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Digitale Fachlösungen im Finanzwesen


Automatisierung von Geschäftsprozessen und Fachlösungen für das Finanzwesen sind die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg. Die Notwendigkeit darin ist mittlerweile kein optionaler Luxus mehr, sondern ein Muss um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Profi-Tipp

Wichtige Unterlagen in bestehender Papierform, wie z.B. Schriftsätze, Kontoauszüge, Verträge, externe Schreiben, Abrechnungen, Gutachten werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.

PaperOffice ermöglicht nicht nur die Dokumentenverwaltung, sondern ermöglicht ebenfalls den sofortigen Zugriff auf digitale Kunden- und Kreditakten.

Digitalisierung im Finanzwesen und Banken

Bei der heutigen Flut digitaler sowie in Papierform vorhandenen Daten muss sichergestellt werden, dass wichtige Unterlagen nicht untergehen und zur rechten Zeit vorliegen, denn Finanzinstitute und Banken profitieren maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Datenverwaltung - sie erhalten täglich wichtige Unterlagen mit hohen Klassifikationsstufen und sofortigen Erledigungsanforderungen.

Finanzinstitute sowie Banken profitieren maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Datenverwaltung, welche den ganzen Anforderungen entspricht.

Nicht nur über den postalischen Weg kommen wichtige Unterlagen, wie Schriftsätze, Verträge, Abrechnungen und externe Schreiben rein. Auch per Email kommen viele Kundenschreiben an. Dabei muss der volle Überblick über Zuständigkeiten, Fristen, Kosten und Erledigungen beibehalten und Sicherheitsstandards gewährleistet werden.

Finanzberater unterhalten sich
Einfache Übersicht und schnelle Suche dank Digitalisierung im Finanzwesen

All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

Denn alle Abläufe im Finanzwesen erfordern einen perfekten Informationsfluss und strukturierte Erledigung. Die dazu notwendigen Vorteile werden nur dank der Digitalisierung erlangt.

Denn ein digitales Dokumentenarchiv ermöglicht den sofortigen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen, Teilnahme an Genehmigungsprozessen. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob Sie sich im Büro, im HomeOffice aufhalten oder sich in einer Dienstreise befinden.

Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Massnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden.

PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Dokumente in Lösungen wandeln

Im Finanzgewerbe und Banken wird täglich viel Papier verbraucht und eine Unmenge an Dokumenten produziert. Zum einen da die Prozesse recht komplex sind, führt das zu großen Papierbergen, riesigen Datenmengen aber auch zu einem langen Suchprozess. Zusätzlich dazu müssen die Dokumente gespeichert, verschlagwortet, klassifiziert und ggfls. mit den Kollegen geteilt werden.

Das Dokumentenmanagement System PaperOffice bringt Organisation und Datenschutz unter eine Haube. Das innovative System bietet optimierte Such- und Abrufwerkzeuge, die die Reaktionszeit verringern und gewährleisten, dass die Dokumente niemals verloren gehen können, womit Finanzinstutute immer zufrieden sind.

Genau das ist PaperOffice DMS, eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als Dokumente zu verwalten.

Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Verträge, Schriftsätzen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System PaperOffice werden Ihre bisherigen Abläufe in Ihrem Unternehmen digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

Finanzmanager sprechen im Hintergrund
Effizienter arbeiten dank sicheren Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen

Zugangskontrolle und mehr Transparenz

Dank der integrierten KI, werden automatische Regeln ausgelöst. Diese KI ordnet die Dokumente dabei automatisch in Ordner wie "Rechnung" und "Bankauszüge" ein, hinterlegt entsprechende Schlüsselwörter und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.

Für Finanzinstitute und Banken bedeutet dies, eine sehr umfangreiche Mandanten- oder Kundenkartei zu führen, die dazu noch ein paar Besonderheiten aufweisen muss. So müssen die Grundsätze der DSGVO eingehalten werden und natürlich gilt für Finanzinstitute die unbedingte Schweigepflicht, die sich nicht nur auf mündliche Aussagen bezieht, sondern ebenso auf die sichere, gegen Unbefugte geschützte Aufbewahrung von Dokumenten. Gleichermaßen besteht die Pflicht zur Einhaltung gesetzlicher, aber auch vertraglich vereinbarter Fristen.

Teilweise kann die Nichteinhaltung dieser Fristen strafrechtliche, meist jedoch nur zivilrechtliche Konsequenzen haben. Für Finanzinstitute ist zudem die Wahrung von Betriebsgeheimnissen ihrer Klienten von vorrangiger Bedeutung.

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie ablaufen würden, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.

Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Abteilung IT" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden oder vice versa exportiert werden.

Verhandlungen über einen Vertrag
Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

Die Lösung: Bewährtes Know-How

Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?

PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.

Inhalt

Perfekte Workflows im Finanzwesen

Finanzinstitute sowie Dienstleister und Banken müssen bei allen Geschäftsvorfällen Dokumente verarbeiten. Gerade durch die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle entstehen dabei immer neue Herausforderungen. Was sie brauchen, ist ein gutes Dokumentenmanagement System.

PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was Finanzinstitute und Banken brauchen, so zum Beispiel:

  • Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
  • Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
  • Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
  • Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
  • Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
  • Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge

Digitale Workflows in Geschäftsprozesse einbinden

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Durch die Workflow-Funktion von PaperOffice lässt sich die Kommunikation vereinfachen. Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. PaperOffice DMS ermöglicht Ihnen problemlos geltenden Aufbewahrungs- und Löschfristen von Rechnung zu tragen. Digitale Workflows werden in die Geschäftsprozesse eingebunden, wodurch sich die Einhaltung der wesentlichen Prozessschritte und damit die Compliance sicherstellen lässt.

Hier unterstützt PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.

Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie Emailbenachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung. Was im Finanzsektor ein absolutes MUSS ist.

So können ebenfalls nach dem Archivierungsvorgang von Unterlagen im Zusammenhang stehend relevante Metadaten hinterlegt werden. Neben dem Dokumenttyp kann die Archivierungsfrist angegeben werden sowie zugehörige Kundeninformationen.

Finanzdienstleister profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen.

Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können.

Durch Zeitstempel und Versionisierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.

Dabei zeigt sich PaperOffice DMS nicht nur als umfangreich in seinen Funktionen, sondern zugleich leicht erlernbar, angeleitet durch Video-Tutorials, aber auf Wunsch auch durch individuelle Beratung und Schulung. Das alles in einem wirklich günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung im Finanzwesen und Banken":

Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?

Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.

Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?

Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.

Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?

PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!

Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?

Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.

Fazit

PaperOffice DMS unterstützt Finanzdienstleister sowie Banken und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.

PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.

Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen

15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten

Digitale Rechnungsverarbeitung trägt in Kombination mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) maßgeblich zur Effizienz und dem Erfolg Ihres Unternehmen sowie in Richtung papierloses Büro bei. Die Notwendigkeit der digitalen Rechnungsverarbeitung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

PaperOffice bietet intelligentes Dokumenten-Management System und Software Lösung für KI basierte Dokumenten Archivierung und Workflow-Automatisierung an, Synology und QNAP NAS Anbindung inklusive.
PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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