Έχουμε απαριθμήσει πέντε βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να μειώσετε την κατανάλωση χαρτιού στο γραφείο και να πάτε ψηφιακά:
-
Στρατηγική και ανάλυση των διαδικασιών
Προγραμματίστε καλά την ανάπτυξή σας στο γραφείο χωρίς χαρτί. Αφιερώστε αρκετό χρόνο για να αναλύσετε τις διαδικασίες στην εταιρεία σας. Τι πρέπει να είναι διαθέσιμο ή να φυλάσσεται σε έντυπη μορφή; Ποια έγγραφα επαρκούν σε ψηφιακή μορφή;
Τα έγγραφα και οι πληροφορίες προέρχονται από διαφορετικές πηγές Πιθανότατα θα συναντήσετε πληροφορίες που προέρχονται από διαφορετικές πηγές και σε διαφορετικές μορφές. Μερικά από αυτά σε ψηφιακή μορφή, αποθηκευμένα σε αρχεία ή βάσεις δεδομένων και μερικά με τη μορφή έντυπων εγγράφων.
Προγραμματισμός χρόνου και προσωπικού για το έργο γραφείου χωρίς χαρτί
Ένα τέταρτο ή 90 ημέρες είναι ένα εύλογο χρονικό πλαίσιο για την υλοποίηση των ενεργειών που απαιτούνται για τη μετάβαση στο γραφείο χωρίς χαρτί.
Είναι επίσης μια περίοδος που επιτρέπει την ομαλή μετάβαση. Οι λύσεις γρήγορης επιδιόρθωσης που αναγκάζουν τους υπαλλήλους να κάνουν αλλαγές από τη μια μέρα στην άλλη είναι συνήθως βραχύβιες. Είναι επίσης δυνατό με αυτόν τον τρόπο να μην διαταραχθούν οι λειτουργίες.
Βασικά, κατά τη μετάβαση στο γραφείο χωρίς χαρτί με το PaperOffice DMS, δεν υπάρχει ανάγκη για μια ομάδα έργου που αποτελείται από πολλά άτομα.
Σε πολλές ΜΜΕ, η αφαίρεσή τους από τα πραγματικά τους καθήκοντα δεν είναι ούτε δυνατή ούτε επιθυμητή. Αυτό που έχει νόημα, ωστόσο, είναι να κάνουμε τουλάχιστον ένα άτομο με την εξουσία να εκδίδει οδηγίες το CDO, τον Chief Digital Officer. Εάν δεν είστε πολύ πρόθυμοι για τις αμερικανικές συντομογραφίες, μπορείτε να τον διορίσετε ως διαχειριστή έργου γραφείου χωρίς χαρτί.
-
Καθορισμός των περιόδων μετάβασης στο γραφείο χωρίς χαρτί
Ο διαχωρισμός των προβλεπόμενων 90 ημερών σε μικρότερες χρονικές περιόδους έχει ως σκοπό να είναι σε θέση να επικεντρωθεί σε κάθε φάση της μετάβασης και να είναι σε θέση να προβληματιστεί σχετικά με τις σχετικές διαδικασίες. Επιπλέον, οι επιτυχίες στη μετάβαση μπορούν να τεκμηριωθούν ευκολότερα. Οι εργαζόμενοι κατανοούν καλύτερα τα μέτρα και δεν αισθάνονται συγκλονισμένοι. Ταυτόχρονα, οι στόχοι πρέπει να κοινοποιούνται εσωτερικά, κάτι που συνάδει με μια ψυχική αλλαγή. Το πόσο σημαντικό είναι αυτό έχει ήδη εξηγηθεί στον πρόλογο.
Είναι λογικό να διαιρέσετε τις 90 ημέρες σε τρία τμήματα των 30 ημερών το καθένα.
Οι πρώτες 30 ημέρες χρησιμοποιούνται για την ανάλυση όλων των διαδικασιών που πρόκειται να μετατραπούν από αναλογικές σε ψηφιακές.
