Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές
Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω
Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους
Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές
Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω
Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους
Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.
LID-3355 missing
LID-3356 missing
LID-3358 missing
Ότι όλα λειτουργούν σύμφωνα με το σχέδιο
Με τη βοήθεια διαδικαστικής τεκμηρίωσης, οι εταιρείες μπορούν να αποδείξουν ότι η λογιστική τους που υποστηρίζεται από την πληροφορική και η αποθήκευση δεδομένων και εγγράφων συμμορφώνονται με τις αρχές της κανονικότητας που ορίζονται στην GoBD.
Ότι μπορείτε να παράσχετε οποιοδήποτε έγγραφο κατόπιν αιτήματος
Στόχος είναι να καταστούν τα λογιστικά και αρχειοθετημένα έγγραφα στην εταιρεία κατανοητά και επαληθεύσιμα εντός εύλογου χρονικού διαστήματος για έναν εμπειρογνώμονα, για παράδειγμα κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.
Για το σκοπό αυτό, περιγράφει λεπτομερώς τον τρόπο καταγραφής, παραλαβής, ψηφιοποίησης, επεξεργασίας, έκδοσης και αποθήκευσης των κουπονιών και των εγγράφων. Ο υποκείμενος στον φόρο χρήστης της χρησιμοποιούμενης λύσης πληροφορικής ή ο ίδιος ο επιχειρηματίας είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία διαδικαστικών εγγράφων.
Θα πρέπει να υπάρχει σαφώς διαρθρωμένη διαδικαστική τεκμηρίωση για κάθε σύστημα ΤΠ. Το περιεχόμενο, η δομή και τα αποτελέσματα της διαδικασίας πληροφορικής θα πρέπει να είναι απολύτως και πειστικά προφανή.
Για την επαλήθευση της ιχνηλασιμότητας, απαιτείται πλήρης και επικαιροποιημένη διαδικαστική τεκμηρίωση που να τεκμηριώνει όλες τις συστημικές και τεχνολογικές αλλαγές όσον αφορά το περιεχόμενο και το χρόνο χωρίς κενά.
Η διαδικαστική τεκμηρίωση θα πρέπει επίσης να δείχνει τον τρόπο με τον οποίο τα ηλεκτρονικά έγγραφα συλλέγονται, υποβάλλονται σε επεξεργασία, εκδίδονται και αποθηκεύονται.
Μια περιγραφή της διαδικασίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, η οποία είναι ενσωματωμένη στο PaperOffice σε περίπτωση τοπικής εφαρμογής βάσης δεδομένων, είναι επίσης ένα σημαντικό μέρος μιας τεκμηρίωσης διαδικασίας.
Μια τεκμηρίωση διαδικασίας περιγράφει την προβλεπόμενη οργανωτική και τεχνική διαδικασία. Από την προέλευση των πληροφοριών έως την ευρετηρίαση, την επεξεργασία και την αποθήκευση, καθώς και τη σαφή ανάκτηση.
Το PaperOffice συμμορφώνεται με το GOBD μέσω πιστοποίησης καθώς και δοκιμής όλων των απαιτήσεων λογισμικού, πληρώντας όλα τα απαιτούμενα πρότυπα.
Σύμφωνα με την GoBD, ο φορολογούμενος είναι υποχρεωμένος να διασφαλίζει ότι το σύστημα πληροφορικής είναι ασφαλές έναντι απώλειας (π.χ. μη ανιχνευσιμότητα) και προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένες εισόδους και αλλαγές.
Τα στοιχεία του διακομιστή DMS υπόκεινται γενικά στις ίδιες απαιτήσεις ασφαλείας με άλλα στοιχεία it. Σχετικά θέματα είναι η παρακολούθηση και η ασφάλεια των δεδομένων.
Κατ' αρχήν, κάθε έγγραφο που πρέπει να διατηρηθεί πρέπει να καταγράφεται μεμονωμένα και με όλα τα στοιχεία του (πληρότητα και πληρότητα των κενών).
Σύμφωνα με την αρχή της ορθότητας, το DMS πρέπει να διασφαλίζει ότι τα έγγραφα και τα δεδομένα που πρόκειται να αρχειοθετηθούν έχουν τον απαιτούμενο βαθμό συμμόρφωσης με το πρωτότυπο (όσον αφορά την εικόνα ή το περιεχόμενο).
Οι αρχές της ορθής λογιστικής κατά τη χρήση ενός ΤΕΘ θεωρείται ότι πληρούνται με συνέπεια εάν η συμμόρφωση με τα κριτήρια κανονικότητας μπορεί να διασφαλιστεί καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης.
