Εφαρμόστε σωστά την ψηφιακή επεξεργασία τιμολογίων σε 10 βήματα

Η ανάγκη για ψηφιοποίηση είναι πλέον μια σημαντική πτυχή για όλους.

Στον οδηγό μας θα βρείτε τώρα αρκετές αναφορές σχετικά με το πώς πρέπει να πραγματοποιείται η ψηφιοποίηση γύρω από τις εταιρείες και πόσα πλεονεκτήματα αυτό φέρνει για εσάς.

Αλλά σχεδόν κάθε 3 ερωτήσεις που έρχονται από τους πελάτες μας σχετίζονται με την ψηφιακή εφαρμογή της επεξεργασίας τιμολογίων. Έτσι αποφασίσαμε να ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε αυτό το θέμα.

Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency

Στο τρέχον άρθρο, εξετάζουμε λίγο βαθύτερα τις πληροφορίες σχετικά με την ψηφιακή επεξεργασία τιμολογίων. Τα πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης των τιμολογίων. Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να εφαρμόσετε τα πάντα και να περιγράψετε τον αντίκτυπο μιας επιτυχημένης εφαρμογής.

Πριν στραφούμε στην πραγματική εφαρμογή, ας απαντήσουμε στην ερώτηση:

Γιατί είναι απαραίτητη η ψηφιοποίηση τιμολογίων και εγγράφων σε εταιρείες;

Αυτή είναι μια ερώτηση που κάνουν όλο και περισσότερες εταιρείες: "Πρέπει πραγματικά να ψηφιοποιήσω τη λογιστική μου"; Η απάντηση είναι ναι, πρέπει. Μεταξύ άλλων, επειδή ο νομοθέτης απαιτεί να είναι έτσι. Όλο και περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν την ανάγκη συμμόρφωσης με την τεκμηρίωση της διαδικασίας.

Τι απαιτούν οι νομικοί κανονισμοί;

Οι νομικοί κανονισμοί απαιτούν τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις σχετικά με την παραλαβή, την επεξεργασία και την αρχειοθέτηση όλων των εισερχόμενων εγγράφων που σχετίζονται με τις δοκιμές.

Στο τρέχον άρθρο μας δείχνουμε μερικά πρακτικά παραδείγματα. Πώς μπορείτε εύκολα να λύσετε την ψηφιοποίηση χάρη στο PaperOffice DMS. Αλλά πρώτα ερχόμαστε στα γενικά πλεονεκτήματα της ψηφιακής επεξεργασίας τιμολογίων.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης;

Στον σημερινό κόσμο του οικιακού γραφείου και των ψηφιακών μέσων, εξακολουθεί να είναι συνηθισμένο να βλέπουμε λογαριασμούς χαρτιού να συσσωρεύονται σε ράφια και τραπέζια.

Οι κύριοι λόγοι για τη χρήση χαρτιού είναι ότι οι εργαζόμενοι δυσκολεύονται να αποδεχτούν την ψηφιοποίηση ή να ξεκινήσουν με αυτήν. Βρίσκεται στις προκλήσεις της αντιμετώπισης της αλλαγής και της ψηφιοποίησης.

Paperless work through digital processes

Αντίγραφο φυσικού εγγράφου παρά την ψηφιοποίηση

Πολλοί άνθρωποι θέλουν να κρατήσουν ένα φυσικό αντίγραφο των εγγράφων με τα οποία εργάζονται. Αλλά η διαδικασία χειρισμού χαρτιού που έχει δοκιμαστεί εδώ και χρόνια παίζει επίσης ρόλο εδώ.

Σχετικά με το θέμα της μετατροπής χωρίς χαρτί έχουμε ήδη γράψει ένα λεπτομερές άρθρο. Εδώ εξετάζουμε ρητά το θέμα της ψηφιακής λογιστικής.

Η μη αυτόματη εισαγωγή του τιμολογίου όχι μόνο σημαίνει πολύ χρόνο, αλλά και κρυφό υψηλό κόστος. Το να το κάνετε σωστά μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο και χρήμα.

Τα βασικά πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν:

• Μπορείτε να βρείτε οποιοδήποτε τιμολόγιο σε δευτερόλεπτα / εξοικονομήστε χρόνο

  Επειδή χάρη στην ψηφιοποίηση των εγγράφων σας, μπορείτε να βρείτε όλα τα τιμολόγια που είναι αποθηκευμένα στο PaperOffice μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Δεν χρειάζεται πλέον να ξεφυλλίζετε με κόπο πυκνούς φακέλους. Ψηφιοποιώντας όλα τα τιμολόγια στην εταιρεία σας, χρειάζεστε μόνο μερικά κλικ για να τα βρείτε στο σύστημα.

  Αυτό μας οδηγεί και στο δεύτερο σημείο:

• Επωφελείστε από τη βελτιστοποιημένη εξοικονόμηση εργασίας / χαρτιού

  Δεν χρειάζεστε πλέον χώρο για φυσικούς φακέλους. Από τώρα και στο εξής μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα τιμολόγιά σας στο PaperOffice. Η μείωση της κατανάλωσης χαρτιού οδηγεί σε καθαρά και τακτοποιημένα γραφεία.

• Απλοποιήστε τις λογιστικές διαδικασίες / Για παράδειγμα με τις ροές εργασίας

  Με την ψηφιακή διαχείριση των τιμολογίων σας, εξοικονομείτε χρόνο και προσπάθεια. Καθώς και το κόστος για τη δημιουργία, την παράδοση και την επεξεργασία. Μην δημιουργείτε αντίγραφα για σύνθετες εργασίες, ροές εργασίας και προώθηση. Όλα λειτουργούν ψηφιακά και είναι διαφανή και κατανοητά.

  Χάρη στην ψηφιοποίηση των τιμολογίων σας, δεν θα χάνετε πλέον πολύτιμες προθεσμίες έκπτωσης.

• Ορισμός δικαιωμάτων για πρόσβαση με πάτημα κουμπιού

  Τα ατομικά δικαιώματα πρόσβασης σε μεμονωμένα έγγραφα και φακέλους εξασφαλίζουν σαφή ασφάλεια. Μπορείτε να παραχωρήσετε πρόσβαση σε άτομα ή ολόκληρα τμήματα. Όπως η λογιστική.

• Αυτόματος εντοπισμός επαφών

  Το PaperOffice αναγνωρίζει έξυπνα τα δεδομένα διευθύνσεων στο περιεχόμενο του εγγράφου. Στη συνέχεια, συνδέστε λογικά το έγγραφο με τις υπάρχουσες επαφές σας. Αυτό επιτρέπει, μεταξύ άλλων, την εμφάνιση όλων των εγγράφων για μια συγκεκριμένη επαφή με λίγα μόνο κλικ.

• Αυτοματοποιημένη λέξη-κλειδί

  Το PaperOffice σας υποστηρίζει με έξυπνη αναγνώριση AI και λέξεις-κλειδιά. Με αυτόν τον τρόπο, αναζητείται το τιμολόγιο για τα πιο σημαντικά δεδομένα εγγράφων.

  Το KI PIA διαβάζει έξυπνα τα δεδομένα από το έγγραφο. Στη συνέχεια, αρχειοθετήστε το έγγραφο με πλήρεις λέξεις-κλειδιά. Εάν είναι απαραίτητο με τη δοκιμή σας ή αυτόματα στο παρασκήνιο.

• Λειτουργία ενσωμάτωσης / εξαγωγής για φορολογικούς συμβούλους

  Μπορείτε εύκολα να παραδώσετε τα τιμολόγιά σας. Με εκχώρηση λογαριασμού και λέξη-κλειδί. Χάρη στη σύνθετη αναζήτηση, έχετε όλα όσα χρειάζεστε για την εξαγωγή. Όπως όλοι οι λογαριασμοί από τον περασμένο μήνα, για παράδειγμα.

  Συμπεριλαμβανομένης της δομής του φακέλου, του αρχείου PDF, του αρχείου Excel με όλες τις πληροφορίες. Ως αποτέλεσμα, ο λογιστής ή ο λογιστής σας μπορεί εύκολα να εισαγάγει την τεκμηρίωση.

• Γρήγορες επιλογές επεξεργασίας

  Η λογιστική μπορεί να εφαρμοστεί γρήγορα στο μέλλον. Όχι μόνο μπορείτε να βρείτε όλα τα έγγραφα αμέσως, αλλά μπορείτε επίσης να τα επεξεργαστείτε / ταξινομήσετε απευθείας, για παράδειγμα. Όλες οι νομικές απαιτήσεις πληρούνται χάρη στην αρχειοθέτηση χωρίς έλεγχο. Ο έλεγχος και η έγκριση είναι λοιπόν παιδικό παιχνίδι.

  Η ψηφιοποίηση των τιμολογίων είναι αναπόφευκτη για διάφορους λόγους. Πολλές εταιρείες είναι επίσης ήδη πεπεισμένες ότι η ψηφιοποίηση των τιμολογίων είναι το μέλλον. Αυτό πρέπει επίσης να γίνει αποδεκτό σήμερα και τώρα.

  Ωστόσο, πολλοί εξακολουθούν να φοβούνται ότι αυτό το βήμα θα συνδεθεί με ένα μακρύ έργο. Το οποίο θα είναι δύσκολο, ακριβό, επικίνδυνο και αποσταθεροποιητικό. Τα καλά νέα είναι ότι τελικά, χάρη στο PaperOffice, αυτό δεν ισχύει πλέον!