Στις δεύτερες 30 ημέρες θα εισαχθεί το PaperOffice DMS και το απαιτούμενο υλικό, αλλά αρχικά μόνο για εκπαιδευτικούς σκοπούς και συνοδευτικές συνεχιζόμενες διαδικασίες, εάν αυτό προκύψει.
Οι τελευταίες 30 ημέρες έχουν χρησιμοποιηθεί για τη μετάβαση της διαδικασίας από την αναλογική στην ψηφιακή, με αναμφίβολα να προκύπτουν ερωτήματα από τους εργαζόμενους. Η μία ή η άλλη λανθασμένη λειτουργία είναι επίσης δυνατή, αλλά αυτό μπορεί να διορθωθεί ανά πάσα στιγμή χάρη στην ιεραρχική δομή του PaperOffice DMS.
-
Εντοπισμός διαδρομών απόκτησης και προσδιορισμός της αποθήκευσης δεδομένων
Τις πρώτες 30 ημέρες, η εστίαση είναι τώρα στην εξέταση των διαδικασιών στις οποίες το χαρτί έχει διαδραματίσει τον κύριο ρόλο μέχρι στιγμής. Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να αναγνωρίσουμε τις διεπαφές εξωτερικής και εσωτερικής επικοινωνίας στην εταιρεία και να ακολουθήσουμε τον κύκλο ζωής τους, ο οποίος μπορεί να είναι εκεί:
- Τηλεφωνικές κλήσεις (π.χ. μια φόρμα παραγγελίας που στη συνέχεια συμπληρώνεται)
- Κίνηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. η αλληλογραφία θα εκτυπωθεί για την επόμενη συνάντηση)
- Γράμματα
- Επίσκεψη επιχειρηματικού πελάτη (π.χ.: βλ. τηλεφωνικές κλήσεις)
- Συνοδευτικά έγγραφα
- Εσωτερική αλληλογραφία
Το επόμενο πράγμα που πρέπει να καθοριστεί είναι πότε και πού, στην περίπτωση των ηλεκτρονικών εντύπων, πραγματοποιείται η μετάβαση σε τυπωμένο χαρτί, καθώς και η διαδρομή από το χαρτί στην αρχειοθέτηση ή απλά στο καλάθι απορριμμάτων.
Σχεδιάστε έγγραφα ψηφιακά από τώρα και στο εξής
Από τώρα και στο εξής, κάντε χωρίς χαρτί όσο το δυνατόν περισσότερο: συναντήσεις, πρακτικά, εισερχόμενη αλληλογραφία, εξερχόμενα τιμολόγια και σημειώσεις μπορούν να δημιουργηθούν απευθείας στο PaperOffice. Οι εργασίες και οι ροές εργασίας υλοποιούνται επίσης ψηφιακά.
Ψηφιοποιήστε τα τιμολόγια και εφαρμόστε σταδιακά τη λογιστική χωρίς χαρτί
Η έκδοση τιμολογίων αυτή καθαυτή αποτελεί επίσης μέρος του γραφείου χωρίς χαρτί, αν και όχι μόνο σε αυτό το πλαίσιο. Η ψηφιοποίηση και η σωστή επεξεργασία αποτελούν πρόβλημα και πρέπει επίσης να σχεδιάζονται και να εφαρμόζονται καλά.
Όποιος διατηρεί τα τιμολόγιά του ψηφιακά και δημιουργεί επίσης την ψηφιακή του τήρηση βιβλίων αναγνωρίζει μεγαλύτερες δυνατότητες εξοικονόμησης και μπορεί να κάνει τη γενική λογιστική διαδικασία πιο αποτελεσματική.
