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Der Weg zum digitalen Rathaus - Digitalisierung der Verwaltung


Herr Carlos A. García Marketing- und Kommunikationsmanager

Profi-Tipp

Branche
Öffentliche Einrichtung

Region
Provinz Palencia, Spanien

Abteilungen
Hauptamt, Stadtverwaltung

Webseite

http://www.carriondeloscondes.org

Ausgangslage

Das Rathaus der Stadt Carrión de los Condes hat als Behörde in der öffentlichen Einrichtung jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten: Dokumente, Anträge, Ausweise, Meldebescheinigungen aber auch Bauakten und Gewerbeunterlagen, Schriftverkehr sowie vieles mehr.

Leider hat das Rathaus bisher nicht maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitiert, da bisher keine geeignete Lösung gefunden wurde.

Um die Suche zu einfacher und effizienter zu gestalten, plante das Stadtarchiv eine Digitalisierung der Dokumentation, sowie das Einarbeiten der Inhalte in die interne Archivdatenbank.

Eine manuelle Verarbeitung wäre zu zeitaufwändig gewesen, weshalb eine automatisierte Informationsextraktion angestrebt wurde.

Die Zielsetzung von der Stadtverwaltung war bestehende Papierdokumente zu digitalisieren, Prozessoptimierung- und Workflow Kontrolle über alle ein- und ausgehende Unterlagen reinzubringen, einen Großteil der Prozesse im Hintergrund zu automatisieren und so den Hausverwaltungsablauf zu optimieren.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Bestehende Problematik

Früher basierte das gesamte Behördensystem auf Papier. Von Bürgern eingereichte Anträge wurden von der Registerstelle in Akten sortiert, an das Rathaus weitergeleitet und dort um weitere Dokumente ergänzt.

Anschließend wanderten die Unterlagen in meterlange Regalwände, welche die kompletten Bürowände bedeckten und wurden dort jahrelang gelagert.

Doch bei den vorhandenen und täglich eingehenden Dokumenten kam das händische System des Rathauses von Carrión de los Condes an seine Grenzen: Oft waren einzelne Belege falsch abgeheftet oder zuvor von Kollegen entnommen und noch nicht zurückgelegt. Ebenso war die Einbindung externer Institutionen schwierig, etwa wenn Rathäuser oder Sachverständige Zugriff für die Beurteilung von Anträgen benötigten.

„Wir hatten vermeidbare Lagerkosten durch die Ablage von Dokumenten in Ordnern. Zudem war die Suche nach Unterlagen zeitaufwendig und häufig mit einem Besuch im Archiv verbunden“,

erinnert sich Herr Carlos A. García, der Marketing- und Kommunikationsmanager des Rathauses von Carrión de los Condes.

Folge waren langatmige Bearbeitungszeiten und Ineffizienzen bei der Verarbeitung, Abruf und Weiterleitung der notwendigen Dokumentationen.

Doch das grösste Problem war das Alter der Dokumente, denn diese wurden brüchig. Entsprechend machte sich die Behörde auf die Suche nach einer digitalen Dokumentenverwaltung.

Die Fallstudie, die zusammen mit dem Dokumentenmanagement System PaperOffice durchgeführt wurde, beruhte auf der Sorge, wie es in jeder Verwaltungsbehörde üblich ist, die zahlreichen Papieraufzeichnungen und Akten zu pflegen und einen physischen Raum sowie Personal zur Verfügung zu haben, um sie (einige in kritischem Zustand) aufzubewahren, zu klassifizieren und zu ordnen.

Trotz des budgetären Spielraums kam die Verwaltungsbehörde der Stadt Carrión de los Condes zum Entschluss, dass dieses altmodische System durch ein aktuelles, modernes, digitales ersetzt werden muss. Somit die öffentliche Einrichtung sich statt der Dokumentensuche der eigentlichen Aufgabe einer Stadtverwaltung widmen: den Bürgerinnen und Bürgern.

„Wir haben die Arbeit einfach vorgezogen und haben nun einen Vorsprung.“

Herr Carlos A. García, Marketing- und Kommunikationsmanager der Verwaltung Carrión de los Condes suchte eine Lösung für die Digitalisierung aller Probleme, welche bei allen öffentlichen Einrichtungen auftreten. Wobei auch ins Auge gefasst wurde, die gesamten bisher weitgehend analog abgewickelten Verwaltungsaufgaben der Gemeinde zu digitalisieren.

Wieso sich das Rathaus für PaperOffice DMS entschieden hat

Wichtigste Auswahlkriterien waren Zuverlässigkeit und Sicherheit, da es bei den verwalteten Unterlagen um vertrauliche Inhalte geht, etwa um personenbezogene Unterlagen oder zur finanziellen Situation des Antragstellers.