Η GoBD απαιτεί η χρησιμοποιούμενη διαδικασία επεξεργασίας δεδομένων να σχεδιάζεται κατά τέτοιο τρόπο ώστε όλες οι πληροφορίες που έχουν εισέλθει στη διαδικασία επεξεργασίας να μην μπορούν πλέον να αποκρύπτονται ή να αντικαθίστανται, να διαγράφονται, να τροποποιούνται ή να παραποιούνται χωρίς να αναγνωρίζονται (GoBD κεφάλαιο 3.1, 58-60).
Εάν έχετε απόλυτη εμπιστοσύνη στις δικές σας διαδικασίες, πιθανότατα μπορείτε να τα βγάλετε πέρα χωρίς φοροτεχνικό. Ωστόσο, συνιστούμε να λάβετε βοήθεια από έναν φοροτεχνικό εκ των προτέρων ή τουλάχιστον μία φορά κατά τη δημιουργία της τεκμηρίωσης της διαδικασίας. Από τη δική μας εμπειρία, είναι πάντα σκόπιμο και χρήσιμο να μιλάμε ανοιχτά με τον ελεγκτικό φορέα, διότι παρά τις προδιαγραφές και τα πρότυπα, τελικά ο ελεγκτής είναι αυτός που αποφασίζει.
Προσοχή στην εμπορία μισών γνώσεων: Πιστοποιητικά οποιουδήποτε είδους και από οποιονδήποτε εκδότη δεν γίνονται δεκτά από τις φορολογικές αρχές! Σε περίπτωση ανάγκης, το μόνο που μετράει είναι η παρουσίαση των διαδικαστικών εγγράφων σύμφωνα με την GoBD και το αν όλα ταιριάζουν πραγματικά αποφασίζεται από το ελεγκτικό όργανο, π.χ. τους φορολογικούς ελεγκτές ή την εφορία σας.
Εξηγήθηκε εν συντομία και συνοπτικά: Εάν, για παράδειγμα, έχετε αρχειοθετήσει ένα τιμολόγιο στο PaperOffice με νομικά ασφαλή και ελεγμένο τρόπο, το τιμολόγιο μπορεί παρ 'όλα αυτά να έχει παραποιηθεί ή αλλάξει ΠΡΙΝ σαρωθεί. Μπορεί να εξοικονομείτε χρήματα με τρόπο που να είναι ανθεκτικός στον έλεγχο, αλλά η ίδια η συνολική διαδικασία δεν είναι ανθεκτική στον έλεγχο και, ως εκ τούτου, δεν συμμορφώνεται με την GoBD.
Τα έγγραφα που έχουν νομική σημασία, για παράδειγμα οι συμβάσεις, πρέπει να εξακολουθούν να φυλάσσονται στο πρωτότυπο. Για να το θέσω με λίγα λόγια: Η εφορία δέχεται ηλεκτρονικά έγγραφα, αλλά το δικαστήριο δέχεται μόνο πρωτότυπα σε περίπτωση διαφωνίας. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι μια υπογραφή μπορεί να ελεγχθεί μόνο για τη γνησιότητά της στα πρωτότυπα έγγραφα. Σας συνιστούμε να μην πετάτε ποτέ πρωτότυπα.
Και πάλι, υπάρχει η τεκμηρίωση της διαδικασίας. Επειδή είναι τεχνικά αδύνατο να αποκλείσετε εντελώς τη διαγραφή, εφόσον τα δεδομένα αποθηκεύονται μαζί σας. Στο τέλος μπορείτε να διαγράψετε την εγγραφή μόνοι σας απευθείας από τη βάση δεδομένων. Ή αφαιρέστε τον σκληρό δίσκο. Ή απορρίψτε το διακομιστή. Ή ανατινάξτε το κτίριο.
«Στη βιομηχανία, το θέμα της ψηφιοποίησης γίνεται όλο και πιο αισθητό. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για τα δελτία τεχνικών δεδομένων, τα δεδομένα πελατών, τους υπολογισμούς ή τα σχέδια, τα σχέδια και τις διαμορφώσεις μας. Μετά την εισαγωγή του PaperOffice DMS, η χειροκίνητη προσπάθεια θα μπορούσε να μειωθεί. Είμαστε πλέον πρωτοπόροι στην ψηφιοποίηση σε εταιρείες παραγωγής, Industry 4.0.
ο κ. Antonio Jesús Sánchez
Διευθύνων Σύμβουλος και Μηχανικός Προϊόντων και Διεργασιών στην Butterfly Engineers S.L.
