Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές
Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω
Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους
Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές
Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω
Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους
Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.
Η ψηφιοποίηση ή ο ψηφιακός μετασχηματισμός των έντυπων εγγράφων σας είναι η προϋπόθεση για την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία της εταιρείας σας. Η ανάγκη για ψηφιοποίηση είναι πλέον μια σημαντική πτυχή για όλους.
Επαγγελματική συμβουλή
Στο παρόν άρθρο, παραθέτουμε τις πιο σημαντικές λειτουργίες ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων που χρειάζεται η εταιρεία σας για την επιτυχή ψηφιοποίηση.Οι απαιτήσεις για ένα DMS, ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, έχουν αυξηθεί πάρα πολύ ή μάλλον φυσικά τα τελευταία χρόνια. Αυτό που ξεκίνησε ως μια βάση δεδομένων, στην οποία τα κυρίως αρχικά αναλογικά έγγραφα ψηφιοποιήθηκαν με σάρωση και αποθηκεύτηκαν, έχει γίνει ολοκληρωμένο λογισμικό γραφείου, το οποίο σήμερα αναλαμβάνει το κύριο μέρος των διοικητικών καθηκόντων ενός γραφείου.
Αλλά ποιο είναι το πρότυπο, τι μπορεί να περιμένει ο πελάτης από ένα DMS;
Στο τρέχον άρθρο θα σας δείξουμε ποιες σημαντικές λειτουργίες πρέπει να έχει ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Αυτό μπορεί να εξηγηθεί σημείο προς σημείο χρησιμοποιώντας το καινοτόμο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων PaperOffice DMS.
Πριν φτάσουμε στα οφέλη, ας απαντήσουμε στην ακόλουθη ερώτηση:
Η καταγραφή, η διανομή, η αρχειοθέτηση και η ευρετηρίαση των εγγράφων αποτελούν αναπόσπαστα στοιχεία της καθημερινής εργασίας σε πολλούς οργανισμούς. Και να μην ξεχνάμε: διαγραφή και αναζήτηση εγγράφων.
Αυτό σημαίνει ότι εταιρείες από ένα ευρύ φάσμα βιομηχανιών συσσωρεύουν καθημερινά σημαντικά έγγραφα: υπομνήματα, έγγραφα συμβάσεων, σχέδια, εξωτερικές επιστολές, έρευνα, γνωμοδοτήσεις εμπειρογνωμόνων και πολλά άλλα. Αυτά δεν φτάνουν μόνο ταχυδρομικώς, πολλά έγγραφα φτάνουν επίσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να ψηφιοποιηθούν εάν φτάνουν σε έντυπη μορφή, απαιτούν δομημένη κατάθεση, ανάθεση εργασιών και ροής εργασίας και πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος.
Είναι πολύ σημαντικό να τηρηθούν σημαντικές προθεσμίες και να ληφθούν νομικά μέτρα για την αποθήκευση των εγγράφων.
Αυτό δεν είναι μόνο χρονοβόρο, αλλά επίσης ασκεί περιττή πίεση στο πορτοφόλι σας.
Η εισαγωγή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, του DMS για συντομία, σας βοηθά να έχετε μια σαφή δομή στα έγγραφά σας και σας βοηθά να αντιμετωπίσετε την πλημμύρα πληροφοριών.
Το DMS σημαίνει επίσης λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και προορίζεται για τη διαχείριση εγγράφων, ειδικά ψηφιακών εγγράφων, τα οποία περιλαμβάνουν τη μετατροπή από αναλογικό σε ψηφιακό. Το PaperOffice DMS είναι ένα τέτοιο λογισμικό.
Το PaperOffice DMS εξαλείφει όλα τα χρονοβόρα σημεία συμφόρησης και δημιουργεί μια σαφή επισκόπηση σημαντικών εγγράφων, όπως συμβάσεις ή επιστολές, διαχειρίζοντάς τα ψηφιακά στο DMS σας στο μέλλον.
Το PaperOffice δεν κάνει διάκριση μεταξύ των τύπων εγγράφων, ανεξάρτητα από το αν χρειάζεστε βοήθεια με τη διαχείριση συμβάσεων πελατών, υπομνημάτων, δηλώσεων αμοιβών, κρίσεων και αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: χάρη στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων, οι προηγούμενες διαδικασίες σας στην εταιρεία ή τον οργανισμό σας ψηφιοποιούνται , καθιστώντας τις πιο αποτελεσματικές, διαφανείς και σημαντικά πιο ευέλικτες.
