Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές
Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω
Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους
Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές
Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω
Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους
Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.
Η ψηφιοποίηση ή ο ψηφιακός μετασχηματισμός των έντυπων εγγράφων σας είναι η προϋπόθεση για την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία της εταιρείας σας. Η ανάγκη για ψηφιοποίηση είναι πλέον μια σημαντική πτυχή για όλους.
Επαγγελματική συμβουλή
Στο τρέχον άρθρο, εξηγούμε τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης, απαριθμούμε τις λειτουργίες και περιγράφουμε τον αντίκτυπο μιας επιτυχημένης εφαρμογής.Καθώς ολόκληρος ο κόσμος γίνεται όλο και πιο «ψηφιακός», όλο και περισσότερες εταιρείες, ιδίως ΜΜΕ, χρειάζονται μια «ώθηση» για να ξεκινήσουν. Επειδή πολλοί είναι ήδη τρομοκρατημένοι με την απλή σκέψη να αφοσιωθούν στο θέμα ή να ασχοληθούν με αυτό.
Στο τρέχον άρθρο, θα σας δείξουμε ότι η μετάβαση από τα έντυπα έγγραφα στα ψηφιακά έγγραφα είναι πολύ πιο εύκολη από ό, τι φαίνεται στους εφιάλτες σας. Ακολουθήστε τις συμβουλές μας ότι θα αποδώσει για την επιχείρησή σας.
Σε κάποιο βαθμό, το αναλογικό αρχείο εξακολουθεί να αποτελεί αναγκαιότητα ακόμη και σήμερα. Ωστόσο, το 99% του χρόνου δεν χρειάζεται να εργαστείτε με αυτό.
Αντίθετα, το τυπωμένο χαρτί είναι ένας αναχρονισμός που διατηρείται είτε από συνήθεια είτε καθαρά τεχνικά επειδή ορισμένα έγγραφα πρέπει να διατηρούνται με τη μορφή με την οποία συντάχθηκαν, όπως πράξεις ή συμβάσεις. Αλλά αυτά μπορούν επίσης να σαρωθούν για να εργαστούν με το αντίστοιχο περιεχόμενό τους στον υπολογιστή.
Το πραγματικό ταξίδι στο αρχείο, η αναζήτηση σε ράφια ή ντουλάπια αρχειοθέτησης, η αφαίρεση του εγγράφου, η εργασία με αυτό και η επαναφορά του και η τακτοποίησή του ξανά στο αρχείο. Η απλή περιγραφή και ανάγνωση αυτής της διαδικασίας απαιτεί πολύ χρόνο. Η κλήση του ψηφιακού αρχείου, από την άλλη πλευρά, απαιτεί μερικά κλικ και τίποτα περισσότερο.
Πριν φτάσουμε στα οφέλη, ας απαντήσουμε στην ακόλουθη ερώτηση:
Ευέλικτη εργασία, όπου κι αν βρίσκεστε
Βελτιστοποίηση όλων των ροών εργασίας
Ψηφιακή παραλαβή και αποστολή
Μείωση του κόστους σε όλους τους τομείς
Απλουστευμένη διαχείριση των προθεσμιών
Ταχύτερη εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία
Ενσωμάτωση σε λογισμικό γραφείου
Αναζήτηση περιεχομένου με χρήση λέξεων-κλειδιών
Εξοικονόμηση ωρών εργασίας
Μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση σε μορφή PDF/A
Ενώ οι μεγάλες εταιρείες έχουν διορίσει εδώ και καιρό αξιωματικούς ψηφιοποίησης που ασχολούνται με το θέμα της μετατροπής αναλογικών εγγράφων πλήρους απασχόλησης, οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις συνήθως στερούνται ανθρώπινου δυναμικού, ειδικά επειδή απαιτούνται κατάλληλα επαγγελματικά προσόντα.