Αποθήκευση δεδομένων
Εάν έχετε ήδη αποφασίσει ότι τα φυσικά σας αρχεία θα είναι τώρα ψηφιακά αρχεία, το άμεσο ερώτημα είναι πού θα αποθηκεύσετε αυτά τα ψηφιακά αρχεία. Θα τα αποθηκεύσετε σε μια βάση δεδομένων τοπικά ή σε μια εξωτερική συσκευή NAS;
Κατά τη μετάβαση σε ένα γραφείο χωρίς χαρτί, δεν πρέπει να τσιγκουνευτείτε σε μία από τις πιο σημαντικές πτυχές. Τοπική αποθήκευση δεδομένων και χρήση συσκευών NAS.
Ή δεν θέλετε να έχετε καθόλου την αποθήκευση δεδομένων ή τη βάση δεδομένων στην εταιρεία σας; Για να αποφύγετε πυρκαγιά, ληστεία κ.λπ., ωστόσο, η χρήση μιας λύσης cloud αποκλείεται για εσάς για νομικούς λόγους. Στη συνέχεια, φυσικά, η λύση της χρήσης της βάσης δεδομένων σε έναν αποκλειστικό διακομιστή, ο οποίος έχει εκχωρηθεί μόνο σε εσάς, είναι μια πολύ καλή λύση.
Η επιλογή είναι μεγάλη.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Εισαγωγή του PaperOffice DMS συν υλικό
Μετά την εγκατάσταση του λογισμικού στους υπολογιστές της εταιρείας, τα επίπεδα ιεραρχίας έχουν εκχωρηθεί και οι διακομιστές NAS έχουν ρυθμιστεί και δικτυωθεί, το λογισμικό εκπαιδεύεται.
Δεν υπάρχει ανάγκη για εξωτερικούς (συνήθως συνώνυμους με τους "ακριβούς") συμβούλους. Οι υπάλληλοι του PaperOffice είναι φυσικά διαθέσιμοι εάν απαιτείται. Οι περισσότερες από ένα εκατομμύριο εταιρείες που συνεργάζονται με το PaperOffice DMS παγκοσμίως έχουν μέχρι στιγμής τα πάει πολύ καλά με τα λεπτομερή σεμινάρια και τα βίντεο ή με τις τηλεφωνικές συμβουλές για ερωτήσεις σχετικά με το PaperOffice DMS.
Οι περισσότερες από τις διαδικασίες είναι αυτονόητες και συνοδεύονται από ένα πολύ καλά σχεδιασμένο μενού βοήθειας. Παρεμπιπτόντως, δεν χρειάζεται να είστε πεισματάρης για να κολλήσετε στις 30 ημέρες. Εάν όλοι όσοι εμπλέκονται στη μετάβαση από το αναλογικό στο ψηφιακό είναι της άποψης ότι θα λειτουργήσει, η διαδικασία μπορεί να συντομευθεί όπως επιθυμείτε.
Δομή φακέλου
Μια σημαντική δομή φακέλου είναι σημαντική, ώστε να μπορείτε εύκολα να βρείτε τον εαυτό σας μετά τη μετάβαση. Οργανώστε εύκολα τη δομή του ψηφιακού σας φακέλου σύμφωνα με την υπάρχουσα "πραγματική" δομή φακέλων σας.
Βασιστείτε στον αυτοματισμό
Χάρη στην έξυπνη αναγνώριση AI, μπορείτε να αναγνωρίσετε σημαντικά δεδομένα εγγράφων στο έγγραφο, να τα εξαγάγετε και να τα χρησιμοποιήσετε για λέξεις-κλειδιά εγγράφων. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και συνεπώς χρήμα.
-
Ολοκληρώστε τη μετάβαση στο γραφείο χωρίς χαρτί
Οι τελευταίες 30 ημέρες (ή λιγότερο) ξεκινούν και οι εργαζόμενοι ολοκληρώνουν τη φάση εκπαίδευσης και κατάρτισης. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν εκτυπώνονται πλέον, αλλά αποθηκεύονται.
