Ψηφιακές εξειδικευμένες λύσεις για την αυτοκινητοβιομηχανία
Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και η βελτιστοποίηση των διαδικασιών είναι οι προϋποθέσεις για την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία. Η ανάγκη για αυτό δεν είναι πλέον μια προαιρετική πολυτέλεια, αλλά απαραίτητη για να παραμείνουμε ανταγωνιστικοί μακροπρόθεσμα.
Επαγγελματική συμβουλή
Τα έγγραφα του οχήματος σε υπάρχουσα έντυπη μορφή, όπως έγγραφα οχημάτων, έγγραφα οχημάτων, συμβόλαια αγοράς, συμβάσεις χρηματοδοτικής μίσθωσης, αναφορές, αρχεία πελατών και άλλα έγγραφα αντικαθίστανται από ηλεκτρονικά έγγραφα χάρη στην ψηφιοποίηση και έτσι βελτιστοποιούν όλες τις διαδικασίες εργασίας στο μέγιστο.Το PaperOffice όχι μόνο επιτρέπει τη διαχείριση εγγράφων, αλλά του επιτρέπει επίσης την άμεση πρόσβαση σε ενημερωμένα και ακριβή αρχεία οχήματος και πελατών.
Ψηφιοποίηση στην αυτοκινητοβιομηχανία και το εμπόριο αυτοκινήτων
Στο συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον της αυτοκινητοβιομηχανίας, μια επιτυχημένη, αποτελεσματική και γρήγορη διαδικασία παραγωγής και εξυπηρέτησης είναι το κλειδί της επιτυχίας. Σημαντικά έγγραφα συσσωρεύονται σε καθημερινή βάση: έγγραφα οχημάτων, συμβάσεις αγοράς, συμβάσεις μίσθωσης, αναφορές, αρχεία πελατών και πολλά άλλα. Αυτά δεν φτάνουν μόνο μέσω ταχυδρομείου, πολλά έγγραφα φτάνουν επίσης μέσω e-mail.
Ως εκ τούτου, οι εταιρείες από την αυτοκινητοβιομηχανία και το εμπόριο αυτοκινήτων είναι εκείνες που επωφελούνται σημαντικά από τη χρήση κατάλληλου λογισμικού διαχείρισης εγγράφων.
Όλα αυτά τα έγγραφα και οι σχετικές πληροφορίες πρέπει να ψηφιοποιηθούν εάν φτάσουν σε χαρτί, απαιτούν δομημένη κατάθεση, ανάθεση εργασιών και ροής εργασίας και να είναι άμεσα διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος.
Επειδή οι εξαιρετικά τεχνικές διαδικασίες στην αυτοκινητοβιομηχανία απαιτούν τέλεια ροή πληροφοριών και δομημένη εκτέλεση. Τα απαραίτητα πλεονεκτήματα μπορούν να επιτευχθούν μόνο χάρη στην ψηφιοποίηση.
Είναι πολύ σημαντικό να τηρηθούν σημαντικές προθεσμίες και να ληφθούν νομικά μέτρα για την αποθήκευση εγγράφων.
Με αυτόν τον τρόπο, η ψηφιοποίηση των οχημάτων, των προμηθευτών, των πελατών και των εγγράφων των εργαζομένων μπορεί να αποφέρει τεράστια πλεονεκτήματα σε κάθε εταιρεία της αυτοκινητοβιομηχανίας.
Το PaperOffice εξαλείφει όλα τα χρονοβόρα σημεία συμφόρησης και δημιουργεί μια σαφή επισκόπηση σημαντικών εγγράφων όπως συμβόλαια, δηλώσεις ή επιστολές, διαχειρίζοντάς τα ψηφιακά στο PaperOffice στο μέλλον.
Το PaperOffice DMS σας δίνει μια σαφή δομή στα έγγραφά σας και σας βοηθά να αντιμετωπίσετε την πλημμύρα των πληροφοριών.
