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Automatisierung der Geschäftsprozesse in der Gastronomie und Hotellerie


PaperOffice DMS für Gastronomie ermöglicht reibungslosen Informationsfluss zwischen den Abteilungen dank Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Profi-Tipp

Schriftsätze, Verträge, Entwürfe, Quittungen, Lieferscheine und vieles mehr werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.

Die integrierte KI ermöglicht die Geschäftsprozesse weitgehend zu automatisieren, so beschleunigen Sie Ihre Prozesse und steigern den Erfolg und Zufriedenheit.

Digitalisierung in der Gastronomie und Hotellerie

Als Gastronomie und Hotellerie Branche haben Sie jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten:

Bewirtungsbelege, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und viele mehr. Daher sind Gastro- und Hotellerie Betriebe diejenigen, die maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitieren.

Ohne ein geeignetes Dokumentenmanagement System entsteht ein hoher manueller Aufwand.

All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe, führt zu Kosteneinsparungen, wie Wegfall von Papierdokumenten und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Belege, Verträge, Lieferscheine oder sonstige Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Die beste Lösung ist der Einsatz einer gut durchdachten Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS.

Profitieren Sie ebenfalls von digitalen Verwaltungsaufgaben und behalten alle Miet- und Dienstleistungsverträge, behördlichen Schriftverkehr, welches auf Wiedervorlage gelegt oder per Aufgabenzuteilung an Mitarbeiter übertragen wird, im Blick.

Rezeptionistin telefoniert und schaut auf Monitor
PaperOffice DMS schafft ganz klare Vorteile in der Gastro Branche

Die digitale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Belegen führt schließlich zu Rechtssicherheit nach den Vorschriften der GoBD.

Wie papierlos in der Gastronomie und Hotellerie?

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe, führt zu Kosteneinsparungen, wie Wegfall von Papierdokumenten und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Belege, Verträge, Lieferscheine oder sonstige Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen, Suchen und Verfolgen Ihrer Dokumente wird mit dem Einsatz von PaperOffice ganz einfach.

Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten, sowie Freigabenerteilung mittels Workflows und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter die zugeteilten Aufgaben effizient erledigen und berechtigte Personen diese einfach freigeben oder die Freigabe verweigern.

Mit der PaperOffice DMS-Softwarelösung geht kein Dokument mehr verloren. Und egal wo Sie sich befinden, können Sie wichtige Unterlagen innerhalb von Sekunden abrufen.

Selbstverständlich arbeiten Sie mit unseren Systemen stets gesetzeskonform und komplett revisionssicher.

Prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. Hier unterstützt Sie PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.

Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie Emailbenachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung.

Auf diese Weise lassen sich sämtliche Dokumentenprozesse abbilden.

Neben einer ganzen Reihe von weiteren Vorteilen bietet sich PaperOffice DMS als ideales Tool zum Controlling verschiedener Dokumente an.

Jedes Dokument, von der Rechnung über eine Packung Getränke aus dem Supermarkt, bis zu den verschiedenen Reservierungen, Serviceausführungen und Stornos- alles lässt sich in zeitlich richtiger Abfolge abspeichern und nach Bedarf aufrufen.

Für diese Aufgaben eignet sich am besten eine Dokumentenverwaltungssoftware wie PaperOffice DMS. Denn es ist eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als nur Dokumente zu verwalten.

Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Verträge, Schriftsätzen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System PaperOffice werden Ihre bisherigen Abläufe im Unternehmen digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

Koch schreibt irgendwas auf
Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen, Suchen und Verfolgen Ihrer Dokumente wird mit dem Einsatz von PaperOffice DMS ganz einfach

Die Lösung: Bewährtes Know-How

Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?

PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.

Inhalt

Feste zu feiern, gut zu essen, ohne selbst kochen zu müssen, etwas Außergewöhnliches zu erleben, sich mit Freunden zu treffen, das liegt dem Menschen im Blut.

Nicht umsonst verzeichnete der Gaststättenverband DEHOGA für das Jahr 2020 insgesamt fast 158.000 Unternehmen im Gaststättengewerbe, ohne Übernachtungsbetriebe wie Hotels oder Pensionen. So kommen in Deutschland auf je 518 Einwohner ein Unternehmen aus dem Bereich Gastro & Event.

Kein anderes Gewerbe in Deutschland kann eine so hohe Dichte aufweisen.

