Digitalisierung in der Hausverwaltung und Immobilienverwalter

Innerhalb der Immobilienverwaltung und Hausverwaltung fallen eine Vielzahl von verschiedenen Dokumenten an, welche verwaltet werden müssen:

Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bauakten, Veranstaltungen, Gewerbeunterlagen, Bescheide und viele mehr. Daher sind Hausverwalter sowie Immobilienunternehmen diejenigen, die maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitieren.

So fallen bei Immobilienverwaltern täglich wichtige Dokumente an. Diese müssen alle dem richtigen Wohnobjekt, Mieter, Vermieter, Objekt zugeordnet werden.

PaperOffice DMS ermöglicht leichte Aufnahme von Dokumenten, deren Verwaltung und schnelle Suche und ist ideal geeignet für Hausverwaltungen

All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus wird jedes Dokument nach seiner Art klassifiziert und kann Personen und Objekten zugeordnet werden, darauf können Sie dann geräteunabhängig sogar mobil zugreifen. So haben Sie alle Informationen und Dokumente über alle Gebäude, Geschäftspartner, Mietern usw. übersichtlich an einem Ort, und zwar Ihrer Datenbank.

Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Maßnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden.

So, um viele bestehende administrative Probleme in der Hausverwaltung zu lösen, sollte das Dokumentenmanagement System PaperOffice implementiert werden.

PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Profitieren Sie ebenfalls von digitalen Verwaltungsaufgaben und behalten alle Miet- und Dienstleistungsverträge, behördlichen Schriftverkehr, welches auf Wiedervorlage gelegt oder per Aufgabenzuteilung an Mitarbeiter übertragen wird, im Blick.

Automatisierung Ihrer Geschäftprozesse

Kein anderes Land der EU hat mehr Einwohner vorzuweisen als Deutschland und mit 234 Menschen pro Quadratkilometer besitzt es nach den Niederlanden und Belgien die dritthöchste Bevölkerungsdichte Europas, ausgenommen Monaco. Rund 37 Millionen Gebäude verteilen sich auf einer Fläche von 357.588 Quadratkilometern. Etwas mehr als die Hälfte der Immobilien dienen als Wohnraum, alle anderen Objekte werden gewerblich oder öffentlich genutzt. Schätzungsweise 8 Millionen Immobilien werden hierbei von Hausverwaltungen oder Immobilienverwaltungen betreut.

Hinter der imponierenden Zahl von 8 Millionen verwalteten Objekten steht ein erheblicher Betreuungsaufwand, der sich nicht nur aus den anfallenden Tätigkeiten zur Betriebsfähigkeit der Gebäude ergibt, sondern zudem durch fast jährlich neu auftretende Bestimmungen, Verordnungen und Gesetze. Immobilien unterliegen in Deutschland teilweise dem Länderrecht und teilweise dem Bundesrecht. Aber allein schon die Liste der Dinge, die quasi zum Tagesgeschäft einer Immobilienverwaltung gehören, ist erstaunlich umfangreich, so etwa:

• Vermietung
• Entmietung
• Nebenkostenabrechnung
• Inkasso
• Kautionsverwaltung
• Verwaltung Mieteinnahmen
• Verkauf / Kauf
• Renovierung
• Sanierung
• Reparaturen
• Gebäudepflege
• Grundstückspflege
• Winterdienst
• Heizung / Strom / Wasser / Abfall
• Steuerrecht
• Versicherung
• Grundbuch

Hinter jedem einzelnen Begriff dieser Liste stehen oft eine Vielzahl an unterschiedlichsten Vorgängen. Sicher bestehen Hausverwaltungen, die sich nur auf einen Bereich beschränken, etwa die ausschließliche Betreuung von Mietobjekten oder den reinen Kauf und Verkauf beziehungsweise die Verwaltung von Immobilien-Eigentum einer Eigentümergemeinschaft. Doch in welchem Segment auch immer, die Aufgabenstellungen sind jeweils so vielfältig, dass jede Hausverwaltung wiederum eine effektive Dokumentenverwaltung benötigt.

Genau das ist PaperOffice DMS, eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als Dokumente zu verwalten.

Doch was bedeutet effektiv für Immobilienverwaltungen?

Der größte Sektor der eingangs erwähnten 8 Millionen verwalteter Immobilien sind vermietete Wohnungen, gefolgt von Büroflächen. Das bedeutet, dass je nach Art Fixkosten bestehen, die viertel-, halb- oder jährlich abzuführen sind. Die Einnahmen hingegen erfolgen üblicherweise monatlich. Je nach verwaltetem Bestand bedeutet dies die Führung von hunderten bis tausenden Konten, die alle durch bestimmte Fristen gekennzeichnet sind und zusätzlichen Verwaltungsaufwand erfordern, wenn außergewöhnlichen Änderungen entstehen. Hinzu kommt die ordnungsgemäße Buchführung aus Einnahmen und Ausgaben.

Zu den außergewöhnlichen Ereignissen gehören beispielsweise aufgelaufene Mietschulden. Hier geht es darum, die dafür anfallenden Zinsen bis zur Zahlung zu berechnen, aber auch Verjährungsfristen zu beachten und entsprechende Maßnahmen zu treffen.

• Zur Verwaltung können ebenso Pläne gehören, die maßstabsgetreu Grundstücksflächen aufzeigen und bei Bedarf etwa Bauunternehmen für Renovierungen oder Sanierungen zur Verfügung gestellt werden.
• Auch der Nachweis der ordnungsgemäßen Anlage von Kautionsgeldern bedarf der korrekten Buchhaltung und jederzeitigen Darlegung.
• Änderungen am Mietrecht oder Grunderwerb rechtzeitig einpflegen und so auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens vorbereitet zu sein.

Das sind nur vier Beispiele für das, was ein gutes Dokumentenverwaltungssystem alles kann, so wie PaperOffice DMS.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Das Grundgerüst für digitale Transformation in der Hausverwaltunf und Immobilien

Dank der integrierten KI, werden automatische Regeln ausgelöst. Diese KI ordnet die Dokumente dabei automatisch in Ordner wie "Rechnung" und "Lieferscheine" ein, hinterlegt entsprechende Schlüsselwörter und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie ablaufen würden, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.

Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Produktion" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden, Steuerberater oder vice versa exportiert werden.

Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens.