Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Θέλουμε να γίνουμε φίλοι

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.

Ο δρόμος προς το ψηφιακό δημαρχείο - ψηφιοποίηση της διοίκησης


κ. Κάρλος Α. Γκαρσία Διευθυντής Μάρκετινγκ και Επικοινωνίας

Επαγγελματική συμβουλή

Βιομηχανία
Δημόσιος φορέας

Περιοχή
Επαρχία της Παλένθια, Ισπανία

Τμήματα
Κεντρικά Γραφεία
Διοίκηση πόλης

Θέση εκκίνησης

Ως αρχή στο δημόσιο ίδρυμα, το δημαρχείο της πόλης Carrión de los Condes πρέπει να διαχειρίζεται μεγάλο αριθμό σημαντικών εγγράφων: έγγραφα, αιτήσεις, δελτία ταυτότητας, πιστοποιητικά εγγραφής, αλλά και αρχεία κατασκευής και επιχειρηματικά έγγραφα, αλληλογραφία και πολλά άλλα.

Δυστυχώς, το δημαρχείο δεν έχει μέχρι στιγμής ωφεληθεί σημαντικά από τη χρήση κατάλληλου λογισμικού διαχείρισης εγγράφων, καθώς δεν έχει βρεθεί ακόμη κατάλληλη λύση.

Προκειμένου να γίνει η αναζήτηση ευκολότερη και πιο αποτελεσματική, το αρχείο της πόλης σχεδίαζε να ψηφιοποιήσει την τεκμηρίωση και να ενσωματώσει το περιεχόμενο στην εσωτερική βάση δεδομένων αρχείων.

Η χειρωνακτική επεξεργασία θα ήταν πολύ χρονοβόρα, γι' αυτό και επιδιώχθηκε η αυτοματοποιημένη εξαγωγή πληροφοριών.

Ο στόχος της διοίκησης της πόλης ήταν να ψηφιοποιήσει τα υπάρχοντα έντυπα έγγραφα, να φέρει τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών και τον έλεγχο της ροής εργασίας σε όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, να αυτοματοποιήσει ένα μεγάλο μέρος των διαδικασιών στο παρασκήνιο και έτσι να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία διαχείρισης ακινήτων.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Υφιστάμενο ζήτημα

Στο παρελθόν, ολόκληρο το κυβερνητικό σύστημα βασιζόταν στο χαρτί. Οι αιτήσεις που υπέβαλαν οι πολίτες ταξινομήθηκαν σε φακέλους από το γραφείο εγγραφών, οι οποίες διαβιβάστηκαν στο δημαρχείο, όπου προστέθηκαν επιπλέον έγγραφα.

Στη συνέχεια, τα έγγραφα μετανάστευσαν σε τοίχους ραφιών μήκους ενός μέτρου που κάλυπταν ολόκληρους τους τοίχους του γραφείου και αποθηκεύονταν εκεί για χρόνια.

Αλλά με τα υπάρχοντα και καθημερινά εισερχόμενα έγγραφα, το χειροκίνητο σύστημα του δημαρχείου του Carrión de los Condes έφτασε στα όριά του: Οι μεμονωμένες αποδείξεις συχνά κατατέθηκαν εσφαλμένα ή προηγουμένως αφαιρέθηκαν από συναδέλφους και δεν είχαν ακόμη επανατοποθετηθεί. Η συμμετοχή εξωτερικών θεσμικών οργάνων ήταν επίσης δύσκολη, για παράδειγμα όταν τα δημαρχεία ή οι εμπειρογνώμονες χρειάζονταν πρόσβαση για να αξιολογήσουν τις αιτήσεις.

«Είχαμε αποφευκτέο κόστος αποθήκευσης καταθέτοντας έγγραφα σε φακέλους. Επιπλέον, η αναζήτηση εγγράφων ήταν χρονοβόρα και συχνά περιλάμβανε επίσκεψη στο αρχείο»,

υπενθυμίζει ο κ. Carlos A. Garcia διευθυντής μάρκετινγκ και επικοινωνίας.

Το αποτέλεσμα ήταν μεγάλοι χρόνοι επεξεργασίας και ανεπάρκειες στην επεξεργασία, την ανάκτηση και την προώθηση των απαραίτητων εγγράφων.

Αλλά το μεγαλύτερο πρόβλημα ήταν η ηλικία των εγγράφων, επειδή έγιναν εύθραυστα. Κατά συνέπεια, η αρχή προχώρησε σε αναζήτηση ψηφιακής διαχείρισης εγγράφων.

Η μελέτη περίπτωσης, που πραγματοποιήθηκε σε συνεργασία με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice, βασίστηκε στην ανησυχία, όπως συνηθίζεται σε κάθε διοικητικό όργανο, να διατηρηθούν τα πολυάριθμα αρχεία και αρχεία χαρτιού και να υπάρχει ένας φυσικός χώρος και προσωπικό διαθέσιμος (μερικοί σε κρίσιμη κατάσταση) για την αποθήκευση, την ταξινόμηση και την οργάνωση.

