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Dokumente digitalisieren spart Kosten und Zeit


Dokumentenmanagement Systeme, kurz DMS genannt, unterstützten Ihr Unternehmen bei der elektronischen und systematischen Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Ein DMS ist daher in vielerlei Hinsicht der erste schritt in Richtung papierloses Büro. Zusammen mit Ihrem Scanner machen Sie das perfekte Team aus, um analoge Ablagen zu digitalisieren und Such- und Archivierungsprozesse zu beschleunigen.

Profi-Tipp

Wir teilen Ihnen mindestens 15 Gründe mit, wieso Sie zusammen mit Ihrem Scanner Dokumentenmanagement System (DMS) einsetzen sollten. Einscannen und Verwalten leicht gemacht mit PaperOffice DMS

In den meisten Büros auf der ganzen Welt herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Gemäß einem internationalen Bericht von McKinsey verbringen Bürokräfte täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen, was den Durchschnitt von 9,3 Stunden pro Woche entspricht.

Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig.

Jedes Unternehmen verfügt mittlerweile über ein Multifunktionsgerät, welches ebenfalls die Scanfunktion unterstützt. Doch für viele ist der Begriff und der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems immer noch unbekannt.

Im aktuellen Artikel zeigen erklären wir Ihnen, dass es sich lohnt ein Dokumentenmanagement System mit Ihrem Scanner einzusetzen. Wir nennen Ihnen mindestens 15 Gründe für den Einsatz, welche Ihnen ermöglichen Ihr Büro papierlos und digital zu gestalten und wie Sie damit die Effizienz des Kerngeschäfts in Ihrem Unternehmen steigern.

Bevor wir uns den Gründen zuwenden, lassen Sie uns die Frage beantworten:

Wofür im Unternehmen ein DMS verwenden?

Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.

Frau schaut sich die Papiere an
Grosse Mengen an geschäftlichen Informationen können digital erfasst, sicher gespeichert und weitergeben werden

Mit einem DMS und dem für Ihre Bedürfnisse geeignetem Scanner lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.

DMS steht auch für Dokumentenmanagement Software und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software.

Denn PaperOffice DMS macht es möglich, dass aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen.

Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in PaperOffice lassen sich anschließend alle Dokumente wiederfinden und aufrufen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.

Die Notwendigkeit haben wir erkannt, doch:

Welche Vorteile habe ich bei einem papierlosen Büro?

In der heutigen Zeit haben Mitarbeiter mit einer großen Anzahl von verschiedenen Dokumenten zu tun: Originaldokumente in Papierform wie Briefe oder Verträge, PDFs und elektronische Dokumente wie Dateien und Emails.

In vielen Unternehmen werden diese Dokumente kopiert, ausgedruckt, weitergeleitet, verteilt und an verschiedenen Orten abgelegt. Die Suche nach wichtigen Informationen wird immer schwieriger und führt zu unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen und überlasteten Mitarbeitern. Dazu haben wir einen ausführlichen Beitrag erstellt, in welchem die Notwendigkeit von Dokumentenmanagement Systemen beschrieben und die Vorteile der Nutzung aufgezählt werden.

Papierdokumente liegen neben dem Scanner
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mit der Eliminierung oder wenigstens Reduzierung des Papierverbrauches in den Büros bzw. dem gesamten Unternehmen beginnen, so verbessern Sie zusätzlich Prozesse, steigern die Produktivität, indem Sie die Digitalisierung der Daten durchführen, papierlose Wege einsetzen und senken somit die Kosten.

Viele weiteren Vorteile und Aspekte wurden bereits in einem ausführlichen Beitrag rund um das Thema "Umsetzung in ein papierloses Büro" beschrieben.

Welche Scanner kommen für die perfekte Zusammenarbeit in Frage?

Zum Beispiel Multifunktionsgeräte (MFP) wie z.B. die der Firma Brother oder Konica Minolta sowie weiterer Hersteller.

Drucker, Scanner und Kopierer All-in-One: Über diese zentralen Geräte gelangen die gescannten Dokumente in das zentrale Verzeichnis oder per „direct scan to mail“ als E-Mail in ein Postfach in Ihrem Outlook, welches Beispielsweise von PaperOffice überwacht wird und somit automatisiert in die Dokumentenmanagement Software gelangt.

Oder integrieren Sie ganz einfach Ihre benutzerdefinierte PaperOffice Adresse in Ihren Scanner, sogenannte DropMail Emailadresse, als Ablageort Ihrer eingescannten Dateien. PaperOffice archiviert so alle Dateien ganz einfach per Emailversand.