Auch wenn die Gastronomie als Unternehmung sehr beliebt ist, stellt sie sich keineswegs einfach dar, zumal die gesetzlichen Rahmenbedingungen mit immer mehr Vorschriften verbunden sind, etwa die Kassenbon-Pflicht oder die Registrierkassenpflicht. Etwas leichter haben es in der Regel „gewachsene“ Familienbetriebe und in dieser Beziehung besitzt Deutschland eine lange Tradition.

Inhaltlich hat sich in Bezug auf die Gastronomie und Events in der globalisierten Welt von heute einiges getan, von damals bis in das 21. Jahrhundert. Genauso wie es eine Vielzahl verschiedener Gastro-Angebote gibt, so werden Events der unterschiedlichsten Art veranstaltet. Dementsprechend ist der organisatorische Aufwand enorm und verlangt eine entsprechende Verwaltung, um den Überblick zu behalten.

Es gibt die unterschiedlichste Gastro-Software, die hauptsächlich der Buchung von Bestellungen, der Kassenbon-Erstellung und der korrekten Steuerberechnung dient. Doch was ist mit allem anderen? Nicht selten finden sich bei Eventveranstalter/innen oder Gastronom/innen eine Schubladen-Verwaltung mit eher chaotisch anmutender Ordnung.

Das liegt unter anderem daran, dass in der Gastronomie und ebenso im Eventmanagement Papier nach wie vor eine große Rolle spielt. Lieferscheine, Rechnungen, Verträge, Angebote und anderes flattern wortwörtlich ins Haus, einfach, weil im Gastronomiegewerbe für Lieferanten und Vertreter der persönliche Kontakt zum Gastronomen oder der Gastronomin von größerer Bedeutung ist als in jeder anderen Branche. Da können Lieferscheine und ähnliches gleich mitgebracht werden. Wie aber dann auf dem einfachsten Weg Ordnung schaffen und den Überblick behalten? PaperOffice DMS ist die Antwort auf diese Frage.

PaperOffice DMS schafft ganz klare Vorteile in der Gastro Branche

Eine nahtlose Integration der DMS-Software in die bestehende IT-Infrastruktur der Hotel- und Gastronomiebranche kann dank PaperOffice DMS problemlos durchgeführt werden, was zugleich die Optimierung der Geschäftsprozesse bedeutet.

Die Dokumentenverwaltungssoftware wandelt analogen Papierkram in digitale Daten um und dies sogar per Handykamera. Denn nicht zu unterschätzen ist bei dieser Branche die Verwaltung von Bewirtungsbelegen und Lieferscheinen.

Dank dem Einsatz von PaperOffice DMS und der vom Werk aus vorhandenen Scanner-Anbindung können Mitarbeiter eingehende analoge Dokumente ohne großen Aufwand digitalisieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle wichtigen Dokumente zu jeder Zeit auffindbar sind.

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Zusätzlich dazu kann die Aufnahme von Papierdokumenten mit dem Smartphone oder dem Tablet gemacht werden und diese beispielsweise dank der integrierten Mail Funktion „Dropmail“ direkt an den Laptop mit Windows-Betriebssystem gesandt werden. Hier wiederum erlaubt PaperOffice DMS den Import der Bilder und wandelt diese in Textformate um, natürlich bleibt auch das Fotoformat erhalten.

Die in PaperOffice DMS integrierte OCR-Software unterscheidet etwa zwischen einem Logo und normalem Text. So sind Lieferscheine von Partnerfirmen oder Bewirtungsbelege bei Bedarf, etwa bei der Recherche, per OCR-Suche jederzeit schnell wiederauffindbar und sorgen so für größtmögliche Transparenz und Rechtssicherheit.

Die Archivierung kann ebenfalls so erfolgen, dass alle nachfolgenden Dokumente eines Absenders wiedererkannt und automatisch zugeordnet werden.

Darüber hinaus bietet PaperOffice DMS Gastronom/inen und Eventmanager/innen weitere praktische Tools wie eine Workflow-Funktion, ideal für das Controlling bei Events, die automatisierte Erstellung von Vorlagen, etwa Speisekarten, und statistische Auswertungen, beispielsweise Kundenfrequenz oder Getränkeverbrauch.

Hotel Lobby Restaurant
Unternehmen aus der Gastronomie und Hotellerie profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.

Auch die digitale Rechnungsverarbeitung ist für viele Unternehmen der Gastronomie und Hotelle-rie von Vorteil. So können Eingangsrechnungen dank PaperOffice DMS automatisiert werden und werden an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Auch Der Kontroll- und Freigabeprozess per digitale Freigabeerteilung kann zeitnah und effizient über das System abgewickelt werden.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden, Steuerberater oder vice versa exportiert werden.

Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO

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PaperOffice DMS ermöglicht über entsprechende Schnittstellen die Anbindung weiterer Software, etwa ein ERP, und natürlich die Übernahme von Dokumenten aus Microsoft Office. Durch PaperOffice DMS wird die Kommunikation in Handel und Produktion mit Zulieferern und Abnehmern beschleunigt.

Fristen und Termine werden überwacht und je nach gewünschter Einstellung automatisch Aktionen ausgelöst. Bestellvorgänge können automatisiert werden und selbst Änderungen, die für die Zukunft vorgesehen sind, lassen sich so einpflegen, dass sie zum gewünschten Zeitpunkt in Kraft treten.

Dank seiner umfangreichen Funktionen darf PaperOffice DMS durchaus in das höherstufige Segment des Enterprise-Content-Management (ECM) klassifiziert werden.

Ein ECM beinhaltet die übergeordnete Verwaltung aller Inhalte einer Organisation mit entsprechender Zugriffs-Hierchachie. PaperOffice DMS ist in der Lage, jedweden beliebigen Content in digitaler Form abzuspeichern, inhaltlich und im Format zu ändern sowie verfügbar zu machen.

Damit verfügt PaperOffice DMS über alle Funktionen eines ECM und dies in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einer intuitiv erlernbaren Bedienungsform, die teure externe oder interne Schulungen überflüssig macht. Vielmehr stehen kostenlose Video-Tutorials zur Verfügung, um sich in die unterschiedlichen Menüs einzufinden. PaperOffice DMS kann so in jedem Unternehmen des Handels und der Produktion zum organisatorischen Dreh- und Angelpunkt werden und dies fast in Lichtgeschwindigkeit.

Unternehmen aus der Gastronomie und Hotellerie profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Mit PaperOffice DMS ergeben sich jedoch weit mehr Möglichkeiten für Gastronomen. So etwa die Bestandsführung inklusive einer permanenten oder einer Stichtagsinventur. Die Basis für PaperOffice DMS sind im Netzwerk miteinander verknüpfte Benutzerkonten. Die Datenspeicherung dieser Benutzerkonten wird in der zentralen Datenbank vereinigt. So können die Dokumente über eine KI mit unterschiedlichen Algorithmen gesteuert werden, wodurch automatisiert Prozesse ausgelöst werden können.

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.

PaperOffice DMS besitzt clevere Menüführungen, die logisch aufgebaut sind und in vielen Bereichen eine intuitive Bedienung ermöglichen. Gratis im Internet verfügbare Videotutorials unterstützen zusätzlich und natürlich sind auf Wunsch auch Schulungen direkt am Firmensitz des oder der Kundin möglich.

Neben der Dokumentation der verschiedener Art von Phasen ist PaperOffice DMS gleichermaßen geeignet, logistische Aufgaben zur Materialbeschaffung zu unterstützen. Dank der Möglichkeiten, Datenbanken in PaperOffice DMS einzurichten, können Materialeinkauf und Materialverbrauch überwacht und mit Warnstufen versehen werden. Über die interne KI lassen sich Vorlagen erstellen, die automatisiert reagieren, wenn es zu Engpässen oder Fehlmengen kommt, wenn etwa Nachbestellungen getätigt werden, obwohl eigentlich die vorhandene Menge ausreichen müsste. Dazu kann die Workflow-Funktion genutzt werden, über die die verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens ihre Aufgabenausführungen abgleichen.

PaperOffice DMS in der Gastro- und Hotellerie, damit der Kontakt zum Gast vor lauter Papierkram nicht zu kurz kommt.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung in der Gastronomie und Hotellerie":

Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?

Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.

Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?

Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.

Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?

PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!

Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?

Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.

Fazit

PaperOffice DMS unterstützt die Gastronomie und Hotellerie Branche und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.

PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.

Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen

15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten

Digitale Rechnungsverarbeitung trägt in Kombination mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) maßgeblich zur Effizienz und dem Erfolg Ihres Unternehmen sowie in Richtung papierloses Büro bei. Die Notwendigkeit der digitalen Rechnungsverarbeitung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

PaperOffice bietet intelligentes Dokumenten-Management System und Software Lösung für KI basierte Dokumenten Archivierung und Workflow-Automatisierung an, Synology und QNAP NAS Anbindung inklusive.
PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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