Τα σαρωμένα και ψηφιακά έγγραφα μπορούν να βρεθούν, να επεξεργαστούν, να αποθηκευτούν, να διανεμηθούν, να επισημανθούν και να προωθηθούν σε δευτερόλεπτα χρησιμοποιώντας το PaperOffice. Τα δεδομένα από τα έγγραφα μπορούν να αναγνωριστούν αυτόματα και να διαβαστούν και να διαβιβαστούν σε εξωτερικά συστήματα όπως CRM ή ERP.
Ασφαλώς γνωρίζετε ότι τα αναλογικά έγγραφα απλώς δεν είναι πλέον ενημερωμένα. Ωστόσο, βλέπετε επίσης τις επιπλοκές που συνεπάγεται η μετατροπή του υπάρχοντος αναλογικού αρχείου σε ψηφιακά δεδομένα. Επειδή η ψηφιοποίηση εγγράφων είναι κάτι περισσότερο από μια απλή τάση. Στην πραγματικότητα, αποτελεί πλέον προϋπόθεση για να παραμείνουμε ανταγωνιστικοί και ενημερωμένοι με όλες τις άλλες εταιρείες του ίδιου κλάδου.
Επομένως, είναι λογικό να εισαγάγετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στην εταιρεία σας.
Έτσι, διευκρινίσαμε τα ερωτήματα για το τι είναι ένα DMS και τι θα μου έφερνε η εισαγωγή και θα ερχόμουν στο πραγματικό ερώτημα του άρθρου:
Η πιο σημαντική και πρώτη λειτουργία κάθε συστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι η συγκέντρωση όλων των εγγράφων και των πληροφοριών τους. Έτσι συμβαίνει η αρχειοθέτηση και η διαχείριση των σαρωμένων και ψηφιακών εγγράφων καθώς και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια βάση δεδομένων, ένα ψηφιακό αρχείο για να το πούμε έτσι.
Το PaperOffice αποθηκεύει όλες τις πληροφορίες απευθείας σε βάσεις δεδομένων MySQL / MariaDB, οι οποίες μπορούν να λειτουργήσουν απευθείας στις εγκαταστάσεις σας σε οποιαδήποτε πλατφόρμα από τον τοπικό σας υπολογιστή, μέσω συσκευών NAS όπως το QNAP και το Synology ή τους δικούς σας ή αποκλειστικούς διακομιστές, συμπεριλαμβανομένης της απομακρυσμένης πρόσβασης από το γραφείο στο σπίτι.
Δεν έχει σημασία τι είδους έγγραφο είναι.
Όλοι οι τύποι εγγράφων μπορούν να αποθηκευτούν κεντρικά στο DMS και επομένως είναι προσβάσιμοι σε όλα τα τμήματα και τους επιχειρηματικούς τομείς.
Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την εταιρεία αποθηκεύονται κεντρικά και μπορούν να βρεθούν γρήγορα από όλους τους υπαλλήλους.
Συνιστούμε στους πελάτες μας να αρχειοθετούν τα ψηφιοποιημένα δεδομένα είτε σε μια βάση δεδομένων που βρίσκεται σε μια συσκευή NAS όπως το Synology ή το QNAP είτε σε έναν αποκλειστικό διακομιστή. Με τον δικό σας εξωτερικό (αποκλειστικό) διακομιστή PaperOffice, έχετε όλα τα πλεονεκτήματα ενός cloud με τέλεια προστασία δεδομένων και εξοικονομείτε χρήματα και πολλή δουλειά κάθε μήνα.
Με έναν διακομιστή PaperOffice έχετε όλα τα πλεονεκτήματα μιας λύσης cloud με μία μόνο τεράστια διαφορά: Είναι ο δικός σας αποκλειστικός διακομιστής βάσης δεδομένων και κανείς δεν έχει πρόσβαση σε αυτόν εκτός από εσάς.
Δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε διακομιστή; Κανένα πρόβλημα.
Ένα NAS, ένας δικτυακός χώρος αποθήκευσης, στα γερμανικά μια συσκευή αποθήκευσης με σύνδεση δικτύου, καθώς και το συμβατό λογισμικό για το PaperOffice DMS και το εσωτερικό cloud είναι έτοιμα. Απολύτως ασφαλές από την περιέργεια της κατάστασης και του μη κράτους και, χάρη στη λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, επίσης ασφαλές από μια συντριβή του σκληρού δίσκου.