Tipp

Zum Thema "Papierdokumente vom Scanner voll automatisiert archivieren" gibt es ebenfalls ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang leicht und verständlich erklärt:

Für diejenigen, die auf dem normalen Weg die Papierdokumente einscannen möchten, ist das in PaperOffice standardmäßig integrierte Modul „ScanConnect“ bestens geeignet. Denn dieses unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.

Dennoch ist es unwichtig auf welchem Weg Ihre Papierdokumente nach PaperOffice gelangen, denn dank der automatisierten OCR Texterkennung wird der Inhalt all Ihrer gescannten Dokumentationen erkannt.

Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt.

Digitalisierung und Dokumentenmanagement

Wenn wir von Dokumentenmanagement-Systemen sprechen, dürfen wir nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, den wir erreichen können. Zu den Vorteilen der Digitalisierung haben wir bereits ein Artikel verfasst gehabt, hier den Link aufrufen.

Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente zu unseren Prozessen gehören, wie wir sie in unser Dokumentenmanagementsystem einbinden und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Sobald die Informationen enthalten sind, definieren wir ihren Lebenszyklus, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie wir sie integrieren können.

Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen

Höchstwahrscheinlich werden wir auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.

Was machen wir mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Hier ist der Vorgang ganz einfach.

Ziehen Sie das digitale Dokument in die PaperOffice Oberfläche rein. Oder lassen Sie Ihre Windows Ordner nach Dokumenteingang ganz leicht überwachen.

Tipp

Zum Thema "Verzeichnisüberwachung und Massenarchivierung" gibt es übrigens ein Video auf YouTube welches diesen Vorgang verständlich erklärt:

In papierform vorliegende Dokumente können ganz einfach dank dem integrierten Scanner eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt werden.

Dank dem Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition), haben wir bereits einen wichtigen Schritt getan. Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wandeln wir das Dokument nicht nur in ein Bild um, sondern können seinen Inhalt auch elektronisch „lesen“.

Dabei wird nicht nur der reine OCR Text in die Datenbank aufgenommen, dank der künstlichen Intelligenz (KI) namens PIA können Automatisierungen entweder manuell festgelegt oder automatisiert erfolgen.

So erkennen und definieren wir anhand des Systems, welche Dokumentenbereiche automatisiert ausgelesen werden müssen. Wie Rechnungsnummer, Datum, Produkte, Beträge etc. Dementsprechend haben wir alle notwendigen Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem.

Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.

Hört sich alles gut an, aber wie erfolgt eine Massenarchivierung vom Scanner heraus?

Zu den wichtigsten Features rund um die Texterkennung, KI Integration und Verschlagwortung hat PaperOffice DMS auch die Massenarchivierung von Ihrem Scanner heraus berücksichtigt.

So bietet das Modul ScanConnect nicht nur eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Scanner und PaperOffice DMS. ScanConnect ist ein leistungsfähiges Scannertool für manuelle Scans und verbirgt weitere interessante Funktionen, die Ihnen beim Massenscan helfen.

Bereiten Sie vorerst alle Dokumentseiten zum Einscannen vor und legen danach die Trennseiten zwischen den einzelnen Dokumenten, welche Sie auftrennen möchten.

PaperOffice erkennt die Trennseiten und speichert die Dokumente einzeln ab.

Tipp

Zum Thema "Dokumente einscannen und Stapel digitalisieren mit Trennseiten-Split " gibt es ebenfalls ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang leicht und verständlich erklärt:

Inhalt

15 Gründe Ihren Scanner zusammen mit PaperOffice DMS zu nutzen

  • Grund 1 – Dokumente in PaperOffice DMS schnell finden

    Volltextindexierung und Google-Like Suche: In einem Dokumentenmanagement System wie PaperOffice DMS finden Sie Ihre eingescannten Dokumente, Belege und Informationen in Sekundenschnelle. Das ist möglich, weil Ihre Dokumente direkt bei der Ablage mit einer Volltexterkennung analysiert und indexiert werden.

    Sie geben einfach einen Suchbegriff ein, wie bei Google, und PaperOffice listet alle Ergebnisse auf. Ja, genau wie bei Google: Denn Sie finden jeden beliebigen Textinhalt aller Dokumente in Sekundenschnelle durch die integrierte Suchmaschine, Volltextsuche und Zusatzfilterfunktionen.

    Sie werden die Stichwortsuche in PaperOffice garantiert nie wieder hergeben wollen und durch den Suchfilter finden Sie jedes noch so detaillierte Dokument – Emailversand, Export nach Excel oder Dateisystem inbegriffen!

  • Grund 2 – Papierdokumente automatisch versionieren

    PaperOffice versioniert automatisch jedes geänderte Dokument, erstellt eine Schattenkopie und speichert diese separat damit Sie jederzeit die gewünschte Version wieder öffnen können.