Ωστόσο, αυτό είναι ένα κοινό λάθος και οδηγεί σε κακές επενδύσεις, επειδή πολλοί κατασκευαστές εκμεταλλεύονται αυτή την άγνοια.
Δεν χρειάζεστε έναν ειδικό πληροφορικής ή έναν εκπαιδευμένο βιβλιοθηκονόμο!
Το μόνο που χρειάζεστε πραγματικά είναι
Μερικές φορές το υλικό είναι συχνά ήδη εκεί, έχει περισσότερες δυνατότητες από πριν και μπορεί να χρησιμοποιηθεί αμέσως.
Φιλοδώρημα
Παρεμπιπτόντως, υπάρχει ένα ειδικό άρθρο σχετικά με το θέμα της "ψηφιακής επεξεργασίας τιμολογίων", το οποίο ανέφερε τα πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης ή της ψηφιακής επεξεργασίας τιμολογίων:
Με απλά λόγια, είναι η διαδικασία αντικατάστασης ενός φυσικού εγγράφου, με την έννοια του χαρτιού, με μια ψηφιακή μορφή.
Οι περισσότεροι άνθρωποι πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τη διαδικασία, τουλάχιστον με υποτυπώδη τρόπο. Ένα έγγραφο σαρώνεται ή φωτογραφίζεται, για το οποίο χρησιμοποιούνται συνήθως σαρωτές. Ωστόσο, εξαρτάται από την αντίστοιχη διεπαφή. Ένα έγγραφο μπορεί επίσης να ψηφιοποιηθεί χρησιμοποιώντας μια κάμερα κινητού τηλεφώνου.
Για πολλές εταιρείες, η μετάβαση από χαρτί και φακέλους σε ηλεκτρονικές μορφές είναι ένα από τα πιο σημαντικά και επίσης σημαντικά μέτρα στη διαδικασία ψηφιοποίησης.
Με το PaperOffice, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να σαρώσετε το έγγραφό σας με το σαρωτή σας (το PaperOffice συνεργάζεται με όλους) και το PaperOffice δημιουργεί μια ψηφιακή έκδοση.
Φιλοδώρημα
Σχετικά με το θέμα "Αυτοματοποιημένη αρχειοθέτηση έντυπων εγγράφων" υπάρχει ένα βίντεο στο YouTube που εξηγεί αυτή τη διαδικασία με κατανοητό τρόπο:
Τα έγγραφα σάρωσης προστίθενται μέσω της ενσωματωμένης μονάδας σαρωτή ScanConnect, η οποία, μεταξύ άλλων, επιτρέπει τη λήψη εγγράφων από όλους τους σαρωτές, τις πολυλειτουργικές συσκευές, τις εφαρμογές για κινητά και επίσης τις μεγάλες φωτοαντιγραφικές συσκευές, όπως η εταιρεία Konica Minolta, η Develop, η Canon, η Xerox και άλλες.
Λαμβάνεται υπόψη η αυτόματη έκδοση για υπάρχοντα έγγραφα και η μέθοδος σάρωσης χάρη στις διαχωριστικές σελίδες υποστηρίζεται για μαζικές σαρώσεις στοίβων εγγράφων και στη συνέχεια υποδιαίρεση σε μεμονωμένα έγγραφα.
Εάν σαρώσετε πολλά έγγραφα, το PaperOffice είναι ιδιαίτερα χρήσιμο επειδή αναγνωρίζει διαχωριστικά φύλλα και διαχωρίζει τα έγγραφα για αρχειοθέτηση. Ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν η εταιρεία σας εργάζεται τακτικά με έγγραφα σύνθετης μορφής είναι ότι το PaperOffice χρησιμοποιεί ένα AI για να αναγνωρίσει το περιεχόμενο στα έγγραφά σας, όπως: σύνολα, τύπους εγγράφων, ημερομηνίες, στοιχεία επικοινωνίας κ.λπ.