Παρά τα δημοσιονομικά περιθώρια, η δημοτική αρχή της Carrión de los Condes κατέληξε στο συμπέρασμα ότι αυτό το παλιομοδίτικο σύστημα έπρεπε να αντικατασταθεί από ένα σύγχρονο, σύγχρονο, ψηφιακό σύστημα. Με αυτόν τον τρόπο, αντί να ψάχνει για έγγραφα, ο δημόσιος θεσμός μπορεί να αφοσιωθεί στο πραγματικό καθήκον μιας δημοτικής διοίκησης: τους πολίτες.

«Μόλις προχωρήσαμε το έργο και τώρα έχουμε ένα προβάδισμα».

Ο κ. Carlos A. García, Διευθυντής Μάρκετινγκ και Επικοινωνίας της διοίκησης της Carrión de los Condes, αναζητούσε μια λύση για την ψηφιοποίηση όλων των προβλημάτων που αντιμετωπίζουν όλοι οι δημόσιοι οργανισμοί. Προβλεπόταν επίσης η ψηφιοποίηση όλων των διοικητικών καθηκόντων του δήμου, τα οποία προηγουμένως ήταν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα.

Γιατί το δημαρχείο επέλεξε το PaperOffice DMS

Τα σημαντικότερα κριτήρια επιλογής ήταν η αξιοπιστία και η ασφάλεια, δεδομένου ότι τα έγγραφα που διαχειρίστηκαν είναι εμπιστευτικά, όπως τα προσωπικά έγγραφα ή η οικονομική κατάσταση του αιτούντος.

Διάφοροι πάροχοι cloud ή λύσεις ανοιχτού κώδικα δεν εξετάστηκαν λόγω των κανονισμών προστασίας δεδομένων στο δημόσιο ίδρυμα, καθώς η ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων GDPR και η μακροπρόθεσμη επενδυτική ασφάλεια δεν μπορούσαν να διασφαλιστούν.

Δεδομένου ότι το PaperOffice DMS δεν είναι μια εφαρμογή cloud και αποθηκεύει όλα τα δεδομένα σε μια κεντρική βάση δεδομένων που βρίσκεται στο δημαρχείο, αποφασίστηκε τελικά να δοκιμαστεί το απαιτούμενο σενάριο με μια δοκιμή.

"Ήδη στο πρώτο ραντεβού με το PaperOffice παρατηρείτε τα 20 χρόνια εμπειρίας του PaperOffice στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων."

Το PaperOffice ξεπερνά όλα τα πρότυπα εγγράφων και τις νομικές οδηγίες, ιδίως λόγω της εξαιρετικά κρυπτογραφημένης αποθήκευσης εγγράφων απευθείας στο δημαρχείο και όχι σε σύννεφο.

Η ανάγκη για τη χρήση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων που έχει συμβατό έλεγχο έκδοσης και διαχείριση εκδόσεων με έλεγχο είναι σαφέστερη από ποτέ.

Ένας τεράστιος λόγος για την απόφαση ήταν η προσβασιμότητα της υποστήριξης, καθώς στο παρελθόν έχουν γίνει πολύ κακές εμπειρίες με άλλους παρόχους, οι οποίες οδήγησαν επίσης στη στασιμότητα του δημαρχείου.

Συγκεκριμένα, για να διασφαλιστεί η αξιοπιστία και να προσομοιωθούν τα πραγματικά προβλήματα, η υποστήριξη του PaperOffice επικοινώνησε αρκετές φορές για να αξιολογήσει εάν τηρήθηκαν οι προθεσμίες και ποια ήταν η ποιότητα της υποστήριξης.

Το PaperOffice είναι μπροστά από κάθε άλλο κατασκευαστή εδώ.
Περιεχόμενο

Το PaperOffice αποδέχθηκε την πρόκληση - τους στόχους και το χρονοδιάγραμμα

Αποφασίστηκε να ψηφιοποιηθούν όλα τα υπάρχοντα έντυπα έγγραφα σε ψηφιακό αρχείο.

Ειδικά για τον ψηφιακό μετασχηματισμό, ιδρύθηκε από το δημοτικό συμβούλιο του Carrión de los Condes ένας οργανισμός ενός μικτού προγράμματος κατάρτισης και απασχόλησης με τίτλο «Δημιουργία ψηφιακού αρχείου». Αυτή η οργάνωση, μαζί με τους ειδικούς του PaperOffice, εκπαιδεύει επί του παρόντος οκτώ φοιτητές και δύο καθηγητές .