Το PaperOffice σαρώνει εισερχόμενα έγγραφα που δεν είναι ακόμα δυαδικά και τα μετατρέπει σε ψηφιακή μορφή ανάγνωσης και εγγραφής χρησιμοποιώντας το δικό του λογισμικό OCR.
Ταυτόχρονα, αποθηκεύονται η ημερομηνία και η ώρα, ένας αριθμός έκδοσης και μια λέξη-κλειδί, τα οποία η μηχανή αναζήτησης PaperOffice μπορεί να χρησιμοποιήσει για να βρει έγγραφα ακόμη και αν το άτομο που αναζητά γνωρίζει μόνο το περιεχόμενο του εγγράφου στοιχειώδη.
Για να το κάνετε πιο εύκολο, το PaperOffice εμφανίζει τα πιο πρόσφατα αποθηκευμένα έγγραφα σε μια λίστα προεπισκόπησης. Όλα όσα αποθηκεύετε στο PaperOffice αναγνωρίζονται αυτόματα πλήρως με το PaperOffice FileOCRmax, βελτιστοποιούνται με επιχειρηματικά λεξικά και ευρετηριάζονται για μια τέλεια αναζήτηση λέξεων-κλειδιών στη βάση δεδομένων SQL για αναζήτηση λέξεων-κλειδιών.
Αυτόματη αναγνώριση και βελτιστοποίηση γλώσσας: Το PaperOffice αναγνωρίζει αυτόματα τη γλώσσα του εγγράφου και έτσι βελτιστοποιεί την αναγνώριση κειμένου OCR σε ένα απόλυτο μέγιστο για την καλύτερη δυνατή αναγνώριση κειμένου όλων των εγγράφων.
Φιλοδώρημα
Σχετικά με το θέμα "Καλύτερη λύση για γραφεία PAPERLESS χωρίς πρόσθετη εργασία + αρχειοθέτηση εγγράφων απευθείας από το SCANNER" υπάρχει ένα βίντεο στο YouTube που εξηγεί σαφώς αυτή τη διαδικασία:
Η μακροπρόθεσμη αναγνωσιμότητα των αποθηκευμένων εγγράφων
Πρώτα απ 'όλα, το PaperOffice DMS κρυπτογραφεί όλα τα έγγραφα όταν αποθηκεύονται για ασφάλεια, σύμφωνα με ένα από τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας που είναι διαθέσιμα αυτήν τη στιγμή, το AES-1024bit.
Η μετατροπή πίσω σε αναγνώσιμα έγγραφα είναι δυνατή σε οποιαδήποτε τρέχουσα μορφή, με το PaperOffice να ενημερώνει τακτικά τις μορφές αρχείων του, πράγμα που σημαίνει ότι τα έγγραφα θα είναι επίσης αναγνώσιμα στο μέλλον.
Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές κατά την αποθήκευση εγγράφων μέσω ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι η συμμόρφωση με τους νομικούς κανονισμούς ή τις απαιτήσεις του GoBD.
Η συντομογραφία GoBD αντιπροσωπεύει τις "Αρχές για τη σωστή διαχείριση και αποθήκευση βιβλίων, αρχείων και εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή και για πρόσβαση σε δεδομένα".
Συγκεκριμένα, λόγω της απόδειξης ελέγχου, η αποθήκευση εγγράφων υψηλής κρυπτογράφησης απευθείας σε μια κεντρική βάση δεδομένων SQL PaperOffice πληροί όλες τις απαιτήσεις για πρότυπα εγγράφων και νομικές οδηγίες ή το υψηλότερο γερμανικό πρότυπο GOBD στον κόσμο.
Ο όρος versioning δεν είναι μια ξένη λέξη μέσα σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS). Η ανάγκη χρήσης ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων που διαθέτει έλεγχο έκδοσης συμβατό με GoBD και έκδοση με έλεγχο είναι σαφέστερη από ποτέ.
Ο όρος versioning μπορεί να εξηγηθεί πολύ εύκολα: Συνολικά, πρόκειται για τη λειτουργικότητα που χρησιμοποιείται για την καταγραφή αλλαγών σε έγγραφα ή αρχεία. Η αλλαγή εγγράφου μπορεί να εντοπιστεί και να αποθηκευτεί ως σκιώδες αντίγραφο ως νέα έκδοση εγγράφου.