Τώρα το κείμενο σε ένα έγγραφο δεν πρέπει μόνο να είναι αναγνώσιμο, αλλά και να είναι διαθέσιμο με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορείτε εύκολα να αναζητήσετε ένα απόσπασμα κειμένου.
Μόλις τα έγγραφα εισαχθούν στο PaperOffice, η PIA φροντίζει για όλα όσα διαφορετικά σας κρατούν ψηλά.
Δεν έχει σημασία τι και δεν έχει σημασία από ποια πηγή σαρωτή!
Αυτό σημαίνει ότι η PIA σας παρέχει τη δική σας ισχυρή μηχανή αναζήτησης για όλες τις πληροφορίες σας, η οποία μπορεί να αναζητήσει και να βρει κείμενο με βάση τις κλασικές μηχανές αναζήτησης όπως το Google, αλλά μπορεί επίσης να κάνει το όλο θέμα οπτικά, δηλαδή να συγκρίνει και να αναγνωρίσει ένα έγγραφο οπτικά μπορεί.
Το PaperOffice θα αναγνωρίσει αυτόματα όλα τα έγγραφα που έχουν διδαχθεί από την PIA από αυτό το χρονικό σημείο, το οποίο με τη σειρά του μπορεί να ενεργοποιήσει τους αυτόματους κανόνες και την κατάθεση μασκών.
Για να αποθηκεύσετε αυτόματα τα έγγραφα και τις αποδείξεις σας, το έγγραφο διδάσκεται πρώτα στο PaperOffice. Οι μάσκες αρχειοθέτησης στο PaperOffice φροντίζουν για τη θέση ευρετηρίασης και αρχειοθέτησης.
Μόλις αναγνωριστεί ένα ενσωματωμένο πρότυπο εγγράφου, ενεργοποιείται αυτόματα μια μάσκα αποθήκευσης, η οποία είναι υπεύθυνη για την αυτοματοποιημένη λέξη-κλειδί και τη θέση αποθήκευσης.
Οι μάσκες αποθήκευσης δεν μπορούν μόνο να ενεργοποιηθούν αυτόματα από τα ενσωματωμένα πρότυπα εγγράφων - μπορούν επίσης να επιλεγούν χειροκίνητα στο παράθυρο διαλόγου PIA.
Η PIA γίνεται εντελώς αυτόνομη, χωρίς καμία αλληλεπίδραση του χρήστη και για απεριόριστο αριθμό εγγράφων σύμφωνα με τις καθορισμένες μάσκες αποθήκευσης:
Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές κατά την αποθήκευση εγγράφων μέσω ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι η συμμόρφωση με τους νομικούς κανονισμούς ή τις απαιτήσεις του GoBD.
Η συντομογραφία GoBD αντιπροσωπεύει τις "Αρχές για τη σωστή διαχείριση και αποθήκευση βιβλίων, αρχείων και εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή και για πρόσβαση σε δεδομένα".
Συγκεκριμένα, λόγω της απόδειξης ελέγχου, η αποθήκευση εγγράφων υψηλής κρυπτογράφησης απευθείας σε μια κεντρική βάση δεδομένων SQL PaperOffice πληροί όλες τις απαιτήσεις για πρότυπα εγγράφων και νομικές οδηγίες ή το υψηλότερο γερμανικό πρότυπο GOBD στον κόσμο.
Ο όρος versioning δεν είναι μια ξένη λέξη μέσα σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS). Η ανάγκη χρήσης ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων που διαθέτει έλεγχο έκδοσης συμβατό με GoBD και έκδοση με έλεγχο είναι σαφέστερη από ποτέ.
Ο όρος versioning μπορεί να εξηγηθεί πολύ εύκολα: Συνολικά, πρόκειται για τη λειτουργικότητα που χρησιμοποιείται για την καταγραφή αλλαγών σε έγγραφα ή αρχεία. Η αλλαγή εγγράφου μπορεί να εντοπιστεί και να αποθηκευτεί ως σκιώδες αντίγραφο ως νέα έκδοση εγγράφου.