Τέλεια λύση ροής εργασίας στην αυτοκινητοβιομηχανία
Πίσω από όλα τα εντυπωσιακά στοιχεία από τους μεγάλους κατασκευαστές οχημάτων υπάρχει μια πολύ μεγάλη διοικητική προσπάθεια και μια καλά μελετημένη υλικοτεχνική υποστήριξη που πρέπει να συνεργαστούν για να μπορέσουν να ανταποκριθούν σε όλες τις απαιτήσεις που σχετίζονται με το όχημα. Μπορεί να απεικονιστεί ως μια αλυσίδα στην οποία κάθε κρίκος έχει σημασία, είτε πρόκειται για ένα εργοστάσιο σφράγισης εξαρτημάτων σώματος είτε για μια εταιρεία διάσωσης αυτοκινήτων που πωλεί μεταχειρισμένα εξαρτήματα. Σε κάθε σημείο της αλυσίδας, τα σημεία συμφόρησης μπορούν να έχουν περισσότερο ή λιγότερο σοβαρές επιπτώσεις σε ολόκληρη την αυτοκινητοβιομηχανία και το εμπόριο. Για να αποφευχθεί αυτό, απαιτείται λογισμικό για έλεγχο διαχείρισης υψηλότερου επιπέδου.
Ένα λογισμικό που πληροί κάθε απαίτηση. Ένα λογισμικό που είναι γενικά στη μεγάλη λειτουργικότητά του, το οποίο αποτελεί τους απαραίτητους ειδικούς όταν χρειάζονται.
Αυτό είναι το PaperOffice DMS, ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από τη διαχείριση εγγράφων.
Επειδή ανεξάρτητα από τη μορφή που φτάνουν τα έγγραφα στην εταιρεία, είτε ως έντυπα έγγραφα, αρχεία PDF, e-mail ή φωτογραφίες, αρχειοθετούνται αυτόματα και αποθηκεύονται με ασφάλεια στη βάση δεδομένων σας.
Δεν υπάρχει τρόπος αυτοματοποίησης στην αυτοκινητοβιομηχανία
Χάρη στην ενσωματωμένη τεχνητή νοημοσύνη, ενεργοποιούνται οι αυτόματοι κανόνες. Αυτό το AI ταξινομεί αυτόματα τα έγγραφα σε φακέλους όπως "Τιμολόγιο" και "Σημειώσεις παράδοσης", αποθηκεύει τις κατάλληλες λέξεις-κλειδιά και ενεργοποιεί την ψηφιακή ροή εργασίας που είναι αποθηκευμένη για τον αντίστοιχο τύπο εγγράφου.
Το PaperOffice πληροί τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας , όπως η διαχείριση εξουσιοδοτήσεων ή η χορήγηση εξουσιοδοτήσεων πρόσβασης. Ο χρήστης ορίζει τα επιμέρους βήματα εργασίας με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που εκτελούνται στην εταιρεία, για παράδειγμα την "καταγραφή", τον "έλεγχο", την "απελευθέρωση" και την "κράτηση" τιμολογίων.
Η ευθύνη δεν μπορεί να ανατεθεί μόνο σε μεμονωμένα άτομα, αλλά και σε ομάδες χρηστών όπως η "Λογιστική" ή η "Διαχείριση Κατασκευών", έτσι ώστε ένας συνάδελφος να μπορεί να παρέμβει αμέσως εάν ένας υπάλληλος απουσιάζει.
Η τεχνολογία OCR όχι μόνο αναγνωρίζει το περιεχόμενο του εγγράφου, αλλά και όλα τα πεδία δεδομένων που σχετίζονται με φόρους, όπως ο αριθμός εγγράφου, η ημερομηνία, το καθαρό, ο φόρος και το μικτό ποσό. Τα εισαγόμενα δεδομένα είναι διαθέσιμα για τον έλεγχο των αξιολογήσεων, των πράξεων πληρωμής και της χρηματοοικονομικής λογιστικής. Αυτό εξοικονομεί κουραστική εργασία εισόδου και μειώνει τα σφάλματα δημοσίευσης.
Τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένης της τοποθεσίας αρχειοθέτησης, μπορούν να εξαχθούν στον φοροτεχνικό σας με ένα μόνο κλικ.
Η λύση: αποδεδειγμένη τεχνογνωσία
Δεν έχει νόημα να χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης στην πράξη αμέσως; που όχι μόνο πληροί όλες τις απαιτήσεις, αλλά είναι επίσης εύκολο να μάθει και φθηνό;
Το PaperOffice DMS είναι η δοκιμασμένη ολοκληρωμένη λύση για ψηφιακή εργασία και, με πάνω από 20 χρόνια εμπειρίας στην αγορά, ένας από τους πρώτους πρωτοπόρους DMS.
