Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Θέλουμε να γίνουμε φίλοι

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.

Η αρχειοθέτηση εγγράφων εξηγείται νόμιμα

Σας καθοδηγούμε μέσα από τη νομική ζούγκλα, αποκαλύπτουμε τη μισή γνώση του μάρκετινγκ και εξηγούμε γιατί το PaperOffice είναι η τέλεια βάση εγγράφων σας για όλες τις νομικές απαιτήσεις.

Διαδικαστικά έγγραφα

Τι χρειάζεστε:Διαδικαστική τεκμηρίωση σύμφωνα με το GoBD

Δείγμα διαδικαστικών εγγράφων για υποκατάστατη σάρωση, που δημοσιεύθηκε από το Γερμανικό Ομοσπονδιακό Επιμελητήριο Φορολογικών Συμβούλων (BStBK) σε συνεργασία με τη Γερμανική Ένωση Φορολογικών Συμβούλων (DStV).


Υποχρέωση προσκόμισης αποδεικτικών στοιχείων

Τι λέει η διαδικαστική τεκμηρίωση;

Ότι όλα λειτουργούν σύμφωνα με το σχέδιο

Με τη βοήθεια διαδικαστικής τεκμηρίωσης, οι εταιρείες μπορούν να αποδείξουν ότι η λογιστική τους που υποστηρίζεται από την πληροφορική και η αποθήκευση δεδομένων και εγγράφων συμμορφώνονται με τις αρχές της κανονικότητας που ορίζονται στην GoBD.

Ότι μπορείτε να παράσχετε οποιοδήποτε έγγραφο κατόπιν αιτήματος

Στόχος είναι να καταστούν τα λογιστικά και αρχειοθετημένα έγγραφα στην εταιρεία κατανοητά και επαληθεύσιμα εντός εύλογου χρονικού διαστήματος για έναν εμπειρογνώμονα, για παράδειγμα κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.

Για το σκοπό αυτό, περιγράφει λεπτομερώς τον τρόπο καταγραφής, παραλαβής, ψηφιοποίησης, επεξεργασίας, έκδοσης και αποθήκευσης των κουπονιών και των εγγράφων. Ο υποκείμενος στον φόρο χρήστης της χρησιμοποιούμενης λύσης πληροφορικής ή ο ίδιος ο επιχειρηματίας είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία διαδικαστικών εγγράφων.

Τεκμηρίωση διαδικασίας

Τι πρέπει να λαμβάνει υπόψη η διαδικαστική τεκμηρίωση;

Θα πρέπει να υπάρχει σαφώς διαρθρωμένη διαδικαστική τεκμηρίωση για κάθε σύστημα ΤΠ. Το περιεχόμενο, η δομή και τα αποτελέσματα της διαδικασίας πληροφορικής θα πρέπει να είναι απολύτως και πειστικά προφανή.
Για την επαλήθευση της ιχνηλασιμότητας, απαιτείται πλήρης και επικαιροποιημένη διαδικαστική τεκμηρίωση που να τεκμηριώνει όλες τις συστημικές και τεχνολογικές αλλαγές όσον αφορά το περιεχόμενο και το χρόνο χωρίς κενά.

Η διαδικαστική τεκμηρίωση θα πρέπει επίσης να δείχνει τον τρόπο με τον οποίο τα ηλεκτρονικά έγγραφα συλλέγονται, υποβάλλονται σε επεξεργασία, εκδίδονται και αποθηκεύονται.
Μια περιγραφή της διαδικασίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, η οποία είναι ενσωματωμένη στο PaperOffice σε περίπτωση τοπικής εφαρμογής βάσης δεδομένων, είναι επίσης ένα σημαντικό μέρος μιας τεκμηρίωσης διαδικασίας.

Μια τεκμηρίωση διαδικασίας περιγράφει την προβλεπόμενη οργανωτική και τεχνική διαδικασία. Από την προέλευση των πληροφοριών έως την ευρετηρίαση, την επεξεργασία και την αποθήκευση, καθώς και τη σαφή ανάκτηση.