Χρήση ροών εργασίας και σφραγίδων
Τα έγγραφα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να προσπελαστούν, να επεξεργαστούν και να διατεθούν σε άλλους υπαλλήλους ανά πάσα στιγμή μέσω της λειτουργίας ροής εργασίας στο PaperOffice DMS. Τα έγγραφα μεταφοράς από παραδόσεις ή εισερχόμενες επιστολές ψηφιοποιούνται χρησιμοποιώντας σαρωτή ή κάμερα κινητού τηλεφώνου και μετατρέπονται σε έγγραφα κειμένου χρησιμοποιώντας το λογισμικό OCR του PaperOffice.
Η λειτουργία σφραγίδας επιτρέπει την ενεργοποίηση διαφόρων ροών εργασίας και την εκτέλεση περαιτέρω ενεργειών. Οι δυναμικές μεταβλητές μπορούν να προστεθούν στις σφραγίδες και ακόμη και οι ειδοποιήσεις μέσω email αποστέλλονται αυτόματα κατά τη χρήση.
Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας
Υπάρχει μόνο ένας κεντρικός χώρος αποθήκευσης με λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Δεν τίθεται ποτέ ξανά το ερώτημα ποιος υπάλληλος έχει ένα συγκεκριμένο έγγραφο αποθηκευμένο στον υπολογιστή του και πώς να φτάσει σε αυτό επειδή βρίσκεται σε διακοπές και δεν είναι διαθέσιμος.
Μια μέθοδος κρυπτογράφησης δεδομένων που χρησιμοποιείται επίσης από τον αμερικανικό στρατό. Το επί του παρόντος δημοφιλές και προσοδοφόρο παιχνίδι των χάκερ με ransomware αναπηδά από το PaperOffice.
Παραμείνετε συνεπείς: Η αρχή είναι πάντα δύσκολη, γιατί οι διαδικασίες που έχουν δοκιμαστεί εδώ και χρόνια είναι νέες προς το παρόν. Μην επιστρέψετε στο παλιό μοτίβο.
Μείνετε συνεπείς και ζήστε την εμπειρία του γραφείου χωρίς χαρτί.
Ο απόλυτος οδηγός 5 βημάτων
Φιλοδώρημα
Δημιουργήσαμε τον απόλυτο οδηγό 5 βημάτων για να πάτε χωρίς χαρτί και να ψηφιοποιήσετε την επιχείρησή σας ως έγγραφο με δυνατότητα λήψης, αναφέροντας λεπτομερώς κάθε 5 βήματα και πόσος χρόνος χρειάζεται:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Ενδιάμεσο συμπέρασμα 2 /3
Με το σωστό λογισμικό, ένα γραφείο χωρίς χαρτί σημαίνει ότι δεν υπάρχει επιπλέον εργασία!
Το μόνο που χρειάζεται πραγματικά είναι κάποιο λογισμικό- Αυτοματοποιήστε πλήρως την παραλαβή των τιμολογίων μέσω εξατομικευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν τα τιμολόγια είναι διαθέσιμα ψηφιακά
- Στην περίπτωση χάρτινων τιμολογίων, χάρη στην ακεραιότητα του σαρωτή, μπορούν να καταγραφούν αυτόματα με σάρωση παρτίδας
- Δημιουργία ευρετηρίου και ανάγνωση σαρωμένων εγγράφων
- και το πιο σημαντικό πράγμα: μπορεί να αποθηκεύσει αυτόματα ψηφιακά και σαρωμένα έγγραφα ανάλογα με το περιεχόμενό τους!
Και αποφύγετε αυτό το συνηθισμένο λάθος
Σε κάθε περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή του λογισμικού σας εμπίπτει σε ένα DMS με το οποίο μπορείτε να πραγματοποιήσετε την αυτόματη καταγραφή (π.χ. παρακολούθηση καταλόγου) και τη διδασκαλία των εγγράφων ΜΌΝΟΙ σας, προκειμένου να μην μπείτε σε μια ανεξέλεγκτη παγίδα κόστους και να μην εξαρτάστε από τον κατασκευαστή!
