Δημόσιος Φορέας
Δημαρχείο
Carrión de los Condes

Θέση εκκίνησης

Ως αρχή στο δημόσιο ίδρυμα, το δημαρχείο της πόλης Carrión de los Condes πρέπει να διαχειρίζεται μεγάλο αριθμό σημαντικών εγγράφων: έγγραφα, αιτήσεις, δελτία ταυτότητας, πιστοποιητικά εγγραφής, αλλά και αρχεία κατασκευής και επιχειρηματικά έγγραφα, αλληλογραφία και πολλά άλλα.

Δυστυχώς, το δημαρχείο δεν έχει μέχρι στιγμής ωφεληθεί σημαντικά από τη χρήση κατάλληλου λογισμικού διαχείρισης εγγράφων, καθώς δεν έχει βρεθεί ακόμη κατάλληλη λύση.

Προκειμένου να γίνει η αναζήτηση ευκολότερη και πιο αποτελεσματική, το αρχείο της πόλης σχεδίαζε να ψηφιοποιήσει την τεκμηρίωση και να ενσωματώσει το περιεχόμενο στην εσωτερική βάση δεδομένων αρχείων.

Η χειρωνακτική επεξεργασία θα ήταν πολύ χρονοβόρα, γι' αυτό και επιδιώχθηκε η αυτοματοποιημένη εξαγωγή πληροφοριών.

Ο στόχος της διοίκησης της πόλης ήταν να ψηφιοποιήσει τα υπάρχοντα έντυπα έγγραφα, να φέρει τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών και τον έλεγχο της ροής εργασίας σε όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, να αυτοματοποιήσει ένα μεγάλο μέρος των διαδικασιών στο παρασκήνιο και έτσι να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία διαχείρισης ακινήτων.

Υφιστάμενο ζήτημα

Στο παρελθόν, ολόκληρο το κυβερνητικό σύστημα βασιζόταν στο χαρτί. Οι αιτήσεις που υπέβαλαν οι πολίτες ταξινομήθηκαν σε φακέλους από το γραφείο εγγραφών, οι οποίες διαβιβάστηκαν στο δημαρχείο, όπου προστέθηκαν επιπλέον έγγραφα.

Στη συνέχεια, τα έγγραφα μετανάστευσαν σε τοίχους ραφιών μήκους ενός μέτρου που κάλυπταν ολόκληρους τους τοίχους του γραφείου και αποθηκεύονταν εκεί για χρόνια.

Αλλά με τα υπάρχοντα και καθημερινά εισερχόμενα έγγραφα, το χειροκίνητο σύστημα του δημαρχείου του Carrión de los Condes έφτασε στα όριά του: Οι μεμονωμένες αποδείξεις συχνά κατατέθηκαν εσφαλμένα ή προηγουμένως αφαιρέθηκαν από συναδέλφους και δεν είχαν ακόμη επανατοποθετηθεί. Η συμμετοχή εξωτερικών θεσμικών οργάνων ήταν επίσης δύσκολη, για παράδειγμα όταν τα δημαρχεία ή οι εμπειρογνώμονες χρειάζονταν πρόσβαση για να αξιολογήσουν τις αιτήσεις.

«Είχαμε αποφευκτέο κόστος αποθήκευσης καταθέτοντας έγγραφα σε φακέλους. Επιπλέον, η αναζήτηση εγγράφων ήταν χρονοβόρα και συχνά περιλάμβανε επίσκεψη στο αρχείο»,

υπενθυμίζει ο κ. Carlos A. Garcia διευθυντής μάρκετινγκ και επικοινωνίας.

Το αποτέλεσμα ήταν μεγάλοι χρόνοι επεξεργασίας και ανεπάρκειες στην επεξεργασία, την ανάκτηση και την προώθηση των απαραίτητων εγγράφων.

Αλλά το μεγαλύτερο πρόβλημα ήταν η ηλικία των εγγράφων, επειδή έγιναν εύθραυστα. Κατά συνέπεια, η αρχή προχώρησε σε αναζήτηση ψηφιακής διαχείρισης εγγράφων.

