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Automatisierung der Geschäftsprozesse in der Baubranche


PaperOffice DMS für Bauunternehmen ermöglicht reibungslosen Informationsfluss zwischen den Abteilungen dank Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Profi-Tipp

Schriftsätze, Verträge, Entwürfe, Recherchen, Lieferscheine und vieles mehr werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.

Die integrierte KI ermöglicht die Geschäftsprozesse weitgehend zu automatisieren, so beschleunigen Sie Ihre Prozesse und steigern den Erfolg und Zufriedenheit.

Digitalisierung in der Baubranche

Bauunternehmen, Konzerne, Bauträger, Projektmanager, Ingenieure sowie Projektentwickler profitieren maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Datenverwaltung.

So fallen bei den Bauunternehmen täglich wichtige Dokumente an: Bauprotokolle, Fotodokumentation, Belege, Rechnungen, Zeichnungen, Lieferscheine, Schriftsätze und vieles mehr.

All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

Die beste Lösung ist der Einsatz einer gut durchdachten Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS.

In der Baubranche finden sich oftmals projektbasierte Abläufe. In jedem einzelnen dieser Projekte fallen eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen, darunter Dateien und Dokumente an, die durch ein geeignetes DMS wie PaperOffice zentral verwaltet werden können.

Helm liegt auf Baustelle
DMS-Lösung für Digitalisierung im Bauwesen

PaperOffice DMS als Lösung für die Baubranche ermöglicht Ihnen eine live-Stichwortsuche durch Ihre Projekte, Kundendaten sowie Dokumente. So können Sie dank der Integration von PaperOffice DMS im Bauunternehmen mit der Automatisierung Ihrer Abläufe durch digitale Workflows, oder automatische Ablage aller projektbezogenen Dokumente, Regelverwaltung, Hinzufügen der Aufgaben, gegenüber der Konkurrenz punkten.

Wie werde ich papierlos in der Baubranche?

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen, Suchen und Verfolgen Ihrer Dokumente wird mit dem Einsatz von PaperOffice ganz einfach.

Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten, sowie Erteilen von Freigaben mittels Workflows und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter die zugeteilten Aufgaben effizient erledigen und berechtigte Personen diese einfach freigeben oder die Freigabe verweigern.

Mit der PaperOffice DMS-Softwarelösung geht kein Dokument mehr verloren. Und egal wo Sie sich befinden, können Sie wichtige Unterlagen innerhalb von Sekunden abrufen.

Selbstverständlich arbeiten Sie mit unseren Systemen stets gesetzeskonform und komplett revisionssicher.

Prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. Hier unterstützt Sie PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.

Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie E-Mail Benachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung.

Auf diese Weise lassen sich sämtliche Dokumentenprozesse abbilden.

Neben einer ganzen Reihe von weiteren Vorteilen bietet sich PaperOffice DMS als ideales Tool zum Controlling der verschiedenen Bauphasen an.

Jedes Dokument, von der Rechnung über eine Packung Schrauben aus dem Baumarkt, bis zu den verschiedenen Bauplänen, lässt sich in zeitlich richtiger Abfolge abspeichern und nach Bedarf aufrufen.

Wichtig hierbei ist die Versionisierung. So etwa der ursprüngliche Bauplan, der später geänderte Bauplan usw. Dabei erlaubt PaperOffice DMS auch die Speicherung handschriftlicher Einträge sowie Fotografien vom Bauzustand. Mit PaperOffice DMS ist eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge und Vorfälle während der Bauausführung möglich. Vom ersten Spatenstich bis zur Schlüsselübergabe. Dies alles zudem mit minimalem Aufwand.

Für diese Aufgaben eignet sich am besten eine Dokumentenverwaltungssoftware wie PaperOffice DMS. Denn es ist eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als nur Dokumente zu verwalten.

Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Verträge, Schriftsätzen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System PaperOffice werden Ihre bisherigen Abläufe im Unternehmen digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

Notebook in der Lagerhalle Spedition mit PaperOffice DMS
Nachvollziehbarkeit wichtiger Zusammenhänge dank digitaler Ordner sowie Dokumentmappen

Die Lösung: Bewährtes Know-How

Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?

PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.