Σε αυτό, η αποκτηθείσα γνώση εφαρμόζεται σε μια πραγματική πρακτική, με μια ακριβή ροή εργασίας που βοηθά στη βελτιστοποίηση του χρόνου και στην έναρξη της λύσης ψηφιοποίησης του ιστορικού αρχείου, η οποία χρονολογείται από τη δεκαετία του 1820.

«Η χειροκίνητη επεξεργασία των εγγράφων θα μας κόστιζε πολύ χρόνο. Με την αυτοματοποιημένη λύση από το PaperOffice DMS, η χειροκίνητη προσπάθεια θα μπορούσε να μειωθεί σημαντικά, επενδύοντας ταυτόχρονα σε τεχνολογία προσανατολισμένη στο μέλλον.

Ως ειδικός στον τομέα της έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων AI, το PaperOffice DMS ανατέθηκε να ψηφιοποιήσει την υπάρχουσα τεκμηρίωση.

Τα υπάρχοντα έντυπα έγγραφα σαρώθηκαν προσεκτικά από υπαλλήλους του Δημαρχείου και αρχειοθετήθηκαν στο PaperOffice DMS. Στη συνέχεια, το σύστημα διαχείρισης εγγράφων δημιουργεί μια μικρογραφία όλων των σαρωμένων εγγράφων και πραγματοποιεί λεπτομερή αναγνώριση κειμένου. Αυτό σημαίνει ότι οποιοδήποτε περιεχόμενο κειμένου όλων των εγγράφων μπορεί να βρεθεί σε δευτερόλεπτα χρησιμοποιώντας τη μηχανή αναζήτησης που είναι ενσωματωμένη στο PaperOffice.

Οφέλη μέσω της ψηφιοποίησης με το PaperOffice

Χάρη στην εφαρμογή της ψηφιοποίησης του PaperOffice, το αρχείο της πόλης του Carrión de los Condes ήταν ήδη σε θέση να:

  • Εξοικονομήστε χρόνο και πόρους
  • Εύκολη πρόσβαση σε έγγραφα
  • Διαθεσιμότητα εγγράφων για κάθε εξουσιοδοτημένο υπάλληλο
  • Παροχή σαφούς κατάθεσης

Η ευκολότερη πλέον και ταχύτερη διαθεσιμότητα δεδομένων και εγγράφων αλλάζει ριζικά και μόνιμα τις διαδικασίες του δημαρχείου. Η διοικητική γνώση είναι πλέον οργανωμένη με διαφάνεια και διαθέσιμη την κατάλληλη στιγμή.

"Η ασφάλεια των δεδομένων, οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας, η ψηφιοποίηση των εγγράφων και η εύκολη ενσωμάτωση του PaperOffice σε ένα διοικητικό περιβάλλον παρείχαν ό, τι χρειαζόταν αυτή η διοίκηση της πόλης για να μειώσει την κατανάλωση χαρτιού, να ελαχιστοποιήσει τις διαδικασίες χαρτιού, να αρχειοθετήσει εύθραυστα έγγραφα και να τα διατηρήσει μακροπρόθεσμα και να κερδίσει χώρο και έτσι να εξοικονομήσει κόστος."

Υπό αυτή την έννοια, η βάση για την ψηφιοποίηση όλων των διαδικασιών που βασίζονται σε έγγραφα στη δημόσια διοίκηση τίθεται με το PaperOffice DMS.

Εκτός από τη γενική διαδικασία αρχειοθέτησης:

  • Αρχειοθέτηση χωρίς αναθεώρηση
  • Βελτιστοποίηση των οργανωτικών διαδικασιών
  • Καλύτερη οργάνωση της τεκμηρίωσης
  • Ταχύτερη αναζήτηση εγγράφων
  • Απλοποιημένη επικοινωνία και επίλυση εργασιών

Εγγυημένη.

Τελικό αποτέλεσμα

Το δημοτικό συμβούλιο έχει εξαλείψει το πρόβλημα των προηγουμένως έντυπων δεδομένων, όλα τα εύθραυστα έγγραφα που προέρχονται από το αρχείο έχουν σαρωθεί προσεκτικά και έτσι αρχειοθετηθεί. Δεδομένου ότι το PaperOffice εκτελεί την αναγνώριση κειμένου OCR σε όλα τα εισερχόμενα δεδομένα, οι υπάλληλοι του δημαρχείου δεν χρειάζεται πλέον να βγάζουν τα έγγραφα, αλλά μπορούν απλά να τα αναζητήσουν μέσα στο PaperOffice.

Η διοίκηση της πόλης χρησιμοποιεί τώρα ένα κεντρικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων με δυνατότητα ροής εργασίας.