Κάθε αλλαγή εγγράφου τοποθετεί μια "νεότερη" έκδοση του εγγράφου σε μια αντίστοιχη αρχειοθήκη. Η καταγραφή καθιστά τις αλλαγές διαφανείς και ανιχνεύσιμες ανά πάσα στιγμή. Σε αυτό το σημείο, ο επόμενος θεατής γνωρίζει πότε και από ποιον συντάκτη έγινε η αλλαγή στο έγγραφο. Αυτό σας δίνει μια επισκόπηση ολόκληρου του κύκλου ζωής του εγγράφου. Η διαχείριση εκδόσεων μπορεί να γίνει αυτόματα ή χειροκίνητα.
Προκειμένου να διασφαλιστεί η ασφάλεια των αναθεωρήσεων, όλες οι λεπτομέρειες μιας αλλαγής σε έγγραφα και αρχεία πρέπει να είναι σαφώς ανιχνεύσιμες. Πρέπει να διασφαλιστεί ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι μπορούν να κάνουν μια τέτοια αλλαγή. Αλλά είναι εξίσου σημαντικό να γνωρίζουμε χρόνια αργότερα ποιοι υπάλληλοι άλλαξαν τι και πότε.
Το γεγονός ότι η ψηφιοποίηση των αναλογικών εγγράφων έχει πλεονεκτήματα αποδεικνύεται σαφώς.
Η πιο ακριβή παραλλαγή της ψηφιοποίησης είναι η ανάθεση μιας εταιρείας που ειδικεύεται σε αυτό. Ανάλογα με τις περιστάσεις, τα αρχεία και οι φάκελοι από το αρχείο αποστέλλονται στην εταιρεία ως φορτίο, όπου ψηφιοποιούνται και αποστέλλονται ξανά. Η μορφή των δεδομένων που πρόκειται να ψηφιοποιηθούν είχε καθοριστεί προηγουμένως. Αλλά δώστε σημαντικά δεδομένα της εταιρείας; Παρόλο που όλες οι εταιρείες που ασχολούνται με την ψηφιακή αρχειοθέτηση διασφαλίζουν το υψηλότερο επίπεδο εμπιστευτικότητας, δεν υπάρχουν εγγυήσεις.
Κατόπιν αιτήματος, οι εταιρείες μπορούν επίσης να φέρουν ένα φορτηγό με σαρωτές τυμπάνων και να ψηφιοποιήσουν απευθείας στο χώρο στάθμευσης, στο χώρο στάθμευσης των δικών τους εγκαταστάσεων της εταιρείας. Ωστόσο, αυτό αυξάνει σημαντικά το νομοσχέδιο. Η δαπανηρή υπηρεσία εκτός σπιτιού, η οποία μπορεί να διαρκέσει αρκετές ημέρες ανάλογα με το μέγεθος του αρχείου, πρέπει να πληρωθεί ξεχωριστά.
Ευτυχώς για όλες τις εταιρείες, ενώ τα αρχεία πρέπει να είναι αρχεία, οι πληροφορίες που περιέχουν, είτε αναλογικές είτε ψηφιακές, δεν χρειάζεται να είναι όλες διαθέσιμες ταυτόχρονα. Αυτό επιτρέπει στις εταιρείες να ψηφιοποιούν τα αρχεία βήμα προς βήμα, σύμφωνα με την αρχή της εφοδιαστικής του last in <> first out. Ψηφιοποιήστε πρώτα τα πιο πρόσφατα ληφθέντα αναλογικά έγγραφα.