    Dank dem integrierten VersionControl wird jede Dokumentänderung erkannt und als Schattenkopie als neue Dokumentversion gespeichert. Sie können jede Version eigenständig öffnen, exportieren und bearbeiten.

  • Grund 3 – Trennseiten für Stapelscans von mehreren Dokumenten

    Legen Sie ganz einfach eine PaperOffice Trennseite vor jedem Dokument, welches getrennt werden sollte. PaperOffice erkennt bei dem Scanvorgang die Trennseiten und speichert die Dokumente separat ab.

  • Grund 4 – Intelligente Trennseiten für Direktablage vom Scanner

    PaperOffice bietet Ihnen die Möglichkeiten von der manuellen Ablage bin hin zur vollautomatisierten Ablage ohne jeglichen Eingriff. Dabei werden alle Felder automatisch ausgefüllt und sogar der Ablagepfad kann dynamisch je nach Datum erzeugt und benutzt werden.

  • Grund 5 – XML/JSON fahige QR-Codes auf Trennseiten

    Hinterlegen Sie XML/JSON fähige QR-Codes mit Verschlagwortung auf Trennseiten und scannen Ihren Dokumentstapel ab – PaperOffice erkennt die Trennseiten und QR-Codes mit Ihren XML/JSON Befehlen und verschlagwortet die Dokumente bei der Ablage.

    So können Sie für Ihren Massenscan einzelne Trennseiten mit Dokumenttyp, beispielsweise „Rechnung“ und speziellem Ablageort hinterlegen und so gezielt Ihre Scandateien speichern.

  • Grund 6 – Verzeichnisüberwachung von Scanordnern

    Ihr Kopierer kann die Scans in einen bestimmten Ordner speichern? Super, lassen Sie diesen Ordner einfach überwachen und in Sekundenschnelle verfügen Sie über eine vollautomatische Ablage!

    Lassen Sie beliebige Ordner automatisch von PaperOffice überwachen. Sobald neue Dateien in diesem Ordnern erscheinen werden diese nach Ihren Vorgaben archiviert und vollständig autonom verarbeitet.

  • Grund 7 – Ablageregeln für Verzeichnisüberwachungen einrichten

    Sie möchten Papierdokumente nach dem Scanvorgang automatisch erfassen aber auch automatisch bis in das kleinste Detail verschlagworten? Scannen Sie vorerst alle Dokumente in einen Ordner ein, richten danach eine Verzeichnisüberwachung ein. Legen danach fest, dass eine bestimmte Ablagemaske verwendet wird sobald sich etwas in dem Ordner befindet.

    Legen Sie so zusätzlich zur Überwachung alle relevanten Informationen, wie Name, Speicherort, Dokumenttyp usw. fest. PaperOffice übernimmt die gesamte Ablage komplett für Sie.

  • Grund 8 – Leistungsfähiges Scannertool für manuelle Scans

    Einzelseiten, Massenscans oder Fotoscan: Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

    Das integrierte ScanConnect unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.

  • Grund 9 – Unterstützung von Scan2Folder

    Falls es sich bei Ihrem Scanner um keinen WIA oder TWAIN Scanner handelt, so bietet PaperOffice die Scan2Folder Option. Sie speichern die eingescannten Dokumente in einem Ordner, welcher von PaperOffice überwacht wird.

  • Grund 10 – OCR-Texterkennung von analogen Dokumente in über 100 Sprachen

    PaperOffice wandelt analogen Text zuverlässig aus über 100 Sprachen um, darunter auch kyrillisch und asiatische Zeichensätze.

    So können in Ihrem Unternehmen internationale Dokumente eingescannt werden – PaperOffice DMS erkennt die Sprache und führt eine Texterkennung durch. So können Sie innerhalb Ihrer Datenbank nach dem Dokument suchen und innerhalb Sekunden finden.

  • Grund 11 – Automatische Umwandlung in PDF/A für Langzeitarchivierung

    Papierdokumente werden automatisch im rechtlich gültigen ISO-Standard 19005 PDF/A gespeichert. Das PDF/A-1 Format ist das restriktivste Format, welches aus 2 Ebenen besteht: PDF/A-1b für die visuelle Reproduzierbarkeit und PDF/A-1a für die Abbildbarkeit nach Unicode und die inhaltliche Strukturierung.
  • Grund 12 – Keine Cloud eingesetzt und/oder benötigt

    PaperOffice setzt auf Datenbanken, welche bei Ihnen lokal oder auf Ihrem NAS, wie beispielsweise Synology oder QNAP eingesetzt werden. So wird die komplette Information rund um Ihre Dokumente, wie Vorschaubilder und durchgeführte Texterkennung sowie weitere Verschlagwortungen in Ihrer Datenbank gespeichert.

    So geraten die Daten nicht in fremde Cloud-Anbieter und Sie müssen keine monatlichen Kosten für die Datenaufbewahrung zahlen.

