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Digitalisierung in der Zahntechnik-Industrie – Erfolgreiches Dokumentenmanagement für die Dentalbranche


Lars-R. Ludewig, Inhaber und Geschäftsführer ViaCreative Zahntechnik GmbH

Profi-Tipp

Branche
Zahntechnik / Dentallabor / Dentalbranche

Region
Leipzig, Deutschland

Abteilungen
Büro, Buchhaltung

http://viacreative.de

Ausgangslage

Das Zahntechniklabor ViaCreative ist ein in zweiter Generation von Herrn Lars-R. Ludewig geführtes Unternehmen in Leipzig. In dem Labor werden vorwiegend im Auftrag von Zahnärzten/innen Zahnersatzprodukte gefertigt.

Das Leistungsspektrum der Firma ist sehr umfangreich und zeichnet sich durch den Einsatz modernster Verfahren und Techniken aus. So etwa eine CAD-CAM-Fertigung, die Herstellung von Allergiker Zahnersatz oder auch Suprakonstruktionen auf Implantaten.

PaperOffice DMS wird bei ViaCreative in Leipzig hauptsächlich zur Datenspeicherung, Dokumentensuche und zur Aufbereitung von Unterlagen zur Übermittlung in das Steuerbüro eingesetzt.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Bestehende Problematik und gestellte Aufgaben

In dem Labor arbeiten mehrere Zahntechniker an unterschiedlich ausgestatteten Arbeitsplätzen mit verschiedenen Aufgabenstellungen. Ein gemeinsames Kernsegment hierbei ist die präzise Aufzeichnung aller vorgenommenen Arbeiten sowie der angewendeten Verfahren und eingesetzten Materialien.

Da es sich fast ausschließlich um Auftragsarbeiten für Patienten von Zahnmedizinern handelt, ist eine lückenlose Dokumentation genauso wichtig wie die sichere Speicherung der mitunter sensiblen Daten.

Vor der Entscheidung zu PaperOffice DMS erfolgte die Aufzeichnung der Daten, die während der täglichen Arbeit anfallen, meist händisch in einer analogen Akte, die bei laufenden Prozessen in einer Hängeregistratur im Büro und bei abgeschlossenen Arbeiten in einem eigenen Archivraum verwahrt wurden. Für die Erstellung und Übersendung der Steuerunterlagen wurden die Daten wiederum von einer/einem Mitarbeiter/in aus den analogen Akten in das elektronische DATEV-Formular übertragen.

Der zeitliche Aufwand für diese Form der administrativen Arbeiten ist einerseits sehr hoch und andrerseits sehr fehleranfällig. Gleichzeitig ist die gesetzlich vorgeschriebene Datensicherheit nur bedingt gegeben.

Die Zielsetzung des Unternehmens war bestehende Papierdokumente zu digitalisieren, Prozessoptimierung- und Workflow Kontrolle über alle ein- und ausgehende Unterlagen reinzubringen, einen Großteil der Prozesse im Hintergrund zu automatisieren und so den Ablauf zu optimieren.

Inhalt

Wieso sich ViaCreative für PaperOffice DMS entschieden hat

Herr Lars-R. Ludewig suchte aufgrund der vorhandenen Herausforderungen ein Dokumentenmanagement-System, das eine sichere sowie anpassungsfähige Datenspeicherung ermöglicht sowie die einfache Einbindung aller im Haus vorhandenen Arbeitsplätze mit einer unkomplizierten Software.

Zugleich sollte sich die Software durch ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis auszeichnen. Herr Ludewig hat dafür neben PaperOffice DMS vier weitere Software-Produkte anderer Systemhäuser getestet und untersuchte zunächst verschiedene Software-Angebote in Bezug auf die Dokumentenverwaltung.

Dass bei Via Creative letztlich PaperOffice als Dokumentenmanagement zum Einsatz kam, entschied sich aus folgenden Gründen:

1. Datenspeicherung und Verfügbarkeit. Zentraler und einfacher Zugriff auf alle relevanten Dokumente und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument.

Eine interne, zentrale Speicherung, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können. Die Daten sollen weder in einer Cloud eines Drittanbieters noch auf einem Einzelplatzrechner abgespeichert werden.