Τα σύγχρονα έγγραφα χρειάζονται συνήθως πολύ περισσότερα από τα χρονικά απομακρυσμένα έγγραφα στην καθημερινή ροή εργασίας. Επομένως, θα πρέπει πρώτα να ψηφιοποιήσετε αυτά τα έγκαιρα έγγραφα, γεγονός που επιταχύνει τη διαδικασία εργασίας χάρη στην καλύτερη διαθεσιμότητά σας. Στην καλύτερη περίπτωση, υπάρχει μια ισορροπία μεταξύ της προσπάθειας που απαιτείται για την ψηφιοποίηση (αφαίρεση του αρχείου, σάρωση, αποθήκευση ψηφιακά, επαναφορά του αναλογικού εγγράφου) και της επιτάχυνσης της διαδικασίας που είναι τώρα διαθέσιμη, καθώς δεν χρειάζεται να μεταβείτε στο αρχείο και μπορείτε να κάνετε όλες τις διαδικασίες στον υπολογιστή.
Ένα άλλο θετικό αποτέλεσμα αυτής της προσέγγισης είναι ότι οι περίοδοι διατήρησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν βέλτιστα προκειμένου να μειωθεί το αναλογικό απόθεμα αρχειοθέτησης και να μην ψηφιοποιηθούν αρχεία των οποίων οι περίοδοι διατήρησης λήγουν έξι μήνες αργότερα.
Ο αριθμός των διοικητικών υπαλλήλων σε μια εταιρεία ή ο αριθμός των θέσεων εργασίας ΣΟΑΣ που αμφισβητούνται μερικές φορές ποικίλλουν σημαντικά, οπότε είναι αδύνατο να πούμε πόσους από τους υπαλλήλους πρέπει να αναθέσετε με ψηφιοποίηση σε σχέση με το μέγεθος της εταιρείας.
Τουλάχιστον, κάθε υπάλληλος θα πρέπει να έχει πρόσβαση σε μια συσκευή με λειτουργία σαρωτή, κατά προτίμηση σε έναν σαρωτή εγγράφων που επιτρέπει τη σάρωση πολλαπλών τροφοδοσιών καθώς και σε διαφορετικές μορφές.
Το εύρος κάθε ψηφιοποίησης είναι εξίσου δύσκολο με τον αριθμό των ατόμων που εμπλέκονται στην ψηφιοποίηση, διότι με αυτό το σύστημα, η ψηφιοποίηση είναι σχεδόν συμπτωματική. Αυτό μπορεί να εφαρμοστεί, για παράδειγμα, με τη μορφή που ο υπάλληλος Z επεξεργάζεται μια διαδικασία σε σχέση με την εταιρεία XYZ. Ταυτόχρονα, αυτό θα μπορούσε να είναι το έναυσμα για την ψηφιοποίηση ολόκληρου του αναλογικού αρχειοθετημένου αρχείου στην εταιρεία XYZ.
Ωστόσο, μια μακροπρόθεσμη επιχειρηματική σχέση, για παράδειγμα, μπορεί να εκδηλωθεί σε αρκετά μεγάλο αριθμό αρχείων. Μια άλλη παραλλαγή θα ήταν η ψηφιοποίηση μόνο ορισμένων τμημάτων της επιχειρηματικής σχέσης, ακριβώς εκείνων που υπόκεινται στην πιο συχνή επεξεργασία. Για παράδειγμα, τιμολόγηση ή δελτία παράδοσης. Με το κατάλληλο λογισμικό, η ψηφιοποίηση που συνοδεύει τη διαδικασία μπορεί να εφαρμοστεί χωρίς προβλήματα.
Φιλοδώρημα
Δημιουργήσαμε τον απόλυτο οδηγό 5 βημάτων για να πάτε χωρίς χαρτί και να ψηφιοποιήσετε την επιχείρησή σας, αναφέροντας λεπτομερώς κάθε 5 βήματα και πόσος χρόνος χρειάζεται:
Όποιος, ως επιχειρηματίας ή υπεύθυνος άνθρωπος, θέλει να κάνει τη ζωή πραγματικά δύσκολη για τον εαυτό του και τους υπαλλήλους του όσον αφορά την ψηφιοποίηση, συγκεντρώνει το λογισμικό:
Ένα πρόγραμμα για τη συλλογή των δεδομένων από τη διαδικασία σάρωσης.