  • Grund 13 – DSGVO und GOBD Speicherung

    Egal, ob Sie mit PaperOffice Seiten entfernen, drehen oder Bereiche schwärzen – alles wird revisionssicher nach GOBD versioniert für die perfekte Ablage.

    PaperOffice versioniert automatisch jedes geänderte Dokument, erstellt eine Schattenkopie und speichert diese seperat damit Sie jederzeit die gewünschte Version wieder öffnen können.

  • Grund 14 – Digitale Dokumente per QR-Code aufrufen (Cam-Scan)

    Der Einsatz von PaperOffice QR Codes eröffnet hervorragende Möglichkeiten, wie z.B. die automatische Versionierung von bereits archivierten und geänderten Papierdokumenten, die den gleichen QR Code beinhalten.

    Sie können auch ganz einfach die Dokumente in PaperOffice per QR Code suchen – öffnen Sie die QR-Code Suche und halten den QR-Code des PaperOffice Dokumentes in die Webcam, um es in PaperOffice anzeigen zu lassen.

  • Grund 15 – Unschlagbares Preis-Leistung Verhältnis

    PaperOffice Kauflizenzen verfügen über eine lebenslange Gültigkeit ohne Folgekosten und durch das optionale PaperOffice PLUS sogar über alle Folgeupdates, neue Jahresversionen sowie kostenlosen persönlichen Support per Telefon und Teamviewer zu einem kalkulierbaren Festpreis ohne böse Überraschungen.

    Das waren nur 15 Gründe, wieso Sie Ihren Scanner mit einem Dokumentenmanagement System einsetzen sollten.

    Zusätzlich zu den oben aufgeführten, bietet Ihnen PaperOffice weitaus mehr Gründe:

    Verwaltung von Lebenszyklen (Aufbewahrungsfristen), Protokollierung von Zugriffen, Schutz vor unbefugten Zugriffen und Verschlüsselung, Intuitive Integration in Outlook / Office, Indexierung von Dokumenten (Metadaten), Workflow Lösungen und noch vieles mehr.

    Sie können sich die Funktionen ansehen, indem Sie auf unsere Seite gehen und "Was kann PaperOffice" aufrufen.

Dokumente scannen und im DMS archivieren bietet Unternehmen enorme Vorteile. Alle Prozesse, an denen Dokumente beteiligt sind, werden optimiert. Datenschutz und Datensicherheit bleiben gewährleistet.

Das papierlose Büro entlastet Mitarbeiter. Sie sparen sich viel Suchaufwand und Kosten. Und Sie verbessern die Rechtssicherheit Ihrer administrativen Prozesse.

Für viele Unternehmen ist PaperOffice DMS der erste Schritt zur Digitalisierung. Indem Sie Dokumente scannen und digital archivieren, erstellen Sie nämlich viel mehr als nur eine digitale Kopie des Originals. Das Einscannen macht aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten.

Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler

Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird.
Das jedoch ist ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestionen, weil viele Hersteller diese Unwissenheit ausnutzen.

Zwischenfazit

Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar!

Was es wirklich braucht, ist lediglich

  • die richtige Software
  • ein verlässlicher IT-Partner
  • entsprechende Hardware
Mitunter ist die Hardware oftmals schon da, hat mehr Potential als bisher genutzt und kann sofort verwendet werden.

Tipp

Zum Thema "Digitale Rechnungsverarbeitung" gibt es übrigens einen speziellen Beitrag, welcher im Bezug zu den Vorteilen der Digitalisierung bzw. digitalen Rechnungsverarbeitung berichtet hatte:

Notebook mit PaperOffice Oberfläche für die digitale Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Scanner und Dokumentenmanagement: Vorteile und Einsatz":

Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?

Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Büro profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.

Kann ich für mein papierloses Büro in der Firma einen Cloud-basierten DMS Provider verwenden?

Nein. Ein weiterer Faktor, welcher spätestens seit endgültigem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde ist, ist der Datenschutz. DMS-Lösungen und DMS Software wird zur Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten genutzt, die oft sensible, personenbezogene Daten beinhalten. Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. 

Fazit

  • Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten

    Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen.

  • Sie brauchen jemand der sich damit auskennt

    Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
    Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben.

  • Die Hardware ist meistens schon vorhanden

    Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein.

  • Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS

    Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS / ECM Systemen bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht wie z.B. Dokument selber einlernen und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig.

  • Digital automatisieren ist die Zukunft

    Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
    Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
    Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Kostenminimierung durch digitale Transformation

Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

PaperOffice bietet intelligentes Dokumenten-Management System und Software Lösung für KI basierte Dokumenten Archivierung und Workflow-Automatisierung an, Synology und QNAP NAS Anbindung inklusive.
PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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