Ψηφιοποίηση στη δημόσια διοίκηση και τις αρχές

Ψηφιοποίηση στη δημόσια διοίκηση και τις αρχές

Από την εφορία μέχρι το KITA, την τοπική αυτοδιοίκηση, τις αρχές ή τα μέσα μαζικής μεταφοράς στο τμήμα συντήρησης δρόμων.

Οι επίσημοι και δημόσιοι θεσμοί συνδέουν και επίσης σταθεροποιούν τις δομές σε δήμους, πόλεις, συνοικίες και επίσης ομοσπονδιακά κρατίδια, μέχρι την Ομοσπονδιακή Δημοκρατία της Γερμανίας ως πολιτική κοινότητα.

Τα έγγραφα και τα δεδομένα δημιουργούνται σε πολλά διαφορετικά τμήματα της αρχής. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο δημιουργούνται καθημερινά σημαντικά έγγραφα:

Γραπτά, συμβόλαια, προσχέδια, έρευνα, γνώμες εμπειρογνωμόνων και πολλά άλλα. Αυτά δεν φτάνουν μόνο μέσω ταχυδρομείου, πολλά έγγραφα φτάνουν επίσης μέσω e-mail.

Paperless work through digital processes

Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να ψηφιοποιηθούν εάν φτάνουν σε έντυπη μορφή, απαιτούν δομημένη κατάθεση, ανάθεση εργασιών και ροής εργασίας και πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος.

Επιπλέον, κάθε έγγραφο ταξινομείται ανάλογα με τον τύπο του και μπορεί να εκχωρηθεί σε άτομα και αντικείμενα, στα οποία μπορείτε στη συνέχεια να έχετε πρόσβαση ακόμη και εν κινήσει, ανεξάρτητα από τη συσκευή. Έτσι, έχετε όλες τις πληροφορίες και τα έγγραφα σχετικά με όλες τις πληροφορίες σαφώς σε ένα μέρος, δηλαδή στη βάση δεδομένων σας.

Με τη βοήθεια της λύσης διαχείρισης εγγράφων, αποθηκεύετε και αρχειοθετείτε όλες τις πληροφορίες σε μια κεντρική πλατφόρμα με τρόπο ανεξάρτητο από τον έλεγχο.

Προκειμένου να επιλυθούν πολλά υπάρχοντα διοικητικά προβλήματα στη διαχείριση ακινήτων, θα πρέπει να εφαρμοστεί το σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice.

Με αυτόν τον τρόπο, η καθημερινή εργασία μπορεί να απλοποιηθεί, να βελτιστοποιηθεί και να βελτιωθεί με τη βοήθεια της ψηφιοποίησης. Το PaperOffice DMS σας δίνει μια σαφή δομή στα έγγραφά σας και σας βοηθά να αντιμετωπίσετε την πλημμύρα των πληροφοριών.

Το PaperOffice εξαλείφει όλα τα χρονοβόρα σημεία συμφόρησης και δημιουργεί μια σαφή επισκόπηση σημαντικών εγγράφων όπως συμβόλαια ή επιστολές, διαχειρίζοντάς τα ψηφιακά στο PaperOffice στο μέλλον.

Μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από ψηφιακές διοικητικές εργασίες και να παρακολουθείτε την επίσημη αλληλογραφία που υποβάλλεται εκ νέου ή ανατίθεται σε υπαλλήλους με ανάθεση εργασίας.

Όλες οι πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες

Το καλό λογισμικό διαχείρισης εγγράφων δεν μπορεί να λαμβάνει πολιτικές αποφάσεις, αλλά μπορεί να βοηθήσει σημαντικά σε πολλούς τομείς της δημόσιας διοίκησης σε διάφορες διαδικασίες, επειδή η συντριπτική πλειονότητα των λεγόμενων διοικητικών αρχείων δεν έχει κυρίαρχη προτεραιότητα.

Εκτός από αυτό, τα ψηφιακά έγγραφα δεν χρειάζεται να αντικαταστήσουν τα πρωτότυπα, αλλά διευκολύνουν την εργασία.

Με το PaperOffice DMS, τα έγγραφα μπορούν να ψηφιοποιηθούν σε πολλές αρχές και δημόσιους οργανισμούς και να αρχειοθετηθούν κεντρικά με τέτοιο τρόπο ώστε η πρόσβαση να μπορεί να γίνει από οποιονδήποτε υπολογιστή χωρίς να χρειάζεται να μεταβείτε στο αρχείο ή να διερευνήσετε πρώτα ποιος / Ο συνάδελφός σας επεξεργάζεται το αρχείο.

Το PaperOffice DMS όχι μόνο ψηφιοποιεί αναλογικά έγγραφα, αλλά το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων αποθηκεύει κάθε αλλαγή στο έγγραφο με χρονολογική σειρά. Το πρωτότυπο παραμένει ανεπηρέαστο. Η λειτουργία ροής εργασίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα, για την ανάθεση ορισμένων δραστηριοτήτων κατά τη διάρκεια της εργασίας του έργου και κάθε υπάλληλος διατηρεί μια επισκόπηση της τρέχουσας κατάστασης.

Ταυτόχρονα, οι ιδέες ή οι προτάσεις μπορούν να υποβληθούν χωρίς να χρειάζεται να συγκαλούνται συνεδριάσεις κάθε φορά. Τα αρχειοθετημένα έγγραφα μπορούν να αναζητηθούν με λέξεις-κλειδιά ή την ημερομηνία ή τους αριθμούς αναφοράς και τα αυτοματοποιημένα πρότυπα μπορούν να δημιουργηθούν από το AI στο PaperOffice DMS.