Die Lösung: Es wurde eine Datenbank auf dem NAS, Network attached Storage, von Synology in der Praxis eingerichtet. Diese Datenbank wurde in PaperOffice DMS eingebunden und alle Daten von Via Creative abgespeichert. Damit ist den gesetzlichen Vorgaben zur Datensicherung vollständig Genüge getan. Herr Ludewig zeigte sich sehr zufrieden mit der Lösung ohne externe Cloud und somit ohne Drittanbieter, die sowohl staatlichen Eingriffen unterworfen sein können, als auch das Risiko von Hackerangriffen erhöhen.

Eine zentrale Speicherung, auf die alle Mitarbeiter mit entsprechenden Benutzerrechten zugreifen können.

Herrn Lars-R. Ludewig war schon früh klar, dass an der Digitalisierung in seiner Praxis kein Weg vorbeiführt.

„Ordner, Rechnungen, Lieferscheine, Vertragsstände und andere wichtige Papiere sehr zeitaufwendig manuell durchsuchen und finden zu müssen, gehört durch die sehr präzise Suchfunktion in PaperOffice endlich der Vergangenheit an…“

2.Kosten-Nutzen-Verhältnis. Die Software sollte über ein gutes Preis-Leistungsverhältnis verfügen.

Die Lösung: PaperOffice DMS wird in unterschiedlichen Preis-Modellen angeboten, die es den Nutzern erlauben, die für sie vorteilhafteste Form anzunehmen.

Auf diese Weise konnte ViaCreative eine übermäßige Kapitalbindung vermeiden und verfügt weiter über ein entsprechend großen Budgets für den notwendigen Material- und Technologieeinkauf, der gerade in der Zahntechnik sehr hochpreisig ist.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Einfach zu bedienen. Die Software sollte einen möglichst geringen Schulungsaufwand erfordern und zugleich für die Zukunft gerüstet sein.

Die Lösung:Grundsätzlich ist PaperOffice DMS sehr strukturiert aufgebaut und besitzt eine grafische Oberfläche, die den/die Nutzer/in Schritt für Schritt leitet. Zusätzlich bestehen für alle Funktionen extra Tutorials und Videos, die direkt zur Unterstützung aufgerufen werden können.

Dadurch lassen sich externe Berater vermeiden. Natürlich bietet PaperOffice DMS auch individuelle Schulungen zu den Modulen an, wenn dies gewünscht ist. Nach den Erfahrungen der Mitarbeiter von ViaCreative ist PaperOffice jedoch weitgehend selbsterklärend.

Keine externen und teuren „Berater“ vor Ort und niemand muss Zwecks Schulung irgendwohin reisen. Den Zeitrahmen zum Erlernen der Menüführungen kann jeder/jede selbst nach Bedarf abstecken und in Sachen Zukunft ist PaperOffice DMS dank modularem Aufbau bestens aufgestellt.

„PaperOffice hat uns nicht nur graphisch begeistert, unter anderem, weil es über sehr gute Video-Tutorials für einzelne Themen verfügt. So konnten wird uns selbstständig und bei Bedarf einlernen.“

4. Wiederauffindbarkeit und Zeitersparnis. Es wurde nach einer einfacheren Art gesucht, um analoge Dokumente zu digitalisieren und um diese bei Bedarf unkompliziert wieder zu finden.

Die Lösung: Das Kernsegment von PaperOffice DMS, ist die Digitalisierung analoger Dokumente. Dazu braucht es nur einen Scanner mit Schnittstelle zum Rechner sowie PaperOffice DMS. Dokumente werden nicht nur gescannt. Sie werden durch eine integrierte OCR-Software in bearbeitbaren Text umgewandelt und automatisch richtig abgespeichert.

Dank der integrierten KI-Funktion kann jedes Dokument eingelernt, alle gewünschten Inhalte gezielt extrahiert und vollständig automatisiert verschlagwortet abgelegt werden.

Dank der regulären Ausdrücke (REGEX) können Dokumenteninhalte automatisch ausgelesen und als Dokumentinformation hinterlegt werden.