Φιλοδώρημα
Παρεμπιπτόντως, υπάρχει ένα βίντεο σχετικά με την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook που συμμορφώνεται με το νόμο στο YouTube, το οποίο εξηγεί αυτή τη διαδικασία με κατανοητό τρόπο:
Κάθε αλλαγή εγγράφου τοποθετεί μια "νεότερη" έκδοση του εγγράφου σε μια αντίστοιχη αρχειοθήκη. Η καταγραφή καθιστά τις αλλαγές διαφανείς και ανιχνεύσιμες ανά πάσα στιγμή. Σε αυτό το σημείο, ο επόμενος θεατής γνωρίζει πότε και από ποιον συντάκτη έγινε η αλλαγή στο έγγραφο. Αυτό σας δίνει μια επισκόπηση ολόκληρου του κύκλου ζωής του εγγράφου. Η διαχείριση εκδόσεων μπορεί να γίνει αυτόματα ή χειροκίνητα.
Προκειμένου να διασφαλιστεί η ασφάλεια των αναθεωρήσεων, όλες οι λεπτομέρειες μιας αλλαγής σε έγγραφα και αρχεία πρέπει να είναι σαφώς ανιχνεύσιμες. Πρέπει να διασφαλιστεί ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι μπορούν να κάνουν μια τέτοια αλλαγή. Αλλά είναι εξίσου σημαντικό να γνωρίζουμε χρόνια αργότερα ποιοι υπάλληλοι άλλαξαν τι και πότε.
Φιλοδώρημα
Παρεμπιπτόντως, υπάρχει ένα βίντεο στο YouTube για τη ρύθμιση του Synology NAS MariaDB 10 και το σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice που εξηγεί αυτή τη διαδικασία με κατανοητό τρόπο:
Και στις δύο περιπτώσεις, ακόμη και στη χειρότερη περίπτωση, διασφαλίζεται ότι οι αρχειοθετημένες βάσεις δεδομένων αποκαθίστανται βραχυπρόθεσμα και, ως εκ τούτου, τηρούνται πάντοτε οι περίοδοι διατήρησης.
Το PaperOffice είναι εξοπλισμένο με ένα AI που αναγνωρίζει ανεξάρτητα τις πληροφορίες στο έγγραφό σας και τις εκχωρεί αυτόματα σωστά.
Δεν έχει σημασία τι και δεν έχει σημασία από ποια πηγή σαρωτή!
Αυτό σημαίνει ότι η PIA σας παρέχει τη δική σας ισχυρή μηχανή αναζήτησης για όλες τις πληροφορίες σας, η οποία μπορεί να αναζητήσει και να βρει κείμενο με βάση τις κλασικές μηχανές αναζήτησης όπως το Google, αλλά μπορεί επίσης να κάνει το όλο θέμα οπτικά, δηλαδή να συγκρίνει και να αναγνωρίσει ένα έγγραφο οπτικά μπορεί.
Το PaperOffice θα αναγνωρίσει αυτόματα όλα τα έγγραφα που έχουν διδαχθεί από την PIA από αυτό το χρονικό σημείο, το οποίο με τη σειρά του μπορεί να ενεργοποιήσει τους αυτόματους κανόνες και την κατάθεση μασκών.
Η PIA θα αναγνωρίσει τις πιο σημαντικές τιμές στο έγγραφο και θα συμπληρώσει ήδη τη φόρμα λέξεων-κλειδιών για εσάς. Στη συνέχεια, μπορείτε να ελέγξετε τις τιμές και να τις διορθώσετε ή να τις προσθέσετε εάν είναι απαραίτητο. Αυτή η διαδικασία μπορεί να γίνει χειροκίνητα ή αυτόματα στο παρασκήνιο.
Η έξυπνη παρακολούθηση φακέλων αναλαμβάνει αυτό που σας κρατάει πίσω: αυτόματα στο παρασκήνιο σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας, εξαιρετικά ακριβής και αξιόπιστη.
Ενσωματώστε όλες τις συσκευές, όπως φωτοαντιγραφικές συσκευές ή σαρωτές, με λίγα μόνο κλικ. Μόλις εμφανιστεί ένα αρχείο σε έναν καθορισμένο φάκελο, γίνεται επεξεργασία του.
Δημιουργήστε οποιονδήποτε αριθμό διαφορετικών φακέλων για να παρακολουθήσετε και καθορίστε τι θα πρέπει να συμβεί μετά την εισαγωγή. Το PaperOffice μπορεί ακόμη και να μετακινήσει αρχειοθετημένα αρχεία σε έναν νέο υποφάκελο.