Η μελέτη περίπτωσης, που πραγματοποιήθηκε σε συνεργασία με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice, βασίστηκε στην ανησυχία, όπως συνηθίζεται σε κάθε διοικητικό όργανο, να διατηρηθούν τα πολυάριθμα αρχεία και αρχεία χαρτιού και να υπάρχει ένας φυσικός χώρος και προσωπικό διαθέσιμος (μερικοί σε κρίσιμη κατάσταση) για την αποθήκευση, την ταξινόμηση και την οργάνωση.

Παρά τα δημοσιονομικά περιθώρια, η δημοτική αρχή της Carrión de los Condes κατέληξε στο συμπέρασμα ότι αυτό το παλιομοδίτικο σύστημα έπρεπε να αντικατασταθεί από ένα σύγχρονο, σύγχρονο, ψηφιακό σύστημα. Με αυτόν τον τρόπο, αντί να ψάχνει για έγγραφα, ο δημόσιος θεσμός μπορεί να αφοσιωθεί στο πραγματικό καθήκον μιας δημοτικής διοίκησης: τους πολίτες.

«Μόλις προχωρήσαμε το έργο και τώρα έχουμε ένα προβάδισμα».

Ο κ. Carlos A. García, Διευθυντής Μάρκετινγκ και Επικοινωνίας της διοίκησης της Carrión de los Condes, αναζητούσε μια λύση για την ψηφιοποίηση όλων των προβλημάτων που αντιμετωπίζουν όλοι οι δημόσιοι οργανισμοί. Προβλεπόταν επίσης η ψηφιοποίηση όλων των διοικητικών καθηκόντων του δήμου, τα οποία προηγουμένως ήταν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα.

Γιατί το δημαρχείο επέλεξε το PaperOffice DMS

Τα σημαντικότερα κριτήρια επιλογής ήταν η αξιοπιστία και η ασφάλεια, δεδομένου ότι τα έγγραφα που διαχειρίστηκαν είναι εμπιστευτικά, όπως τα προσωπικά έγγραφα ή η οικονομική κατάσταση του αιτούντος.

Διάφοροι πάροχοι cloud ή λύσεις ανοιχτού κώδικα δεν εξετάστηκαν λόγω των κανονισμών προστασίας δεδομένων στο δημόσιο ίδρυμα, καθώς η ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων GDPR και η μακροπρόθεσμη επενδυτική ασφάλεια δεν μπορούσαν να διασφαλιστούν.

Δεδομένου ότι το PaperOffice DMS δεν είναι μια εφαρμογή cloud και αποθηκεύει όλα τα δεδομένα σε μια κεντρική βάση δεδομένων που βρίσκεται στο δημαρχείο, αποφασίστηκε τελικά να δοκιμαστεί το απαιτούμενο σενάριο με μια δοκιμή.

"Ήδη στο πρώτο ραντεβού με το PaperOffice παρατηρείτε τα 20 χρόνια εμπειρίας του PaperOffice στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων."

Το PaperOffice ξεπερνά όλα τα πρότυπα εγγράφων και τις νομικές οδηγίες, ιδίως λόγω της εξαιρετικά κρυπτογραφημένης αποθήκευσης εγγράφων απευθείας στο δημαρχείο και όχι σε σύννεφο.

Η ανάγκη για τη χρήση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων που έχει συμβατό έλεγχο έκδοσης και διαχείριση εκδόσεων με έλεγχο είναι σαφέστερη από ποτέ.

Ένας τεράστιος λόγος για την απόφαση ήταν η προσβασιμότητα της υποστήριξης, καθώς στο παρελθόν έχουν γίνει πολύ κακές εμπειρίες με άλλους παρόχους, οι οποίες οδήγησαν επίσης στη στασιμότητα του δημαρχείου.

Συγκεκριμένα, για να διασφαλιστεί η αξιοπιστία και να προσομοιωθούν τα πραγματικά προβλήματα, η υποστήριξη του PaperOffice επικοινώνησε αρκετές φορές για να αξιολογήσει εάν τηρήθηκαν οι προθεσμίες και ποια ήταν η ποιότητα της υποστήριξης.

Το PaperOffice είναι μπροστά από κάθε άλλο κατασκευαστή εδώ.