Το Δημαρχείο μπορεί τώρα να εντοπίσει φακέλους υποθέσεων, καθώς και αριθμούς υποθέσεων με τα σχετικά ονόματα, τοποθεσίες και ημερομηνίες, μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Έτσι, το αρχείο μπορεί να βοηθήσει τους πολίτες του γρηγορότερα και με μεγαλύτερη ακρίβεια, ενώ τα πρωτότυπα παραμένουν ανέγγιχτα.

Σχετικά με το δημαρχείο της Καριόν ντε λος Κόντες

Έκταση: 63,37 km². Πληθυσμός: 2,096 (2018)

Επαρχία: Παλένθια. Κοινότητα της Καστίλης και Λεόν

Δήμαρχος: Χοσέ Μανουέλ Οτέρο Σαντς.

Πληθυσμιακά κέντρα: Carrión de los Condes;

Αυτή η πόλη με περισσότερους από 2.000 κατοίκους βρίσκεται στο κέντρο της επαρχίας Palencia. Σύμφωνα με αρχαιολογικά ευρήματα, οι απαρχές του χωριού χρονολογούνται από τους προ-ρωμαϊκούς χρόνους.

Σήμερα η πόλη είναι γνωστή για όλους τους προσκυνητές που περπατούν στο δρόμο του Αγίου Ιακώβου, επειδή η πόλη βρίσκεται στο δρόμο του Αγίου Ιακώβου και διαθέτει ξενώνες προσκυνητών.

FAQs

Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Δημόσιος Φορέας
Δημαρχείο
Carrión de los Condes":

Τι συμβουλές θα δίνατε στους μελλοντικούς χρήστες του PaperOffice;

Ποτέ δεν είναι πολύ νωρίς ή πολύ αργά για να ασχοληθούμε με το θέμα της ψηφιοποίησης.

Το πιο σημαντικό είναι να πάρετε μια ιδέα για το λογισμικό αλλά και για την ίδια την εταιρεία. Ήταν σημαντικό να μην αισθανθούμε υποχρεωμένοι να αγοράσουμε το λογισμικό ή να εγγραφούμε σε οποιαδήποτε πακέτα υπηρεσιών και υποστήριξης.

Ακόμη και πριν αποκτήσουμε το PaperOffice DMS, μιλήσαμε με όλα τα τμήματα της εταιρείας και ποτέ δεν νιώσαμε άσχημη μεταχείριση. Αντίθετα: Το PaperOffice έχει μια ωραία, ευγενική και ικανή ομάδα.

Για εμάς ως δημόσιο θεσμικό όργανο, η διαδικασία γίνεται όλο και πιο περίπλοκη και απαιτεί πολλή γραφειοκρατία. Ως εκ τούτου, η εμπιστοσύνη στο σύστημα και το λογισμικό ήταν πολύ σημαντική. Φυσικά, ήταν επίσης πολύ σημαντικό το λογισμικό να είναι εύκολο να κατανοηθεί.

Σε ποιον θα συνιστούσατε το PaperOffice;

Θα προτείνουμε το PaperOffice σε όλες τις άλλες διοικήσεις και δημόσιους οργανισμούς που θα ήθελαν να ψηφιοποιήσουν και να αυτοματοποιήσουν.

Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο PaperOffice;

Είμαστε πολύ ικανοποιημένοι με τα πάντα.

Συμπέρασμα

Το PaperOffice είναι ένα ελαφρύ αλλά ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Οι λειτουργίες που φαίνονται χωρίς νόημα στην αρχή, όπως η αυτόματη ανάγνωση του περιεχομένου του εγγράφου, αποδεικνύονται οι πιο σημαντικές λειτουργίες που δεν θέλετε να χάσετε πια για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

«Χαίρομαι που επέλεξα το PaperOffice, γιατί στο τέλος αποκτήσαμε ένα βέλτιστο σύστημα. Μπορούμε να το διαχειριστούμε μόνοι μας και είμαστε στον καλύτερο δρόμο για το ψηφιακό δημαρχείο».

Αυτό λένε οι πελάτες μας

Περιπτωσιολογική μελέτη

Ψηφιακή αλλαγή στην ανάπτυξη προϊόντων - επιτυχής διαχείριση εγγράφων

«Στη βιομηχανία, το θέμα της ψηφιοποίησης γίνεται όλο και πιο αισθητό. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για τα δελτία τεχνικών δεδομένων, τα δεδομένα πελατών, τους υπολογισμούς ή τα σχέδια, τα σχέδια και τις διαμορφώσεις μας. Μετά την εισαγωγή του PaperOffice DMS, η χειροκίνητη προσπάθεια θα μπορούσε να μειωθεί. Είμαστε πλέον πρωτοπόροι στην ψηφιοποίηση σε εταιρείες παραγωγής, Industry 4.0.

ο κ. Antonio Jesús Sánchez
Διευθύνων Σύμβουλος και Μηχανικός Προϊόντων και Διεργασιών στην Butterfly Engineers S.L.