„Beim Jahresabschluss und den Inventuren zur günstigsten Einkaufspreisermittlung für jeden einzelnen Artikel superschnell Chronologische Ergebnisse zu bekommen. Was vorher viele Tage gedauert hat, geht jetzt in Stunden zu erledigen!“

Top Liste der Hauptprobleme, die PaperOffice DMS gelöst hat

  • Ständiges Suchen und blättern nach bestimmten Dokumenten
  • Keine Hefter und Papierstapel mehr
  • Kein Physisches Archiv mehr
  • Reduzierung von Arbeitsaufwand und Lagerkosten
  • Keine Umzüge mehr jeden Januar in neue Hefter und Verbringung ins Archiv
  • Redundante 3-fach Datensicherung

Herr Lars-R. Ludewig erläutert:

„Wer sich auf das ganze Thema DMS einlässt wird dafür reichlich durch viele Zeiteinsparungen belohnt. Begeisterung, beruhigt zurücklehnen, in dem Wissen alles ist sicher und einfach für alle.
Wünsche werden von den Top-Programmieren super und manchmal im Rekordtempo umgesetzt und per Update implementiert. Man empfiehlt automatisch und voller Begeisterung weiter…"

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Top Liste der Hauptfunktionen, die PaperOffice DMS besser macht als alle anderen

  • Schnelle Anpassung an individuelle Kundenwünsche durch Updates
  • Direkter Kontakt zu den Entwicklern
  • Leichte NAS Integrität für Datenspeicherung auf eigenen Server vor Ort. Entscheidung für den Umfang der Implementation wird dem Benutzer überlassen
  • Suche nach Schlagworten, bestimmten Teilen, Worten usw. um schnell passende Daten präsentiert zu bekommen

Herr Lars-R. Ludewig betont:

„In vielen Ordnern, ohne ein WaWi-System, bei aufwendigen Rechnungslegungen oder für Inventuren mit Preisermittlungen bestimmter Artikel bzw. Bestellnummern zu einer bestimmten Zeit mit Gesamtmengenbestimmung, möchte man nie wieder auf PaperOffice verzichten.“

Wie wurde PaperOffice DMS integriert?

Im Weiteren war Herr Ludewig über das Engagement des Teams von PaperOffice DMS bei der Umsetzung der Anpassungen an die Anforderungen für die Administration von ViaCreative begeistert.

Ebenso zufrieden zeigten Er und sein Team sich über die grafische Oberfläche von PaperOffice DMS. Hier beweist sich, das in der Entwicklung von PaperOffice der normalen Auffassungsgabe von Menschen, die Bildern und Farben den Vorrang einräumt, Rechnung getragen wird, ohne verspielt zu wirken. Dies gilt gleichermaßen für die von PaperOffice erstellten Tutorials und Videos zu bestimmten Segmenten der Dokumentenmanagementsoftware.

„Ordner, Rechnungen, Lieferscheine, Vertragsstände und andere wichtige Papiere sehr zeitaufwendig manuell durchsuchen und finden zu müssen, gehört durch die sehr präzise Suchfunktion in PaperOffice endlich der Vergangenheit an…“

Im Zuge der Umstellung wurde und wird das analoge Archiv von ViaCreative nach und nach direkt über die in PaperOffice DMS integrierte OCR-Software eingescannt und eingelesen. Dank der Anwendung von regulären Ausdrücken, welche von PaperOffice Mitarbeitern generiert werden, können alle eingehenden analogen Dokumente problemlos und kundenspezifisch ausgelesen werden.

Über die interne Suchmaschine und ein automatisches Schlagwortverzeichnis können jegliche Informationen in allen Datenformaten in Bruchteilen von Sekunden aufgerufen werden.

Herr Lars-R. Ludewig empfiehlt zu Beginn der Einführung:

„Langsames herantasten, erstes experimentieren, kein harter Übergang zum Stichtag, Herausfinden welche Ordnerstruktur zu uns passt. Aufbau der Grundstruktur, erste Ablagen, Erarbeitung von Kategorien wonach was wie abgelegt und gekennzeichnet wird, alles ganz in Ruhe, um gemeinsam im Team anzukommen.“

Notebook mit PaperOffice steht auf aufgeräumtem Tisch
Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt und viele weiteren Vorteile

Zusammenfassung der Gesamterfahrung

PaperOffice DMS hat alle erforderlichen Kriterien erfüllt und bildet heute den kompletten digitalen Dokumentenfluss in der Praxis ab.