Diverse Cloudanbieter oder Open-Source-Lösungen wurden aufgrund der Datenschutzbestimmungen in der öffentlichen Einrichtung nicht in Betracht gezogen, da die Sicherheit der personenbezogener Daten DSGVO sowie eine langjährliche Investitionssicherheit nicht gewährleistet werden konnte.

Da PaperOffice DMS keine Cloud Anwendung ist und alle Daten in einer zentralen Datenbank speichert, welche sich im Rathaus befindet, wurde letztendlich entschieden das geforderte Szenario mit einer Teststellung zu prüfen.

„Bereits beim ersten gemeinsamen Termin mit PaperOffice merkt man die 20 Jahre PaperOffice Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement.“

Insbesondere durch die hochverschlüsselte Dokumentspeicherung direkt im Rathaus und nicht in einer Cloud übertrifft PaperOffice alle an Dokumentstandards sowie rechtliche Richtlinien.

Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.

Ein enormer Entscheidungsgrund war auch die Erreichbarkeit des Supportes, da hier in Vergangenheit sehr schlechte Erfahrung mit anderen Anbietern gemacht wurde, was auch zum Stillstand des Rathauses geführt hat.

Insbesondere um die Ausfallsicherheit sicherzustellen und Echtprobleme zu simulieren, wurde der PaperOffice Support mehrfach kontaktiert, um zu bewerten, dass Termine eingehalten werden und wie die Qualität des Supportes ist.

Hier liegt PaperOffice vor jedem anderen Hersteller.
Inhalt

PaperOffice hat sich der Herausforderung angenommen- Zielsetzung und zeitlicher Ablauf

Als Zielsetzung wurde beschlossen, alle vorhandenen Papierdokumente in ein digitales Archiv zu digitalisieren.

Speziell für die digitale Transformation wurde eine Organisation eines gemischten Ausbildungs- und Beschäftigungsprogramms mit dem Titel „Erstellung eines digitalen Archivs" vom Stadtrat von Carrión de los Condes gegründet. Diese Organisation bildet zusammen mit den PaperOffice Spezialisten zurzeit acht Studenten und zwei Professoren aus.

Darin wird das erworbene Wissen in einer echten Praxis angewendet, mit einem präzisen Arbeitsablauf, der hilft, die Zeit zu optimieren und mit der Digitalisierungslösung des historischen Archivs zu beginnen, welches bis in die 1820er Jahre zurückreicht.

"Die manuelle Verarbeitung der Dokumente hätte uns viel Zeit gekostet. Mit der automatisierten Lösung von PaperOffice DMS konnte der manuelle Aufwand stark reduziert werden, gleichzeitig wurde in eine zukunftsweisende Technologie investiert.“

Als Experte im Bereich der intelligenten KI Dokumentenverarbeitung, wurde PaperOffice DMS mit der Digitalisierung der bestehenden Dokumentation beauftragt.

So wurden die bestehenden Papierdokumente vorsichtig von Mitarbeitern des Rathauses eingescannt und in PaperOffice DMS archiviert. Das Dokumentenmanagement System erstellt danach eine Miniaturansicht aller eingescannten Dokumente und führt eine ausführliche Texterkennung durch. Dadurch kann jeder beliebige Textinhalt aller Dokumente in Sekundenschnelle durch in PaperOffice integrierte Suchmaschine gefunden werden.

Nutzen durch Digitalisierung mit PaperOffice

Dank der Digitalisierungseinführung von PaperOffice konnte das Stadtarchiv Carrión de los Condes jetzt schon:

  • Zeit und Ressourcen sparen
  • Einfacher Dokumentzugriff
  • Verfügbarkeit von Dokumenten für jeden berechtigten Mitarbeiter
  • Übersichtliche Aktendurchführung erbringen

Die nun leichtere und schnellere Verfügbarkeit der Daten und Dokumente verändert die Abläufe des Rathauses grundlegend und nachhaltig. Das Verwaltungswissen ist nun ab jetzt transparent organisiert und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar.

„Datensicherheit, automatisierte Workflows, Digitalisierung von Dokumenten und die einfache Integration von PaperOffice in eine Verwaltungsumgebung lieferten, was diese Stadtverwaltung brauchte, um den Papierverbrauch zu minimisieren Papierverfahren zu beschleunigen, fragile Dokumente zu archivieren und diese langfristig aufzubewahren und Platz zu gewinnen und damit die Kosten zu sparen.“

So wird in diesem Sinne mit PaperOffice DMS die Basis für die Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozesse in der öffentlichen Verwaltung gelegt.