Ένα λογισμικό OCR για αναγνώριση κειμένου.
Ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων.
Ένα λογισμικό αναζήτησης και ούτω καθεξής.
Στο τέλος όλα καταλήγουν σε κάποιο σύννεφο.
Εν ολίγοις: Οι νέοι ερευνούν χωρίς ομοιοκαταληξία ή λόγο.
Η σύνθεση λογισμικού πολλών εταιρειών μοιάζει με την ιστορία της εταιρείας τους, μια δομή που έχει αναπτυχθεί αργά. Είναι τόσο περίπλοκο που μόνο λίγοι μακροχρόνιοι υπάλληλοι το καταλαβαίνουν.
Η καλύτερη λύση είναι το λογισμικό που εκτελεί όλες τις διαδικασίες από τη σάρωση έως την παροχή έως την αρχειοθέτηση και ταυτόχρονα προσφέρει διεπαφές για τη σύνδεση άλλου λογισμικού. Ένα λογισμικό με αυτονόητη πλοήγηση μενού που τελικά δίνει στα ψηφιακά έγγραφα μιας εταιρείας ένα σπίτι που πληροί επίσης όλες τις απαιτήσεις όσον αφορά τον χειρισμό και την επεξεργασία δεδομένων καθώς και την ασφάλεια.
Αυτό είναι σωστό, αλλά κάτι απλό και λειτουργικό πάθος είναι καλύτερο από έναν χείμαρρο τεχνικής ορολογίας πληροφορικής που κάνει τους υπαλλήλους να ξεσπούν σε ιδρώτα.
Το PaperOffice είναι ιδανικό για την ψηφιοποίηση εγγράφων.
Το DMS σημαίνει λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και προορίζεται για τη διαχείριση εγγράφων, ειδικά ψηφιακών εγγράφων, τα οποία περιλαμβάνουν τη μετατροπή από αναλογικό σε ψηφιακό. Το PaperOffice DMS είναι ένα τέτοιο λογισμικό. Το εύρος των λειτουργιών του είναι εξίσου αξιοσημείωτο με τη διαισθητικά σχεδιασμένη πλοήγηση μενού, η οποία απαιτεί μόνο μικρή εκπαίδευση. Δεν χρειάζεστε ακριβούς συμβούλους στο χώρο του ξενοδοχείου. Τα καλά εξηγημένα εκπαιδευτικά βίντεο στο PaperOffice DMS μπορούν να το κάνουν αυτό εξίσου καλά και πολύ φθηνότερα, δωρεάν.
Σάρωση, OCR, αρχειοθέτηση με αυτόματη λέξη-κλειδί, συγχώνευση εγγράφων που ελέγχονται από AI, ενσωματωμένη μηχανή αναζήτησης, λειτουργία ροής εργασιών, κρυπτογράφηση με 1024Mbit, άμεση ενσωμάτωση στο MS Office, προστασία από ransomware, αυτοματοποιημένη δημιουργία προτύπων, λειτουργία σφραγίδας, διαχείριση εργασιών και σημειώσεων.
Αυτές είναι μερικές από τις πιο σημαντικές λειτουργίες του PaperOffice DMS και όπως είπα, ούτε εσείς ούτε οι υπάλληλοί σας πρέπει να ολοκληρώσετε ένα πτυχίο πληροφορικής.
Συνιστούμε στους πελάτες μας να αρχειοθετούν τα ψηφιοποιημένα δεδομένα είτε σε μια βάση δεδομένων που βρίσκεται σε μια συσκευή NAS όπως το Synology ή το QNAP είτε σε έναν αποκλειστικό διακομιστή. Με τον δικό σας εξωτερικό (αποκλειστικό) διακομιστή PaperOffice, έχετε όλα τα πλεονεκτήματα ενός cloud με τέλεια προστασία δεδομένων και εξοικονομείτε χρήματα και πολλή δουλειά κάθε μήνα.