Η αυτόματη ευρετηρίαση από την αυτόματη συμπλήρωση της PIA και η αναγνώριση επαφών χάρη στο PIA AutoContact λειτουργούν εξαιρετικά μαζί με την παρακολούθηση. Όλο το σχετικό περιεχόμενο του εγγράφου αναγνωρίζεται και το έγγραφο ευρετηριάζεται αυτόματα. Αυτό λειτουργεί επίσης με επαφές!
Ενεργοποιήστε τη λειτουργία μαζικής εισαγωγής βελτιστοποιημένη για εισαγωγή, παρακάμπτοντας την επεξεργασία AI για μέγιστη ταχύτητα αρχειοθέτησης.
Μπορείτε να καθορίσετε ακριβώς πού αποθηκεύονται τα νέα αρχεία στο PaperOffice, να αντιστοιχίσετε έναν σταθερό τύπο εγγράφου και μια κατάσταση εγγράφου σε κάθε νέο έγγραφο και ακόμη και να ενεργοποιήσετε ροές εργασίας.
Οι χρήστες του PaperOffice είναι εγγυημένοι ότι βλέπουν μόνο ό, τι επιτρέπεται λόγω του καθορισμένου επιπέδου έκδοσης και με το FolderLock μπορείτε να αποκρύψετε ολόκληρους φακέλους και υποφακέλους καθώς και περιεχόμενο.
Μπορείτε επίσης να καθορίσετε ποιοι χρήστες επιτρέπεται να κάνουν τι και να τους διαιρέσετε σε σταθερές ομάδες χρηστών και τμήματα, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε ποιος μπορεί να δει πού και τι.
Αυτό σημαίνει ότι κάθε χρήστης βλέπει μόνο αυτό που αντιστοιχεί στο επίπεδο απελευθέρωσής του ή χαμηλότερο και επιτρέπεται να κάνει μόνο αυτό που έχετε ορίσει προηγουμένως.
Με το PaperOffice FolderLock μπορείτε να αποκρύψετε μόνιμα ολόκληρους φακέλους και τους υποφακέλους τους καθώς και έγγραφα από ορισμένους χρήστες και έτσι να αποφύγετε αδιάκριτες ερωτήσεις. Χρησιμοποιήστε το FolderLock για να αποκρύψετε μόνιμα ολόκληρους φακέλους, συμπεριλαμβανομένων των υποφακέλων και των εγγράφων από ορισμένους χρήστες.
Αναθέστε στους χρήστες ελεύθερα καθορισμένες ομάδες και τμήματα, τα οποία μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε για ροές εργασίας και εργασίες.
Μπορείτε να αποφασίσετε μόνοι σας ποιος ακριβώς έχει πρόσβαση σε ποιες λειτουργίες στο PaperOffice, όντας σε θέση να ορίσετε τα δικαιώματα χρήστη ακριβώς τα οποία στη συνέχεια ισχύουν σε όλο το δίκτυο.
Ένα μεγάλο πρόβλημα στο παρελθόν, αλλά ακόμα και σήμερα, είναι η επανάληψη των αρχείων λόγω της πολλαπλής αποθήκευσης και της ασάφειας σχετικά με την κατάσταση επεξεργασίας εγγράφων ή έργων. Το PaperOffice έχει μια πολύ ολοκληρωμένη διαχείριση ροής εργασίας με ανάθεση εργασιών, η οποία αποθηκεύει επίσης όλες τις διαδικασίες κεντρικά. Είτε πρόκειται για εργασία έργου είτε για επεξεργασία εγγράφων.
Οι ψηφιακές ροές εργασίας αυτοματοποιούν τις διαδικασίες εργασίας σας: Μόλις οριστούν, όλα προχωρούν πλήρως αυτόματα: Απλώς αναθέστε μια προκαθορισμένη ροή εργασίας σε ένα έγγραφο ή αφήστε την PIA να αποφασίσει αυτόματα. Περιλαμβάνεται ειδοποίηση μέσω e-mail!
Κάθε υπάλληλος είναι πάντα ενημερωμένος μέσω της λειτουργίας ροής εργασίας PaperOffice. Εάν είναι απαραίτητο, ένα έγγραφο μπορεί να αποκλειστεί για άλλους μέχρι να γίνει μια αλλαγή. Φυσικά, η έκδοση ισχύει και εδώ.
Οι ροές εργασίας μπορούν να είναι ένθετες σε οποιοδήποτε βάθος και να περιέχουν οποιονδήποτε αριθμό κόκκινων/πράσινων αποφάσεων, προκειμένου να συνδεθούν οι επόμενες ροές εργασίας και διαδικασίες.
Προσδιορίστε εάν ένας χρήστης ή ένα ολόκληρο τμήμα μπορεί να ολοκληρώσει την εργασία. Το PaperOffice αναθέτει αυτόματα τη ροή εργασίας στο υπεύθυνο άτομο.
Εάν είναι απαραίτητο, η κατάσταση του εγγράφου μπορεί να ρυθμιστεί ανεξάρτητα για διάφορα συμβάντα σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας και ακόμη και να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης.
Ενώ οι μεγάλες εταιρείες έχουν διορίσει εδώ και καιρό αξιωματικούς ψηφιοποίησης που ασχολούνται με το θέμα της μετατροπής αναλογικών εγγράφων πλήρους απασχόλησης, οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις συνήθως στερούνται ανθρώπινου δυναμικού, ειδικά επειδή απαιτούνται κατάλληλα επαγγελματικά προσόντα.
Ωστόσο, αυτό είναι ένα κοινό λάθος και οδηγεί σε κακές επενδύσεις, επειδή πολλοί κατασκευαστές εκμεταλλεύονται αυτή την άγνοια.
Φιλοδώρημα
Δημιουργήσαμε τον απόλυτο οδηγό 5 βημάτων για να πάτε χωρίς χαρτί και να ψηφιοποιήσετε την επιχείρησή σας ως έγγραφο με δυνατότητα λήψης, αναφέροντας λεπτομερώς κάθε 5 βήματα και πόσος χρόνος χρειάζεται:
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "7 σημαντικές λειτουργίες που πρέπει να εκπληρώνει το σύστημα διαχείρισης εγγράφων σας":
Για να σαρώσετε δεσμευμένα έγγραφα, συνιστάται ένας σαρωτής sheetfed με τουλάχιστον 300dpi. Ο σαρωτής ήθελε να έχει μια λειτουργία σάρωσης σε fodler και προαιρετικά προγράμματα οδήγησης WIA / TWAIN. Είχαμε καλές εμπειρίες με το Fujitsu Scansnap, το οποίο λειτουργεί πολύ αξιόπιστα.
Τα έντυπα έγγραφα θα πρέπει γενικά να σαρώνονται σε μορφή PDF/A και στη συνέχεια να αποθηκεύονται σε ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων DMS - ή απευθείας εάν το λογισμικό το υποστηρίζει ή το αυτοματοποιεί, π.χ. μέσω παρακολούθησης.
Εάν χρησιμοποιείτε αξιοπρεπές λογισμικό που λαμβάνει τακτικές ενημερώσεις και έχει μια στρατηγική δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, η απάντηση είναι ΝΑΙ για μη κρίσιμα έγγραφα. Όλα όσα θα μπορούσαν να απαιτήσουν νομικά το πρωτότυπο θα πρέπει επίσης να διατηρούνται στο πρωτότυπο. Για παράδειγμα, το PaperOffice DMS έχει την επιλογή να αποθηκεύσει την αρχική θέση αποθήκευσης στις ιδιότητες του εγγράφου.
Η παραπάνω λίστα με τις 7 λειτουργίες δεν είναι σε καμία περίπτωση πλήρης, αλλά περιορίζει μόνο τη δική σας δημιουργικότητα και επαγγελματισμό ανάλογα με τον τομέα εφαρμογής! Εάν η ψηφιοποίηση του αναλογικού αρχείου εξεταστεί από αυτές τις απόψεις και γίνει ένας αντίθετος υπολογισμός, γίνεται σαφές ότι η προσπάθεια αξίζει τον κόπο και πώς, για παράδειγμα, πρέπει να εξεταστεί μια επένδυση σε μια νέα, πιο σύγχρονη και ταχύτερη μηχανή.
15 λόγοι για τους οποίους πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση εγγράφων με το σαρωτή σας
Η ψηφιακή επεξεργασία τιμολογίων
σε συνδυασμό με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS)
συμβάλλει σημαντικά στην αποτελεσματικότητα και την επιτυχία της εταιρείας σας και σε ένα γραφείο χωρίς χαρτί. Η ανάγκη για ψηφιακή επεξεργασία τιμολογίων είναι πλέον μια σημαντική πτυχή για όλους.