Οι πιθανές χρήσεις για το PaperOffice DMS προκύπτουν στα διάφορα επίπεδα της επίσημης και δημόσιας διοίκησης, για παράδειγμα σε:

• Σχολεια
• Νηπιαγωγεία
• Βιβλιοθήκες
• Πανεπιστήμια
• Νοσοκομεια
• Δημοτικές διοικήσεις
• εφορίες
• Γηροκομεία

Φυσικά, χάρη στην εξελιγμένη αποθήκευση δεδομένων με κρυπτογράφηση 1024-bit καθώς και την ειδική εσωτερική μορφοποίηση και το τείχος προστασίας, διατηρείται η ασφάλεια σύμφωνα με το GDPR. Το PaperOffice DMS εντυπωσιάζει επίσης με την ευκολία εκμάθησης, τη δυνατότητα να ρυθμίσετε έως και 800 συνδεδεμένα τερματικά και μια πολύ καλή σχέση τιμής-απόδοσης.

Αυτό είναι το PaperOffice DMS, ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από το να διαχειρίζεται απλώς έγγραφα.

Επειδή ανεξάρτητα από τη μορφή με την οποία τα έγγραφα φτάνουν στην εταιρεία, είτε ως έντυπα έγγραφα, αρχεία PDF, e-mail ή φωτογραφίες, αρχειοθετούνται αυτόματα και αποθηκεύονται σε μια ασφαλή βάση δεδομένων.

Έτσι, σημαντικές συμβάσεις μπορούν να αναγνωριστούν και να τερματιστούν εγκαίρως ή να αποτελέσουν αντικείμενο επαναδιαπραγμάτευσης. Κυκλοφορία εγγράφου με ψηφιακή υπογραφή και ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για αργή έντυπη αλληλογραφία, το μη ασφαλές ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συμβάλλει στην αφοσίωση των πελατών.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών χάρη στο PaperOffice DMS

Χάρη στην ενσωματωμένη τεχνητή νοημοσύνη, ενεργοποιούνται οι αυτόματοι κανόνες. Αυτό το AI ταξινομεί αυτόματα τα έγγραφα σε φακέλους όπως "Τιμολόγιο" και "Σύμβαση", αποθηκεύει τις αντίστοιχες λέξεις-κλειδιά και ενεργοποιεί την ψηφιακή ροή εργασίας που είναι αποθηκευμένη για τον αντίστοιχο τύπο εγγράφου.

Το PaperOffice πληροί τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας , όπως η διαχείριση εξουσιοδοτήσεων ή η χορήγηση εξουσιοδοτήσεων πρόσβασης. Ο χρήστης ορίζει τα επιμέρους βήματα εργασίας ακριβώς όπως θα εκτελούνταν, για παράδειγμα την "εγγραφή", τον "έλεγχο", την "απελευθέρωση" και την "κράτηση" των τιμολογίων.

Η ευθύνη δεν μπορεί να ανατεθεί μόνο σε μεμονωμένα άτομα, αλλά και σε ομάδες χρηστών όπως "Λογιστική" ή "Παραγωγή", έτσι ώστε ένας συνάδελφος να μπορεί να παρέμβει αμέσως εάν ένας υπάλληλος απουσιάζει.

Η τεχνολογία OCR όχι μόνο αναγνωρίζει το περιεχόμενο του εγγράφου, αλλά και όλα τα πεδία δεδομένων που σχετίζονται με φόρους, όπως ο αριθμός εγγράφου, η ημερομηνία, το καθαρό, ο φόρος και το μικτό ποσό. Τα εισαγόμενα δεδομένα είναι διαθέσιμα για τον έλεγχο των αξιολογήσεων, των πράξεων πληρωμής και της χρηματοοικονομικής λογιστικής. Αυτό εξοικονομεί κουραστική εργασία εισόδου και μειώνει τα σφάλματα δημοσίευσης.

Σημαντικά επιχειρήματα για τη συμπερίληψη του PaperOffice DMS στον προγραμματισμό του προϋπολογισμού. Τέλος, το PaperOffice DMS πείθει επίσης από το γεγονός ότι λαμβάνεται υπόψη η βιωσιμότητα και η προστασία του περιβάλλοντος. Αργά ή γρήγορα θα πραγματοποιηθεί η πλήρης μετατροπή από αναλογικά έγγραφα σε ψηφιακή μορφή και στη συνέχεια ο δημόσιος φορέας, ο οποίος στη συνέχεια θα χρησιμοποιεί ήδη το PaperOffice DMS, θα είναι καλά προετοιμασμένος.

Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού, τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένης της τοποθεσίας αρχειοθέτησης, μπορούν να εξαχθούν στον πελάτη, τον φοροτεχνικό σας ή το αντίστροφο.

Φυσικά, το PaperOffice DMS επιτρέπει τη μετεγκατάσταση και την ενσωμάτωση υπαρχόντων ψηφιακών δεδομένων από υπάρχουσες λύσεις λογισμικού. Ταυτόχρονα, το PaperOffice DMS είναι η διεπαφή μεταξύ αναλογικού και ψηφιακού. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία σάρωσης, το λογισμικό μπορεί να διαβάσει αναλογικά έγγραφα, σχέδια και φωτογραφίες στο σύστημα και να τα ψηφιοποιήσει χρησιμοποιώντας σαρωτές, αλλά και ηχογραφήσεις από κινητά τηλέφωνα, όπου τα κείμενα μετατρέπονται σε γραπτά χρησιμοποιώντας OCR και μπορούν να αλλάξουν σε προγράμματα του Office. Οι χρονοσφραγίδες και η έκδοση διασφαλίζουν ότι το ψηφιακό έγγραφο αντιστοιχεί στο αναλογικό πρωτότυπο.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.