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Optimierung von Arbeitsabläufen dank PaperOffice DMS


Alexander Staruk, Vorstand Finanzen bei der Mennoniten Brüdergemeinde Bielefeld e. V.

Profi-Tipp

Branche
Gemeinde

Region
Bielefeld, Deutschland

Abteilungen
Finanzen, Buchhaltung

Webseite

https://mb-bielefeld.de

Die Herausforderung

Die Mennoniten Brüdergemeinde Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) ist eine evangelische Freikirche, deren Wurzeln weit in die Vergangenheit zurückreicht. Gegründet wurde diese Bielefelder Mennoniten-Brüdergemeinde in Zürich während der Reformationsbewegung im 16. Jahrhundert. Darauf basiert die heutige Mennoniten Brüdergemeinde Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), die über 1000 Gemeinde-Mitglieder umfasst.

PaperOffice DMS wird von der Gemeinde eingesetzt, um die ehrenamtlich tätigen Mitglieder vor allem bei der Archivierung der Unterlagen, Workflow Zuweisung sowie Buchhaltung im Home-Office zu unterstützen.

Ausgangslage

In einem Verein, der die Mennoniten Brüdergemeinde Bielefeld e. V. ist, stehen durchaus umfangreiche Verwaltungsaufgaben an, die alle ehrenamtlich von den Mitgliedern erledigt werden.

Das betrifft sowohl die Kontenführung der über 1000 Mitglieder als auch die Rechnungsprüfung bei unterschiedlichen Bauvorhaben der Gemeinde oder die Bearbeitung eingehender Spenden.

Brüdergemeinde Brake Bielefeld
Dokumente digitalisieren spart Kosten und Zeit

Bestehende Problematik

Bis zum Einsatz von PaperOffice DMS wurden ausgewählte Mitglieder mit den verschiedenen verwaltungstechnischen Aufgaben betraut, wobei es den jeweiligen Mitgliedern weitgehend selbst überlassen wurde, wie und in welchem Zeitrahmen die Arbeit erledigt wird.

Ein digitales Netzwerk und eine übergreifende Software wurde nicht verwendet. Vielmehr wurden etwa zu prüfende Handwerkerrechnungen mit nach Hause genommen, um diese manuell zu prüfen. Es kam auch vor, dass gerade niemand Zeit hatte und dann blieb die Rechnung erst einmal liegen.

Im Zuge der Digitalisierung sehen sich Gemeinden tagtäglich mit unzähligen Dokumenten, Emails und anderen Anliegen nun auch per E-Mail konfrontiert. Diese Flut an E-Mails lässt sich allerdings kaum noch manuell bewältigen.

Folge waren langatmige Bearbeitungszeiten und Ineffizienzen bei der Verarbeitung, Abruf und Weiterleitung der notwendigen Dokumentationen. Entsprechend machte sich die Gemeinde auf die Suche nach einer digitalen Dokumentenverwaltung.

In der Folge kam es immer wieder zu verspäteten Überweisungen der offenen Beträge an die beauftragten Firmen. Mahnungen mit zusätzlichen Kosten erfolgten und auch eingeräumte Skonti konnten so nicht genutzt werden. Dass der Ruf der Gemeinde darunter litt, ist verständlich.

Alexander Staruk, Vorstand Finanzen bei der Mennoniten Brüdergemeinde Bielefeld e. V., suchte eine Lösung für das Problem, wobei auch ins Auge gefasst wurde, die gesamten bisher weitgehend analog abgewickelten Verwaltungsaufgaben der Gemeinde zu digitalisieren.

Inhalt

Wieso sich die Brüdergemeinde für PaperOffice DMS entschieden hat

Herr Staruk untersuchte zunächst verschiedene Software-Angebote in Bezug auf die Dokumentenverwaltung und entschloss sich letztlich, PaperOffice DMS zunächst für ein halbes Jahr zu testen.

PaperOffice DMS bietet genau die Voraussetzungen, die von Herrn Staruk gesucht wurden. Dazu gehören:

  • Verfügbarkeit: Zentraler und einfacher Zugriff auf all diese relevanten Dokumentationen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument.

    Eine interne, zentrale Speicherung, auf die alle Mitglieder mit Verwaltungsaufgaben auch von Zuhause zugreifen können. Die Daten sollen weder in einer Cloud eines Drittanbieters noch auf einem Einzelplatzrechner abgespeichert werden.

  • Die Lösung: Es wurde ein NAS, ein Network attached Storage, von Synology im Gemeindehaus eingerichtet, auf dem mittels PaperOffice DMS alle den Verein und seine Mitglieder betreffenden Daten liegen.

    Herrn Alexander Staruk war schon früh klar, dass an der Digitalisierung seiner Gemeinde kein Weg vorbeiführt:

    „Wir haben die Arbeit einfach vorgezogen und haben nun einen Vorsprung.“

  • Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben: Die Software muss es möglich machen, dass über das Netzwerk Aufgaben verteilt werden und auch deren Bearbeitung durch das jeweilige Vereinsmitglied erfolgt.
  • Die Lösung: PaperOffice DMS besitzt eine umfassende Workflow-Funktion, die die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe und die Steuerung der Dokumenteninformationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen ermöglicht.

