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Automatisierung der Geschäftsprozesse in der öffentlichen Verwaltung und Behörden


PaperOffice DMS für öffentliche Einrichtungen und Behörden ermöglicht den effizienten Umgang mit jeder Art von Dokumenten sowie schnelle Bearbeitung von Anfragen und ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg innerhalb der Verwaltung.

Profi-Tipp

Schriftsätze, Verträge, Entwürfe, Recherchen, Gutachten und vieles mehr werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.

Mit Hilfe der Dokumentenmanagement Lösung speichern und archivieren Sie revisionssicher sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform.

Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung und Behörden

Vom Finanzamt über die KITA, Kommunalverwaltung, Behörden oder den öffentlichen Personenverkehr bis zur Straßenmeisterei.

Behördliche und öffentliche Einrichtungen sind verbindende und auch stabilisierende Strukturen in Gemeinden, Städten, Landkreisen und auch Bundesländern, bis hin zur Bundesrepublik Deutschland als politische Gemeinschaft.

Dokumente und Daten entstehen in vielen unterschiedlichen Fachbereichen der Behörde. So fallen täglich wichtige Dokumente an:

Schriftsätze, Verträge, Entwürfe, Recherchen, Gutachten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per E-Mail kommen viele Dokumente an.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus wird jedes Dokument nach seiner Art klassifiziert und kann Personen und Objekten zugeordnet werden, darauf können Sie dann geräteunabhängig sogar mobil zugreifen. So haben Sie alle Informationen und Dokumente über alle Informationen übersichtlich an einem Ort, und zwar Ihrer Datenbank.

Mit Hilfe der Dokumentenmanagement Lösung speichern und archivieren Sie revisionssicher sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform.

So, um viele bestehende administrative Probleme in der Hausverwaltung zu lösen, sollte das Dokumentenmanagement System PaperOffice implementiert werden.

So lässt sich mit Hilfe der Digitalisierung die tägliche Arbeit vereinfachen, optimieren und verbessern. PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Profitieren Sie ebenfalls von digitalen Verwaltungsaufgaben und behalten behördlichen Schriftverkehr, welches auf Wiedervorlage gelegt oder per Aufgabenzuteilung an Mitarbeiter übertragen wird, im Blick.

Alle Informationen sofort verfügbar

Eine gute Dokumentenverwaltungssoftware kann zwar keine politischen Entscheidungen treffen, aber sie kann in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung bei unterschiedlichen Vorgängen eine große Hilfe sein, denn die weitaus meisten sogenannten Verwaltungsakte besitzen keine hoheitliche Priorität.

Abgesehen davon müssen digitale Dokumente ja nicht die Originale ersetzen, aber sie erleichtern die Arbeit.

Mit PaperOffice DMS lassen sich in vielen Behörden und öffentlichen Einrichtungen Dokumente digitalisieren und zentral so archivieren, dass der Zugriff von jedem Rechner aus erfolgen kann, ohne dazu den Gang ins Archiv antreten zu müssen oder erst einmal nachzuforschen, welche/r Kollege/in die Akte gerade in Bearbeitung hat.

PaperOffice DMS digitalisiert nicht nur analoge Dokumente, die Dokumentenmanagementsoftware speichert jede Veränderung am Dokument in zeitlicher Reihenfolge ab. Das Original bleibt davon unberührt. Über die Workflow-Funktion lassen beispielsweise bei Projektarbeiten bestimmte Tätigkeiten zuweisen und jeder Mitarbeiter behält den Überblick am aktuellen Status.

Zugleich können Ideen oder Vorschläge eingebracht werden, ohne dass dafür jedes Mal Sitzungen einberufen werden müssen. Die archivierten Dokumente können über Schlagworte oder das Datum beziehungsweise über Referenznummern gesucht werden und durch die KI in PaperOffice DMS können automatisierte Vorlagen erstellt werden.

Die Einsatzmöglichkeiten für PaperOffice DMS ergeben sich quer durch die verschiedenen Ebenen behördlicher und öffentlicher Verwaltung, beispielsweise in:

  • Schulen
  • Kindergärten
  • Bibliotheken
  • Hochschulen
  • Krankenhäusern
  • Gemeindeverwaltungen
  • Finanzämtern
  • Pflegeheimen

Natürlich bleibt dank der ausgeklügelten Datenspeicherung mit 1024bit-Verschlüsselung sowie spezieller interner Formatierung und der Firewall die Sicherheit gemäß DSGVO gewahrt. PaperOffice DMS überzeugt ebenso durch die leichte Erlernbarkeit, die Möglichkeit, bis zu 800 verknüpfte Terminals einzurichten und ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Genau das ist PaperOffice DMS, eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als Dokumente zu verwalten.

Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Verträge, Schriftsätzen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System PaperOffice werden Ihre bisherigen Abläufe in öffentlichen Einrichtungen und Behörden digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Optimierung von Geschäftsprozessen dank PaperOffice DMS

Dank der integrierten KI, werden automatische Regeln ausgelöst. Diese KI ordnet die Dokumente dabei automatisch in Ordner wie "Rechnung" und "Vertrag" ein, hinterlegt entsprechende Schlüsselwörter und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie ablaufen würden, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.

Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Produktion" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden, Steuerberater oder vice versa exportiert werden.

Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen. Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionisierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.

Frau stempelt ein Dokument ab
Mit digitalen Stempeln können Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern.

Die Lösung: Bewährtes Know-How

Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?

PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.

Inhalt

Digitale Sachbearbeitung ist eine wesentliche Grundlage, um auch in Zukunft die hohe Service-Qualität der städtischen Dienstleistungen zu gewährleisten

Öffentliche Einrichtungen und Behörden müssen bei allen Geschäftsvorfällen Dokumente verarbeiten. Gerade durch die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle entstehen dabei immer neue Herausforderungen. Was sie brauchen, ist ein gutes Dokumentenmanagement System.

PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was die Behörden sowie öffentliche Einrichtungen brauchen, so zum Beispiel:

  • Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO/li>
  • Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
  • Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
  • Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
  • Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
  • Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge

Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO

Mann hält Vortrag vor seinen Zuhörern
Optimierung von Geschäftsprozessen dank PaperOffice DMS

Für Behörden sowie öffentliche Verwaltungen sind die umfangreichen Workflow-Funktionen von PaperOffice sehr interessant. Die Inhalte von Projektbesprechungen werden festgehalten und können von den Teilnehmern jederzeit ergänzt werden, alles am Bildschirm und von unterschiedlichen Standorten aus. Revisionssichere Archivierung wird jederzeit gewährleistet, sowie Optimierung von Organisationsprozessen gegeben wird.

Hier unterstützt PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

Öffentliche Einrichtungen und Behörden profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement System erlaubt die separate Anlage von Datenbanken für jeden einzelnen Bereich und kann gleichzeitig Verknüpfungen erstellen. Analoge Dokumente, etwa eingereichte Handwerkerrechnungen, werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert. Alle vorhandenen Daten, etwa zu einem/einer Mieter/in, lassen sich klar und deutlich darstellen, weshalb für Außer-Haus-Termine keine Akten mitgeschleppt werden müssen. Die KI-gesteuerte Datenbankverwaltung erstellt nach Bedarf Vorlagen aus Stammdaten oder statistisch verwertbare Listen.

Gleichzeitig bleibt der notwendige Datenschutz durch hierarchische Passwortverwaltung und 1024bit-Verschlüsselung gewahrt.

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.

Dabei zeigt sich PaperOffice DMS nicht nur als umfangreich in seinen Funktionen, sondern zugleich leicht erlernbar, angeleitet durch Video-Tutorials, aber auf Wunsch auch durch individuelle Beratung und Schulung. Das alles in einem wirklich günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung und Behörden":

Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?

Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.

Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?

Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.

Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?

PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!

Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?

Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.

Fazit

PaperOffice DMS unterstützt Behörden sowie öffentliche Verwaltungen und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.

PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.

Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Der Weg zum digitalen Rathaus - Digitalisierung der Verwaltung

"Einfache Integration und Bedienung von PaperOffice DMS lieferten die Gesamtlösung, die diese Branche brauchte: Papierverbrauch minimisieren, Suchverfahren beschleunigen, Zuweisung an Sachbearbeiter automatisieren und Speichern von prozessbezogenen Daten ermöglichen."

Herr Carlos A. García Marketing- und Kommunikationsmanager

PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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