Με έναν διακομιστή PaperOffice έχετε όλα τα πλεονεκτήματα μιας λύσης cloud με μία μόνο τεράστια διαφορά: Είναι ο δικός σας αποκλειστικός διακομιστής βάσης δεδομένων και κανείς δεν έχει πρόσβαση σε αυτόν εκτός από εσάς.
Δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε διακομιστή; Κανένα πρόβλημα.
Ένα NAS, ένας δικτυακός χώρος αποθήκευσης, στα γερμανικά μια συσκευή αποθήκευσης με σύνδεση δικτύου, καθώς και το συμβατό λογισμικό για το PaperOffice DMS και το εσωτερικό cloud είναι έτοιμα. Απολύτως ασφαλές από την περιέργεια της κατάστασης και του μη κράτους και, χάρη στη λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, επίσης ασφαλές από μια συντριβή του σκληρού δίσκου.
2. Δεν υπάρχει κανείς κατάλληλο λογισμικό DMS. Κάθε DMS έχει την αιτιολόγησή του και τελικά το προϊόν πρέπει να ταιριάζει στο σκοπό.
3. Είτε πρόκειται για τον δικό σας διακομιστή, τον αποκλειστικό διακομιστή PaperOffice στο κέντρο δεδομένων της Strato AG στο Βερολίνο (Γερμανία) ή το NAS - αποθηκεύστε το δικό σας ΠΟΤΕ έγγραφο σε αποθήκευση cloud τρίτου μέρους που α) δεν χρησιμοποιείται σε αποκλειστική βάση και β) δεν βρίσκεται σε ασφαλή χώρα γ) δεν μπορείτε να εξαγάγετε με ένα κλικΦιλοδώρημα
Εάν ακολουθήσετε τις συμβουλές και θα χρησιμοποιήσετε ένα NAS για εσωτερική ασφαλή αποθήκευση εγγράφων - το PaperOffice δεν είναι μόνο ιδανικό για αυτό, αλλά είναι ακόμη και το μόνο επίσημο DMS για τον μεγαλύτερο κατασκευαστή NAS στον κόσμο - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Τα 10 πιο σημαντικά πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης έντυπων εγγράφων":
Για να σαρώσετε δεσμευμένα έγγραφα, συνιστάται ένας σαρωτής sheetfed με τουλάχιστον 300dpi. Ο σαρωτής ήθελε να έχει μια λειτουργία σάρωσης σε fodler και προαιρετικά προγράμματα οδήγησης WIA / TWAIN. Είχαμε καλές εμπειρίες με το Fujitsu Scansnap, το οποίο λειτουργεί πολύ αξιόπιστα.
Τα έντυπα έγγραφα θα πρέπει γενικά να σαρώνονται σε μορφή PDF/A και στη συνέχεια να αποθηκεύονται σε ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων DMS - ή απευθείας εάν το λογισμικό το υποστηρίζει ή το αυτοματοποιεί, π.χ. μέσω παρακολούθησης.
Εάν χρησιμοποιείτε αξιοπρεπές λογισμικό που λαμβάνει τακτικές ενημερώσεις και έχει μια στρατηγική δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, η απάντηση είναι ΝΑΙ για μη κρίσιμα έγγραφα. Όλα όσα θα μπορούσαν να απαιτήσουν νομικά το πρωτότυπο θα πρέπει επίσης να διατηρούνται στο πρωτότυπο. Για παράδειγμα, το PaperOffice DMS έχει την επιλογή να αποθηκεύσει την αρχική θέση αποθήκευσης στις ιδιότητες του εγγράφου.