στην ασφαλή πλευρά

Η λύση: PaperOffice συμβατό με GOBD για αποθήκευση εγγράφων

Το PaperOffice συμμορφώνεται με το GOBD μέσω πιστοποίησης καθώς και δοκιμής όλων των απαιτήσεων λογισμικού, πληρώντας όλα τα απαιτούμενα πρότυπα.

Απαίτηση1/6

ΑΡΧΉ ΤΗς ΙΧΝΗΛΑΣΙΜΌΤΗΤΑς ΚΑΙ ΤΗς ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΙΜΌΤΗΤΑς (GOBD ΚΕΦΆΛΑΙΟ 3.1)

Σύμφωνα με την GoBD, ο φορολογούμενος είναι υποχρεωμένος να διασφαλίζει ότι το σύστημα πληροφορικής είναι ασφαλές έναντι απώλειας (π.χ. μη ανιχνευσιμότητα) και προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένες εισόδους και αλλαγές.


Απαίτηση2/6

ΑΡΧΈς ΤΗς ΑΛΉΘΕΙΑς, ΤΗς ΣΑΦΉΝΕΙΑς ΚΑΙ ΤΩΝ ΣΥΝΕΧΏΝ ΑΡΧΕΊΩΝ ΜΕ ΤΑ ΕΠΙΜΈΡΟΥς ΘΈΜΑΤΑ (GOBD ΚΕΦΆΛΑΙΟ 3.2)

Τα στοιχεία του διακομιστή DMS υπόκεινται γενικά στις ίδιες απαιτήσεις ασφαλείας με άλλα στοιχεία it. Σχετικά θέματα είναι η παρακολούθηση και η ασφάλεια των δεδομένων.

Απαίτηση3/6

ΠΛΗΡΟΤΗΤΑ (GOBD ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3.2.1)

Κατ' αρχήν, κάθε έγγραφο που πρέπει να διατηρηθεί πρέπει να καταγράφεται μεμονωμένα και με όλα τα στοιχεία του (πληρότητα και πληρότητα των κενών).


Απαίτηση4/6

ΑΛΗΘΕΙΑ (ΦΕΚ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3.2.2)

Σύμφωνα με την αρχή της ορθότητας, το DMS πρέπει να διασφαλίζει ότι τα έγγραφα και τα δεδομένα που πρόκειται να αρχειοθετηθούν έχουν τον απαιτούμενο βαθμό συμμόρφωσης με το πρωτότυπο (όσον αφορά την εικόνα ή το περιεχόμενο).

Απαίτηση5/6

ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ (ΦΕΚ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3.2.4)

Οι αρχές της ορθής λογιστικής κατά τη χρήση ενός ΤΕΘ θεωρείται ότι πληρούνται με συνέπεια εάν η συμμόρφωση με τα κριτήρια κανονικότητας μπορεί να διασφαλιστεί καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης.


Απαίτηση6/6

ΜΗ ΑΛΛΑΓΣΙΜΟΤΗΤΑ (GOBD ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3.2.5)

Η GoBD απαιτεί η χρησιμοποιούμενη διαδικασία επεξεργασίας δεδομένων να σχεδιάζεται κατά τέτοιο τρόπο ώστε όλες οι πληροφορίες που έχουν εισέλθει στη διαδικασία επεξεργασίας να μην μπορούν πλέον να αποκρύπτονται ή να αντικαθίστανται, να διαγράφονται, να τροποποιούνται ή να παραποιούνται χωρίς να αναγνωρίζονται (GoBD κεφάλαιο 3.1, 58-60).