Inhalt

Digitale Sachbearbeitung ist eine wesentliche Grundlage, um auch in Zukunft die hohe Service-Qualität jeglicher Dienstleistungen zu gewährleisten

Das „Stangenrecht“ war eines der ersten Gesetze in der Baubranche, es sollten bis heute noch unzählige folgen. Unter Stangenrecht war tatsächlich eine etwa 5 m lange Stange zu verstehen, die im Mittelalter dazu diente, Gassen und Straßen eine Mindestbreite von rund 5 m zu gewährleisten, indem ein Mann mit dieser quer gehaltenen Stange durch die Straßen lief. Überall wo es zu eng wurde, musste das zu weit in die Straße hineinragende Gebäude abgerissen werden. Das hatte weniger mit dem damaligen Verkehrswesen zu tun, sondern vielmehr mit der Brandgefahr. So sollte verhindert werden, dass brennende Häuser einer Straßenseite auf die andere Seite übergriffen.

Heute umfassen allein das Baurecht des Bundes und der Länder rund 1600 Paragrafen. Hinzu kommen Normen und Vorgaben der Berufsgenossenschaften für die Materialbeschaffenheit, die Art der Verwendung, wie die Materialien zu verbauen sind und sogar mit der Handwerksordnung, wer wie was bauen und installieren darf. Es dürfte nur wenige Länder auf der Erde geben, die ein ähnlich komplexes Bauwesen vorzuweisen haben.

Für Bauunternehmen sowohl des Tief- als auch des Hochbaus bedeutet dies, bei jedem Auftrag die entsprechenden Vorgaben zu konsultieren und es bedeutet, jedes Mal einen mehr oder weniger umfangreichen Papierkrieg zu führen. Nicht selten setzen Bauherren/innen noch einen darauf und wünschen Änderungen, die im ursprünglichen Bauplan nicht vorgesehen waren. Da wird mitunter handschriftlich im Plan vermerkt, was wie zu ändern ist. Das kann zu einer Kettenreaktion führen, die alle Gewerke betrifft und sogar die Materialplanung über den Haufen wirft.

Wie behalte ich den Überblick beim Papierchaos?

Natürlich dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Denn PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in der Baubranche erzeugten Dokumente und alle relevanten Informationen.

PaperOffice DMS ermöglicht in Verbindung mit einem NAS (Network attached Storage) den Aufbau eines sehr sicheren Intranets zur internen Kommunikation und Datenübermittlung. Hierbei entsteht doppelte Sicherheit gegenüber Angriffen von Außen. Einmal die Firewall des Betriebssystems und zum zweiten die Verschlüsselung von PaperOffice DMS. Gleichzeitig wird über den NAS eine eigene Cloud eingerichtet, unabhängig von Drittanbietern.

Die umfangreiche Workflow-Funktion von PaperOffice DMS erleichtert die interne Kommunikation erheblich. Wobei der Begriff intern auch Filialen oder ausländische Standorte mit einschließt. So wird etwa bei projektbezogenen Arbeiten immer der aktuelle Status angezeigt und zugleich die Historie.

Natürlich gehört auch ein teambezogenes und privates Kalendarium dazu, indem Fristen und zeitbezogene Ereignisse eingetragen sind.

Die mit einer KI ausgestattete Dokumentenerkennung ordnet alle abzuspeichernden Unterlagen automatisch in den jeweils richtigen Ordner und legt sowohl ein Schlagwortverzeichnis als auch eine Änderungs-Historie an. Die interne Suchmaschine von PaperOffice DMS findet jedes Dokument in Sekundenbruchteilen.

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie ablaufen würden, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.

Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Produktion" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Frau prüft auf der Baustelle den Plan
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden, Steuerberater oder vice versa exportiert werden.

Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen. Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.

Unternehmen aus der Baubranche müssen bei allen Geschäftsvorfällen Dokumente verarbeiten. Gerade durch die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle entstehen dabei immer neue Herausforderungen. Was sie brauchen, ist ein gutes Dokumentenmanagement System.

PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was benötigt wird, so zum Beispiel:

  • Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO/li>
  • Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
  • Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
  • Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
  • Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
  • Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge

Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO

Gruppe von Menschen unterhalten sich auf der Baustelle über den Bauplan
Effizienter arbeiten dank sicheren Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen

PaperOffice DMS ermöglicht über entsprechende Schnittstellen die Anbindung weiterer Software, etwa ein ERP, und natürlich die Übernahme von Dokumenten aus Microsoft Office. Durch PaperOffice DMS wird die Kommunikation in Handel und Produktion mit Zulieferern und Abnehmern beschleunigt.

Fristen und Termine werden überwacht und je nach gewünschter Einstellung automatisch Aktionen ausgelöst. Bestellvorgänge können automatisiert werden und selbst Änderungen, die für die Zukunft vorgesehen sind, lassen sich so einpflegen, dass sie zum gewünschten Zeitpunkt in Kraft treten.

Dank seiner umfangreichen Funktionen darf PaperOffice DMS durchaus in das höherstufige Segment des Enterprise-Content-Management (ECM) klassifiziert werden.

Ein ECM beinhaltet die übergeordnete Verwaltung aller Inhalte einer Organisation mit entsprechender Zugriffs-Hierchachie. PaperOffice DMS ist in der Lage, jedweden beliebigen Content in digitaler Form abzuspeichern, inhaltlich und im Format zu ändern sowie verfügbar zu machen.

Damit verfügt PaperOffice DMS über alle Funktionen eines ECM und dies in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einer intuitiv erlernbaren Bedienungsform, die teure externe oder interne Schulungen überflüssig macht. Vielmehr stehen kostenlose Video-Tutorials zur Verfügung, um sich in die unterschiedlichen Menüs einzufinden. PaperOffice DMS kann so in jedem Unternehmen des Handels und der Produktion zum organisatorischen Dreh- und Angelpunkt werden und dies fast in Lichtgeschwindigkeit.

Unternehmen aus der Baubranche profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Mit PaperOffice DMS ergeben sich jedoch weit mehr Möglichkeiten für Bauunternehmen. So etwa die Bestandsführung inklusive einer permanenten oder einer Stichtagsinventur. Die Basis für PaperOffice DMS sind im Netzwerk miteinander verknüpfte Benutzerkonten. Die Datenspeicherung dieser Benutzerkonten wird in der zentralen Datenbank vereinigt. So können die Dokumente über eine KI mit unterschiedlichen Algorithmen gesteuert werden, wodurch automatisiert Prozesse ausgelöst werden können.

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.

PaperOffice DMS besitzt clevere Menüführungen, die logisch aufgebaut sind und in vielen Bereichen eine intuitive Bedienung ermöglichen. Gratis im Internet verfügbare Videotutorials unterstützen zusätzlich und natürlich sind auf Wunsch auch Schulungen direkt am Firmensitz des oder der Kundin möglich.

Neben der Dokumentation der Bauphasen ist PaperOffice DMS gleichermaßen geeignet, logistische Aufgaben zur Materialbeschaffung zu unterstützen. Dank der Möglichkeiten, Datenbanken in PaperOffice DMS einzurichten, können Materialeinkauf und Materialverbrauch überwacht und mit Warnstufen versehen werden. Über die interne KI lassen sich Vorlagen erstellen, die automatisiert reagieren, wenn es zu Engpässen oder Fehlmengen kommt, wenn etwa Nachbestellungen getätigt werden, obwohl eigentlich die vorhandene Menge ausreichen müsste. Dazu kann die Workflow-Funktion genutzt werden, über die die verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens ihre Aufgabenausführungen abgleichen.

PaperOffice DMS kann ein Bauvorhaben beschleunigen, vor Fehlentscheidungen bewahren und die Kosten senken. Vielleicht hat den Firmen, die den BER bauten und Stuttgart21 noch immer bauen, einfach nur die richtige Software gefehlt, PaperOffice DMS.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung in der Baubranche und Bauwesen":

Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?

Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.

Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?

Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.

Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?

PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!

Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?

Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.

Fazit

PaperOffice DMS unterstützt die Baubranche und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.

PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.

Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen

15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten

Digitale Rechnungsverarbeitung trägt in Kombination mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) maßgeblich zur Effizienz und dem Erfolg Ihres Unternehmen sowie in Richtung papierloses Büro bei. Die Notwendigkeit der digitalen Rechnungsverarbeitung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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