Η ψηφιακή εργασία και η μεταφορά παλαιών εγγράφων στη νέα εποχή θα είναι η καλύτερη βασική επένδυση για να εξοικονομήσετε απίστευτο χρόνο, χρήμα και νεύρα στο μέλλον.
Δεν χρειάζεστε τον δικό σας ειδικό πληροφορικής για να επωφεληθείτε από όλα τα πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης.
Αυτό που χρειάζεστε είναι ο σωστός συνεργάτης στο πλευρό σας, ο οποίος, χάρη στην εμπειρία του, μπορεί να εφαρμόσει ακριβώς αυτό που χρειάζεστε. Αποφύγετε την κινδυνολογία και επιλέξτε θέσεις δοκιμής αντί για φανταχτερές παρουσιάσεις PowerPoint χωρίς να το έχετε δοκιμάσει πραγματικά.
Η εμπειρία έχει δείξει ότι σχεδόν κάθε επιχείρηση, εταιρεία και εταιρεία διαθέτει μια μεγάλη φωτοαντιγραφική συσκευή που δεν χρησιμοποιεί τις δυνατότητές της. Αυτές οι συσκευές αγαπούν τις μαζικές σαρώσεις, είναι ανεκτικές στα paperclips και μπορούν να αποτελέσουν τη βάση για μια ψηφιακή εκκίνηση χωρίς επένδυση σαρωτή.
Αποφύγετε τις παγίδες κόστους με συστήματα DMS / ECM όπου βρίσκεστε ανελέητα στο έλεος των κατασκευαστών. Μην κάνετε συμβιβασμούς όταν πρόκειται για τις δικές σας επιλογές διαχείρισης, όπως η διδασκαλία εγγράφων και η δημιουργία ρυθμίσεων μόνοι σας. Εάν χρειάζεστε βοήθεια, ο κατασκευαστής θα χαρεί να σας βοηθήσει, αλλά να παραμείνετε ανεξάρτητοι.
Οι διαδικασίες θα είναι εντελώς πανομοιότυπες στο μέλλον, αλλά πλήρως αυτοματοποιημένες.
Λαμβάνετε τιμολόγιο; Η ροή εργασίας ενεργοποιείται και όλα πηγαίνουν με τον καθορισμένο τρόπο.
Αναζητήστε και τους 1000 φακέλους; Κανένα πρόβλημα, γιατί έχετε το δικό σας Google!
Με τη σωστή στρατηγική, η μετατροπή από αναλογικά σε ψηφιακά αρχεία δεν θα είναι μια δαπανηρή διαδικασία. Κάθε επιχειρηματίας πρέπει να συνειδητοποιήσει ότι αυτό το βήμα πρέπει να γίνει κάποια στιγμή, καλύτερα σήμερα παρά αύριο.
Όπως φαίνεται εδώ, με τα κατάλληλα εργαλεία, η αλλαγή μπορεί να οδηγήσει σε ταχεία απόσβεση των επενδύσεων και να μειώσει σημαντικά το κόστος και το χρόνο που απαιτείται για μελλοντικές διαδικασίες.
Η αλλαγή πρέπει απλώς να συμβεί.
Η ομάδα του PaperOffice είναι στην ευχάριστη θέση να μοιραστεί 20 χρόνια εμπειρίας και να σας προστατεύσει από λάθη!
15 λόγοι για τους οποίους πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση εγγράφων με το σαρωτή σας
Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων
DMS για συντομία
υποστηρίζουν την εταιρεία σας στην ηλεκτρονική και συστηματική διαχείριση επιχειρηματικών εγγράφων. Ένα DMS είναι επομένως από πολλές απόψεις το πρώτο βήμα προς ένα γραφείο χωρίς χαρτί. Μαζί με το σαρωτή σας
δημιουργείτε την τέλεια ομάδα για την ψηφιοποίηση αναλογικών αρχείων και την επιτάχυνση των διαδικασιών αναζήτησης και αρχειοθέτησης.