Συχνές ερωτήσεις
Ποιος βοηθά με την τεκμηρίωση της διαδικασίας;

Εάν έχετε απόλυτη εμπιστοσύνη στις δικές σας διαδικασίες, πιθανότατα μπορείτε να τα βγάλετε πέρα χωρίς φοροτεχνικό. Ωστόσο, συνιστούμε να λάβετε βοήθεια από έναν φοροτεχνικό εκ των προτέρων ή τουλάχιστον μία φορά κατά τη δημιουργία της τεκμηρίωσης της διαδικασίας. Από τη δική μας εμπειρία, είναι πάντα σκόπιμο και χρήσιμο να μιλάμε ανοιχτά με τον ελεγκτικό φορέα, διότι παρά τις προδιαγραφές και τα πρότυπα, τελικά ο ελεγκτής είναι αυτός που αποφασίζει.

Ποιος εγκρίνει την τεκμηρίωση της διαδικασίας;

Προσοχή στην εμπορία μισών γνώσεων: Πιστοποιητικά οποιουδήποτε είδους και από οποιονδήποτε εκδότη δεν γίνονται δεκτά από τις φορολογικές αρχές! Σε περίπτωση ανάγκης, το μόνο που μετράει είναι η παρουσίαση των διαδικαστικών εγγράφων σύμφωνα με την GoBD και το αν όλα ταιριάζουν πραγματικά αποφασίζεται από το ελεγκτικό όργανο, π.χ. τους φορολογικούς ελεγκτές ή την εφορία σας.

Γιατί δεν αρκεί μόνο το PaperOffice;

Εξηγήθηκε εν συντομία και συνοπτικά: Εάν, για παράδειγμα, έχετε αρχειοθετήσει ένα τιμολόγιο στο PaperOffice με νομικά ασφαλή και ελεγμένο τρόπο, το τιμολόγιο μπορεί παρ 'όλα αυτά να έχει παραποιηθεί ή αλλάξει ΠΡΙΝ σαρωθεί. Μπορεί να εξοικονομείτε χρήματα με τρόπο που να είναι ανθεκτικός στον έλεγχο, αλλά η ίδια η συνολική διαδικασία δεν είναι ανθεκτική στον έλεγχο και, ως εκ τούτου, δεν συμμορφώνεται με την GoBD.

Μπορώ να πετάξω πρωτότυπα έγγραφα;

Τα έγγραφα που έχουν νομική σημασία, για παράδειγμα οι συμβάσεις, πρέπει να εξακολουθούν να φυλάσσονται στο πρωτότυπο. Για να το θέσω με λίγα λόγια: Η εφορία δέχεται ηλεκτρονικά έγγραφα, αλλά το δικαστήριο δέχεται μόνο πρωτότυπα σε περίπτωση διαφωνίας. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι μια υπογραφή μπορεί να ελεγχθεί μόνο για τη γνησιότητά της στα πρωτότυπα έγγραφα. Σας συνιστούμε να μην πετάτε ποτέ πρωτότυπα.

Γιατί μπορώ να διαγράψω έγγραφα του PaperOffice;

Και πάλι, υπάρχει η τεκμηρίωση της διαδικασίας. Επειδή είναι τεχνικά αδύνατο να αποκλείσετε εντελώς τη διαγραφή, εφόσον τα δεδομένα αποθηκεύονται μαζί σας. Στο τέλος μπορείτε να διαγράψετε την εγγραφή μόνοι σας απευθείας από τη βάση δεδομένων. Ή αφαιρέστε τον σκληρό δίσκο. Ή απορρίψτε το διακομιστή. Ή ανατινάξτε το κτίριο.

Πώς μπορώ να βρω τεχνικές προτάσεις ΤΕΘ;

Η Bitkom έχει αναπτύξει μια λίστα ελέγχου GOBD σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων σύμφωνα με την τελευταία έκδοση GOBD της 28/11/2019, την οποία μπορείτε να βρείτε εδώ

PaperOffice Academy

Πρέπει να το έχετε δει αυτό

Αυτό λένε οι πελάτες μας

Περιπτωσιολογική μελέτη