    Digitale Benutzerfreigabe und Passwort Bestätigung inklusive.

    Zugleich sind alle betreffenden Mitglieder über den Bearbeitungsstand informiert. Durch Versionsspeicherung ist nachverfolgbar, welche Bearbeitungsschritte wann und durch wen erfolgten.

  • Wiederauffindbarkeit und Zeitersparnis: Es wurde nach einer einfacheren Art gesucht, um analoge Dokumente zu digitalisieren und um diese bei Bedarf unkompliziert auffindbar zu machen.
  • Die Lösung: Es ist das Kernsegment von PaperOffice DMS, die Digitalisierung analoger Dokumente. Dazu braucht es nur einen Scanner mit Schnittstelle zum Rechner sowie PaperOffice DMS. Dokumente werden nicht nur gescannt. Sie werden bei Bedarf durch eine integrierte OCR-Software in bearbeitbaren Text umgewandelt und automatisch richtig abgespeichert.

    Ein von der künstlichen Intelligenz PIA eingerichtetes Schlagwortverzeichnis sorgt dafür, dass jedes Dokument über die interne Suchmaschine gefunden wird, selbst wenn der oder die Nutzerin kaum noch etwas über das Dokument weiß.

  • Praktisch und verständlich: Die Software soll einen möglichst geringen Schulungsaufwand erfordern und zugleich für die Zukunft gerüstet sein.
  • Die Lösung: Die Anwendung von PaperOffice DMS lässt sich mittels kostenloser Schulungsvideos und Tutorials erlernen.

    Keine externen und teuren „Berater“ vor Ort und niemand muss Zwecks Schulung irgendwohin reisen. Den Zeitrahmen zum erlernen der Menüführungen kann jeder/jede selbst nach Bedarf abstecken und in Sachen Zukunft ist PaperOffice DMS dank modularem Aufbau bestens aufgestellt.

PaperOffice DMS hat alle erforderlichen Kriterien erfüllt.

Nach der halbjährigen Erprobungsphase erwarb die Mennoniten Brüdergemeinde Bielefeld e. V. unsere PaperOffice DMS und zeigt sich so zufrieden, dass sie die Software anderen Gemeinden ihrer Kirche empfiehlt.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Mennoniten
Brüdergemeinde Bielefeld":

Welche Tipps geben Sie zukünftigen PaperOffice Nutzern mit?

Es ist nie zu früh oder zu spät sich mit dem Thema der Digitalisierung auseinander zu setzen.

Das Wichtigste dabei ist sich selber ein Bild von der Software aber auch vom Unternehmen selbst zu machen. Wichtig war dabei, dass wir uns nicht gedrungen fühlten die Software zu erwerben oder irgendwelche Service und Support Pakete abschliessen mussten.

Noch bevor wir PaperOffice DMS erwarben haben wir mit allen Abteilungen der Firma gesprochen und fühlten uns nie schlecht behandelt. Ganz im Gegenteil: PaperOffice verfügt über ein nettes, zuvorkommendes und kompetentes Team.

Für uns als Gemeinde war es sehr wichtig, dass die Software leicht verständlich aber umfangreich ist.

Wem würden Sie PaperOffice empfehlen?

Wir werden PaperOffice unseren Brüdern der Gemeinde empfehlen. Aber auch allen anderen Gemeinden und Firmen, die gerne digitalisieren und automatisieren möchten.

Was finden Sie bei PaperOffice besonders gut?

Wir sind mit allem sehr zufrieden.

Fazit

PaperOffice ist ein leichtes, aber trotzdem mächtiges System um Dokumente zu verwalten.

Funktionen welche einem erst bedeutungslos vorkommen, wie z.B. das automatische Auslesen von Dokumentinhalten, erweisen sich bei längerem Arbeiten als die wichtigsten Funktionen welche man nicht mehr vermissen möchte.

"Ich bin froh mich für PaperOffice entschieden zu haben, weil ich letztendlich ein optimales System erhalten habe, welches wir nicht nur selber administrieren können, sondern auch für einen Bruchteil erworben haben, den andere Hersteller verlangen."

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Digitale Fachlösungen für Automatisierung von Geschäftsprozessen

"Die manuelle Verarbeitung der Dokumente in einer derart grossen Gemeinschaft hätte uns viel Zeit gekostet.
Mit der automatisierten Lösung von PaperOffice DMS konnte der manuelle Aufwand stark reduziert werden, gleichzeitig wurde in eine zukunftsweisende Technologie investiert. Wir sind Vorreiter als digitale Hausverwaltung."

Herr Alejandro Campos
IT Spezialist und Projektmanager bei der Hausverwaltung El Guijo WEG

PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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