Περιεχόμενο
Τέλειες ροές εργασίας για την αυτοκινητοβιομηχανία
Το PaperOffice DMS είναι επωφελές για την αυτοκινητοβιομηχανία και το εμπόριο αυτοκινήτων σε διάφορους τομείς, όπως:
- Προμήθεια και διαχείριση ανταλλακτικών
- Αγορά καινούργιων οχημάτων
- Εμπόριο μεταχειρισμένων οχημάτων
- Χρέωση ώρας εργαστηρίου
- Διαχείριση ραντεβού συντήρησης
- Διαχείριση συμβάσεων για συμβάσεις χρηματοδοτικής μίσθωσης πελατών
- Διαχείριση παραπόνων και αξιώσεων
Με το PaperOffice DMS, για παράδειγμα, τα δεδομένα από προμηθευτές και κατασκευαστές και αντιπροσώπους ανταλλακτικών μπορούν να παρακολουθούνται πολύ στενά. Κάθε επιχειρηματικός εταίρος αναφέρεται στο PaperOffice με τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες του, όπως η ποιότητα παράδοσης, η αξιοπιστία παράδοσης και η ανάπτυξη των τιμών. Οι συνδεδεμένοι τιμοκατάλογοι επιτρέπουν μια άμεση επισκόπηση του ποιος προσφέρει αυτήν τη στιγμή τις καλύτερες συνθήκες.
Το PaperOffice DMS είναι το σωστό λογισμικό επειδή έχει όλα όσα χρειάζονται οι εταιρείες στην αυτοκινητοβιομηχανία και το εμπόριο αυτοκινήτων, για παράδειγμα:
- Αποθήκευση εγγράφων σε όλες τις ψηφιακές μορφές σύμφωνα με τις αρχές του ΓΚΠΔ
- Λειτουργίες για την υποβολή και την εκ νέου υποβολή καθυστερημένων εγγράφων που απαιτούν ενέργεια
- Μια λειτουργία αποθήκευσης δεδομένων αυτοδιδασκαλίας με προσθήκη ετικετών και εσωτερική μηχανή αναζήτησης
- Αυτόματη αντιστοίχιση εγγράφων που προστέθηκαν πρόσφατα στο σωστό φάκελο
- Απλή δημιουργία βάσης δεδομένων και σύνδεση βάσης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της ατομικά προσαρμόσιμης μάσκας
- Αυτοματοποιημένη δημιουργία προτύπων για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και λειτουργίες
Ο ψηφιακός μετασχηματισμός με το PaperOffice DMS φέρνει επανάσταση στην αυτοκινητοβιομηχανία
Η λειτουργία ροής εργασίας PaperOffice απλοποιεί την επικοινωνία μεταξύ διοίκησης και εργαστηρίου.
Οι παραγγελίες επισκευής ή σέρβις αποστέλλονται στον υπολογιστή του συνεργείου και, αντιστρόφως, το συνεργείο μεταδίδει το χρόνο εργασίας που απαιτείται για τις δραστηριότητες ή κάνει ερωτήσεις σχετικά με τα ανταλλακτικά, τα οποία με τη σειρά τους αποστέλλονται αυτόματα στη διαχείριση ανταλλακτικών στο PaperOffice, το οποίο είτε σηματοδοτεί ότι το εν λόγω ανταλλακτικό είναι σε απόθεμα είτε πρόκειται να γίνει αγορά.
Η ψηφιοποίηση με το PaperOffice φέρνει τεράστια πλεονεκτήματα
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο το PaperOffice μπορεί όχι μόνο να φέρει επανάσταση στον κόσμο των ανταλλακτικών. Επειδή στον τομέα του πελάτη και του προμηθευτή, της επεξεργασίας παραγγελιών, της μεταφοράς και της απελευθέρωσης πληροφοριών, των παραπόνων και των αξιώσεων, η λύση ροής εργασίας και η ψηφιακή έκδοση είναι απαραίτητες.
Φυσικά, το PaperOffice DMS επιτρέπει τη μετεγκατάσταση και την ενσωμάτωση υπαρχόντων ψηφιακών δεδομένων από υπάρχουσες λύσεις λογισμικού.