Zusätzlich zum allgemeinen Archivierungsvorgang wird:

  • Revisionssichere Archivierung
  • Optimierung von Organisationsprozessen
  • Bessere Organisation der Dokumentation
  • Schnellere Dokumentensuche
  • Vereinfachte Kommunikation und Aufgabenlösung

gewährleistet.

Endergebnis

Der Stadtrat hat das Problem der zuvor in Papierform vorhandenen Daten beseitigt, alle fragilen aus dem Archiv stammenden Dokumente wurden vorsichtig eingescannt und somit archiviert. Da PaperOffice über alle eingehenden Daten die OCR Texterkennung fährt, müssen nun Rathausangestellten nicht mehr die Dokumente rausholen sondern können ganz einfach innerhalb von PaperOffice danach suchen.

So nutzt die Stadtverwaltung nun ein zentrales, workflowfähiges Dokumentenmanagement System.

Das Rathaus kann nun Fallakten, wie auch Fallnummern mit den zugehörigen Namen, Orten und Daten, innerhalb von wenigen Sekunden ausfindig machen. Somit kann das Archiv seinen Bürgern schneller und mit grösserer Genauigkeit helfen, dabei bleiben die Originale unberührt.

Über das Rathaus von Carrión de los Condes

Fläche: 63,37 km². Einwohner: 2.096 (2018)

Provinz: Palencia. Gemeinschaft Kastilien und León

Bürgermeister: Jose Manuel Otero Sanz.

Bevölkerungszentren: Carrión de los Condes;

Diese Stadt mit mehr als 2.000 Einwohnern liegt im Zentrum der Provinz Palencia. Die Ursprünge der Ortschaft reichen nach archäologischen Funden bis in die vorrömische Zeit zurück.

In der heutigen Zeit ist die Stadt für alle Pilger bekannt, die den Jakobsweg gehen, denn die Stadt liegt am Jakobsweg und verfügt über Pilgerherbergen.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Öffentliche Einrichtung
Rathaus
Carrión de los Condes":

Welche Tipps geben Sie zukünftigen PaperOffice Nutzern mit?

Es ist nie zu früh oder zu spät sich mit dem Thema der Digitalisierung auseinander zu setzen.

Das Wichtigste dabei ist sich selber ein Bild von der Software aber auch vom Unternehmen selbst zu machen. Wichtig war dabei, dass wir uns nicht gedrungen fühlten die Software zu erwerben oder irgendwelche Service und Support Pakete abschliessen mussten.

Noch bevor wir PaperOffice DMS erwarben haben wir mit allen Abteilungen der Firma gesprochen und fühlten uns nie schlecht behandelt. Ganz im Gegenteil: PaperOffice verfügt über ein nettes, zuvorkommendes und kompetentes Team.

Für uns als öffentliche Einrichtung ist der Vorgang immer komplizierter und mit viel Bürokratie verbunden. Daher war der Vertrauen in das System und die Software sehr wichtig. Natürlich war es ebenfalls sehr wichtig, dass die Software leicht verständlich ist.

Wem würden Sie PaperOffice empfehlen?

Wir werden PaperOffice allen anderen Verwaltungen und öffentlichen Einrichtungen empfehlen, die gerne digitalisieren und automatisieren möchten.

Was finden Sie bei PaperOffice besonders gut?

Wir sind mit allem sehr zufrieden.

Fazit

PaperOffice ist ein leichtes, aber trotzdem mächtiges System um Dokumente zu verwalten.

Funktionen welche einem erst bedeutungslos vorkommen, wie z.B. das automatische Auslesen von Dokumentinhalten, erweisen sich bei längerem Arbeiten als die wichtigsten Funktionen welche man nicht mehr vermissen möchte.

"Wir sind froh uns für PaperOffice entschieden zu haben, weil wir letztendlich ein optimales System erhalten habe. Dieses können wir selber administrieren und befinden uns auf dem besten Weg zum digitalen Rathaus."

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Digitaler Wandel in der Gitterrost Industrie - Erfolgreiches Dokumentenmanagement

„In der Gitterrosten Branche ist das Thema Digitalisierung mehr und mehr bemerkbar. Das betrifft zum Beispiel unsere Lieferscheine, Stücklisten oder auch unsere Pläne, Zeichnungen und Konfiguratoren. Nach der Einführung von PaperOffice DMS konnte der manuelle Aufwand reduziert werden. Wir sind nun Vorreiter als digitale Gitterrosten Hersteller.“

Herr Stephan Reichel
Geschäftsführer der K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG

PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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