθηκεύσει οποιοδήποτε περιεχόμενο σε ψηφιακή μορφή, να αλλάξει το περιεχόμενο και τη μορφή του και να το καταστήσει διαθέσιμο.
Το PaperOffice DMS έχει όλες τις λειτουργίες ενός ECM και αυτό σε μια εξαιρετική σχέση τιμής-απόδοσης καθώς και μια διαισθητικά μαθημένη μορφή λειτουργίας που καθιστά περιττή την ακριβή εξωτερική ή εσωτερική εκπαίδευση. Αντίθετα, διατίθενται δωρεάν εκπαιδευτικά βίντεο για να συνηθίσετε στα διάφορα μενού. Το PaperOffice DMS μπορεί έτσι να γίνει ο οργανωτικός συνδετικός κρίκος σε κάθε εταιρεία στο εμπόριο και την παραγωγή και αυτό σχεδόν με την ταχύτητα του φωτός.
Οι εκκλησίες, οι κοινότητες και οι δήμοι επωφελούνται από τη διαχείριση ψηφιακών εγγράφων
Με το PaperOffice DMS, ωστόσο, υπάρχουν πολύ περισσότερες δυνατότητες για τις κοινότητες. Για παράδειγμα, διαχείριση αποθέματος, συμπεριλαμβανομένου ενός μόνιμου αποθέματος ή ενός αποθέματος ημερομηνίας κλειδιού. Η βάση για paperoffice DMS είναι συνδεδεμένοι λογαριασμοί χρηστών στο δίκτυο. Η αποθήκευση δεδομένων αυτών των λογαριασμών χρηστών συνδυάζεται στην κεντρική βάση δεδομένων. Τα έγγραφα μπορούν να ελεγχθούν μέσω ai με διαφορετικούς αλγόριθμους, οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ενεργοποίηση αυτοματοποιημένων διαδικασιών.
Βελτιστοποιήστε το χρόνο εργασίας σας έως και 7,5% σε σύγκριση με την εργασία που βασίζεται σε χαρτί χάρη στη χρήση του PaperOffice DMS.
Εξοικονομήστε χρόνο για την εύρεση, τη δρομολόγηση και την κοινή χρήση εγγράφων.
Με τις ψηφιακές σφραγίδες, τα έγγραφα μπορούν να συμπληρωθούν με πρόσθετες πληροφορίες και ακόμη και να ελέγξουν λεπτομερείς ροές εργασίας. Με τη σειρά της, η εργασία και η λειτουργία ροής εργασίας εξασφαλίζουν ότι οι προθεσμίες τηρούνται και ολοκληρώνονται.
Το PaperOffice DMS είναι τόσο προσαρμόσιμο όσο υπάρχουν εργασίες σε ενορίες και εκκλησίες. Τα έργα μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία από κοινού από διαφορετικές τοποθεσίες χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ροής εργασίας. Τα έγγραφα που υποβάλλονται σε επεξεργασία δεν αποκλείονται για άλλους, αλλά αποθηκεύονται στην αντίστοιχη έκδοση με χρονική σήμανση.
Τελικά, η τελευταία αποθηκευμένη έκδοση, συμπεριλαμβανομένων όλων των αλλαγών, είναι πάντα διαθέσιμη.
FAQs
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Ψηφιοποίηση σε κοινότητες, εκκλησίες και δήμους":
Πώς μπορούν οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση στο PaperOffice;
Λόγω της αποκεντρωμένης και σύγχρονης αρχιτεκτονικής του προγράμματος, το PaperOffice μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή - από κλασικούς υπολογιστές έως smartphone / tablet έως τηλεοράσεις.
Τι συμβαίνει με τα δεδομένα εάν το PaperOffice δεν υπάρχει;
Δεν θα συμβεί, αλλά για να σας καθησυχάσω: Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας ΑΝΆ ΠΆΣΑ ΣΤΙΓΜΉ, επειδή το PaperOffice βασίζεται σε μια ανοιχτή δομή βάσης δεδομένων, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας ανά πάσα στιγμή.
Προστασία δεδομένων θέματος: Πού αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα;
Το PaperOffice θα αποθηκεύσει όλα τα έγγραφα εσωτερικά με κρυπτογράφηση υψηλού επιπέδου, καθιστώντας το απρόσβλητο από κλοπή δεδομένων, για παράδειγμα, και υπερβαίνοντας όλες τις απαιτήσεις GDPR και GOBD.
Αποφύγετε λάθη: ΠΟΤΕ μην αποθηκεύετε τα δεδομένα σε σύννεφο τρίτου μέρους!
Μπορεί το PaperOffice να προσαρμοστεί ακριβώς στις προδιαγραφές;
Ναι, το PaperOffice μπορεί να προσαρμοστεί 100% στην προβλεπόμενη χρήση για να εξασφαλίσει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση σε υπάρχουσες διαδικασίες και συστήματα. Ακόμη και η διεπαφή του προγράμματος μπορεί να σχεδιαστεί πλήρως και να προσαρμοστεί ελεύθερα.
Συμπέρασμα
Το PaperOffice DMS υποστηρίζει κοινότητες, εκκλησίες και δήμους και προσφέρει κατάλληλες διεπαφές με άλλο λογισμικό, συνδέσεις API και μπορεί να επεκταθεί ανά πάσα στιγμή σύμφωνα με τις επιθυμίες σας. Το λογισμικό είναι εύκολο στην εκμάθηση και μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στην καθημερινή πρακτική χωρίς να προκαλέσει απουσίες για εκπαιδευτικούς σκοπούς.
Το PaperOffice DMS συνιστά τη χρήση ενός NAS (αποθήκευση δεδομένων που υποστηρίζεται από το δίκτυο) με μια λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, έτσι ώστε τα σημαντικά δεδομένα να μην χάνονται ούτε να κατασκοπεύονται σε σύννεφα τρίτων κατασκευαστών.
Τελικά, το PaperOffice DMS εντυπωσιάζει με μια πολύ καλή σχέση τιμής-απόδοσης και τεράστια τεχνογνωσία μέσα από πάνω από 20 χρόνια πρακτικής εμπειρίας.