So werden vorerst sämtliche Rechnungsdokumente mit leistungsfähigen Scannern erfasst, Paper-Office erkennt die Kontaktdaten automatisiert und legt die Unterlagen entsprechend im elektroni-schen Archiv ab.

Anschließend können Mitarbeiter über eine simple Benutzeroberfläche und Eingabe verschiedener Suchbegriffe auf die Belege zugreifen – auch eine Volltextsuche steht zur Verfügung.

Dank konsequentem Einsatz des DMS konnte ViaCreative die benötigte Bearbeitungszeit der Rechnungen deutlich reduzieren, die Anzahl der Außenstände ist parallel dazu signifikant zurückgegangen.

Herr Denis K. aus der „Buchhaltung und Rechnungswesen“ betont:

„Sortierung, Detailsuchen, die Zusammenstellung von Datenpaketen für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sind kein Vergleich mehr zur damaligen, sehr aufwendigen Handarbeit mit Unmengen von Papier und Ordnern. Alles ist jederzeit schnell an einem Ort vereint.“

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Zahntechnik/Dentallabor ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Welche Tipps geben Sie zukünftigen PaperOffice Nutzern mit?

Es ist nie zu früh oder zu spät sich mit dem Thema der Digitalisierung auseinander zu setzen.

Das Wichtigste dabei ist sich selber ein Bild von der Software aber auch vom Unternehmen selbst zu machen. Wichtig war dabei, dass wir uns nicht gedrungen fühlten die Software zu erwerben oder irgendwelche Service und Support Pakete abschliessen mussten.

Noch bevor wir PaperOffice DMS erwarben haben wir mit allen Abteilungen der Firma gesprochen und fühlten uns nie schlecht behandelt. Ganz im Gegenteil: PaperOffice verfügt über ein nettes, zuvorkommendes und kompetentes Team.

Für uns als Unternehmen aus der Industrie werden Vorgänge immer komplizierter und mit viel Bürokratie verbunden. Daher war der Vertrauen in das System und die Software sehr wichtig. Natürlich war es ebenfalls sehr wichtig, dass die Software leicht verständlich ist.

Wem würden Sie PaperOffice empfehlen?

Wir werden PaperOffice allen anderen Unternehmen empfehlen, die gerne digitalisieren und automatisieren möchten. Jedem, der es einfach haben will, keine Komplettlösung mit automatischer Buchhaltung, Kasse usw. benötigt, der keine Hefter und ständigen Suchen mehr haben will.

Was finden Sie bei PaperOffice besonders gut?

Wir sind mit allem sehr zufrieden.

Fazit

PaperOffice ist ein leichtes, aber trotzdem mächtiges System um Dokumente zu verwalten.

Funktionen welche einem erst bedeutungslos vorkommen, wie z.B. das automatische Auslesen von Dokumentinhalten, erweisen sich bei längerem Arbeiten als die wichtigsten Funktionen welche man nicht mehr vermissen möchte.

„Wer sich auf das ganze Thema DMS einlässt wird dafür reichlich durch viele Zeiteinsparungen belohnt. Begeisterung, beruhigt zurücklehnen, in dem Wissen alles ist sicher und einfach für alle, Wünsche werden von den Top-Programmieren super und manchmal im Rekordtempo umgesetzt und per Update implementiert. Freie Supportzeit pro Monat und Nutzer, um immer weiter zu verbessern und gemeinsam zu lernen. Man empfiehlt automatisch und voller Begeisterung weiter."

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Digitale Fachlösungen für Automatisierung von Geschäftsprozessen

"Die manuelle Verarbeitung der Dokumente in einer derart grossen Gemeinschaft hätte uns viel Zeit gekostet.
Mit der automatisierten Lösung von PaperOffice DMS konnte der manuelle Aufwand stark reduziert werden, gleichzeitig wurde in eine zukunftsweisende Technologie investiert. Wir sind Vorreiter als digitale Hausverwaltung."

Herr Alejandro Campos
IT Spezialist und Projektmanager bei der Hausverwaltung El Guijo WEG

PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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