Ταυτόχρονα, το PaperOffice DMS είναι η διεπαφή μεταξύ αναλογικού και ψηφιακού. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία σάρωσης, το λογισμικό μπορεί να διαβάσει αναλογικά έγγραφα, σχέδια και φωτογραφίες στο σύστημα και να τα ψηφιοποιήσει χρησιμοποιώντας σαρωτές, αλλά και ηχογραφήσεις από κινητά τηλέφωνα, όπου τα κείμενα μετατρέπονται σε γραπτά χρησιμοποιώντας OCR και μπορούν να αλλάξουν σε προγράμματα του Office.
Οι χρονοσφραγίδες και η έκδοση διασφαλίζουν ότι το ψηφιακό έγγραφο αντιστοιχεί στο αναλογικό πρωτότυπο.
Το PaperOffice DMS δεν είναι μόνο εκτεταμένο στις λειτουργίες του, αλλά και εύκολο στην εκμάθηση, καθοδηγούμενο από εκπαιδευτικά βίντεο, αλλά και από ατομικές συμβουλές και εκπαίδευση, εάν είναι επιθυμητό. Όλα αυτά σε μια πραγματικά καλή σχέση τιμής-απόδοσης.
FAQs
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Ψηφιοποίηση στην αυτοκινητοβιομηχανία και το εμπόριο αυτοκινήτων":
Πώς μπορούν οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση στο PaperOffice;
Λόγω της αποκεντρωμένης και σύγχρονης αρχιτεκτονικής του προγράμματος, το PaperOffice μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή - από κλασικούς υπολογιστές έως smartphone / tablet έως τηλεοράσεις.
Τι συμβαίνει με τα δεδομένα εάν το PaperOffice δεν υπάρχει;
Δεν θα συμβεί, αλλά για να σας καθησυχάσω: Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας ΑΝΆ ΠΆΣΑ ΣΤΙΓΜΉ, επειδή το PaperOffice βασίζεται σε μια ανοιχτή δομή βάσης δεδομένων, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας ανά πάσα στιγμή.
Προστασία δεδομένων θέματος: Πού αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα;
Το PaperOffice θα αποθηκεύσει όλα τα έγγραφα εσωτερικά με κρυπτογράφηση υψηλού επιπέδου, καθιστώντας το απρόσβλητο από κλοπή δεδομένων, για παράδειγμα, και υπερβαίνοντας όλες τις απαιτήσεις GDPR και GOBD.
Αποφύγετε λάθη: ΠΟΤΕ μην αποθηκεύετε τα δεδομένα σε σύννεφο τρίτου μέρους!
Μπορεί το PaperOffice να προσαρμοστεί ακριβώς στις προδιαγραφές;
Ναι, το PaperOffice μπορεί να προσαρμοστεί 100% στην προβλεπόμενη χρήση για να εξασφαλίσει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση σε υπάρχουσες διαδικασίες και συστήματα. Ακόμη και η διεπαφή του προγράμματος μπορεί να σχεδιαστεί πλήρως και να προσαρμοστεί ελεύθερα.
Συμπέρασμα
Το PaperOffice DMS υποστηρίζει αυτοκινητοβιομηχανίες και αντιπροσώπους αυτοκινήτων και προσφέρει κατάλληλες διεπαφές με άλλο λογισμικό, συνδέσεις API και μπορεί να επεκταθεί ανά πάσα στιγμή σύμφωνα με τις επιθυμίες σας. Το λογισμικό είναι εύκολο στην εκμάθηση και μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στην καθημερινή πρακτική χωρίς να προκαλέσει απουσίες για εκπαιδευτικούς σκοπούς.
Το PaperOffice DMS συνιστά τη χρήση ενός NAS (αποθήκευση δεδομένων που υποστηρίζεται από το δίκτυο) με μια λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, έτσι ώστε τα σημαντικά δεδομένα να μην χάνονται ούτε να κατασκοπεύονται σε σύννεφα τρίτων κατασκευαστών.
Τελικά, το PaperOffice DMS εντυπωσιάζει με μια πολύ καλή σχέση τιμής-απόδοσης και τεράστια τεχνογνωσία μέσα από πάνω από 20 χρόνια πρακτικής εμπειρίας.