Τι πρέπει να ληφθεί υπόψη πριν από την ψηφιοποίηση των τιμολογίων;

Πρώτα απ 'όλα, είναι σημαντικό να μην συγχέουμε ή να μειώσουμε την ψηφιοποίηση στη σάρωση των εισερχόμενων τιμολογίων. Έτσι ώστε να μπορούν στη συνέχεια να μπουν στη διαδικασία ροής εργασίας για επικύρωση, πληρωμή και αρχειοθέτηση πιο εύκολα και γρήγορα. Η ψηφιοποίηση είναι πολύ περισσότερο.

Πλεονεκτήματα της αναγνώρισης κειμένου OCR: Χάρη στην αναγνώριση κειμένου OCR, πολλά πράγματα μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Για παράδειγμα με την τεχνητή νοημοσύνη (AI). Με αυτόν τον τρόπο, οι λειτουργίες εκμάθησης γίνονται όλο και πιο ισχυροί και αξιόπιστοι αλγόριθμοι ανίχνευσης.

Τα στοιχεία που εμφανίζονται στο τιμολόγιο μπορούν να αναγνωριστούν αμέσως και να εξαχθούν από το έγγραφο. Το έγγραφο αρχειοθετείται και μπορεί να διατεθεί στο λογιστικό σύστημα ή στο σύστημα ERP.

Για παράδειγμα, με την ψηφιοποίηση, ο πάροχος χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών επωφελείται από αξιόπιστες πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο κατά τη λήψη του τιμολογίου.

Φτάνουμε στο πραγματικό ερώτημα αυτού του άρθρου:

Πώς μπορώ να υλοποιήσω την επεξεργασία τιμολογίων;

Εάν διαχειρίζεστε τα τιμολόγιά σας με το PaperOffice, η επεξεργασία των εισερχόμενων τιμολογίων είναι εντελώς ηλεκτρονική. Θα λάβετε ήδη το εισερχόμενο τιμολόγιο ψηφιακά, δηλαδή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σαρώνοντάς το. Αυτό δεν έχει καμία διαφορά.

Ψηφιοποιήστε τα εισερχόμενα τιμολόγια με το DropMail, πώς;

Εάν λαμβάνετε ήδη τα εισερχόμενα τιμολόγιά σας σε ψηφιακή μορφή, συνιστούμε τη μονάδα DropMail που είναι ενσωματωμένη στο PaperOffice. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου DropMail στο PaperOffice. Στέλνετε τιμολόγια μόνο σε αυτούς.

Όλα τα τιμολόγια που αποστέλλονται στη διεύθυνση DropMail ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρχειοθετούνται αυτόματα στο PaperOffice. Με καθορισμένους κανόνες αρχειοθέτησης και χωρίς εργασία.

Το PaperOffice αναγνωρίζει το τιμολόγιο και διαβάζει τα σχετικά δεδομένα. Στη συνέχεια, το λογισμικό αρχειοθετεί το τιμολόγιο στον κατάλληλο φάκελο. Χάρη στην έξυπνη τεχνητή νοημοσύνη, ξεκινούν προαιρετικά περαιτέρω διαδικασίες έγκρισης, εργασίες και ροές εργασίας.

Ενημερώνονται όλοι οι εργαζόμενοι που πρόκειται να συμμετάσχουν στη διαδικασία. Η ροή εργασιών τιμολογίων εκτελείται αυτόματα.

Βήμα προς βήμα ψηφιακή επεξεργασία τιμολογίων:

Digital invoice processing with DropMail shown step by step

Απόδειξη τιμολογίου

Απλώς δημιουργήστε την επιθυμητή διεύθυνσή σας με τη μορφή "meine_rechnungen@paperoffice.com", καθορίστε μια μάσκα αποθήκευσης ή ενεργοποιήστε την PIA και αυτό είναι όλο!

Ψηφιακή επεξεργασία τιμολογίων

Το PaperOffice καταγράφει αυτόματα το τιμολόγιο και ξεκινά την επεξεργασία

Οι καθορισμένοι κανόνες κατάθεσης εκτελούνται. Η αρχειοθέτηση με έλεγχο πραγματοποιείται αυτόματα στο παρασκήνιο σύμφωνα με το σχέδιο.

Μπορείτε να ελέγξετε το τιμολόγιο, να το εγκρίνετε και να εκτελέσετε ροές εργασίας.

Διαβιβάζω

Εξαγάγετε τα τιμολόγια στον φοροτεχνικό ή σε συστήματα τρίτων με σχετικές πληροφορίες.