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Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen


Digitale Rechnungsverarbeitung trägt in Kombination mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) maßgeblich zur Effizienz und dem Erfolg Ihres Unternehmen sowie in Richtung papierloses Büro bei. Die Notwendigkeit der digitalen Rechnungsverarbeitung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

Profi-Tipp

Im aktuellen Beitrag zeigen wir Ihnen wie Sie die digitale Rechnungsverarbeitung richtig umsetzen können, listen die Vorteile der Umsetzung auf und beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

In unserem Ratgeber finden Sie mittlerweile mehrere Berichte darüber, wie eine Digitalisierung um Unternehmen erfolgen solle und wieviele Vorteile diese für Sie mitbringt.

Doch fast jede dritte Frage, die von unseren Kunden reinkommt betrifft die digitale Umsetzung einer Rechnungsverarbeitung. Also haben wir beschlossen dieses Thema etwas genauer zu betrachten.

PaperOffice Mitarbeiterin sitzt über den Rechnungen
Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen bringt Vorteile für Unternehmen und steigert die Effizienz

Im aktuellen Artikel schauen wir uns etwas tiefer Informationen zu der digitalen Rechnungsverarbeitung an. Welche Vorteile die Digitalisierung der Rechnungen mit sich bringt. Wir zeigen Ihnen wie Sie alles umsetzen können, beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Bevor wir uns der eigentlichen Umsetzung zuwenden, lassen Sie uns die Frage beantworten:

Warum ist es notwendig, Rechnungen und Dokumente in Unternehmen zu digitalisieren?

Das ist eine Frage, die sich immer mehr Unternehmen stellen: „Muss ich wirklich mein Rechnungswesen digitalisieren“? Die Antwort lautet: Ja, Sie müssen. Unter anderem weil der Gesetzgeber dies so verlangt. Immer mehr Unternehmen werden damit konfrontiert die Verfahrensdokumentation einzuhalten.

Was erfordern gesetzliche Vorschriften?

Gesetzliche Vorschriften erfordern Einhaltung der Anforderungen was den Eingang, die Verarbeitung sowie die Archivierung aller prüfungsrelevanten Eingangsdokumente betrifft.

In unserem aktuellen Artikel zeigen wir ein Paar Praxisbeispiele. Wie Sie Digitalisierung einfach dank PaperOffice DMS lösen können. Doch zunächst kommen wir zu den allgemeinen Vorteilen der digitalen Verarbeitung der Rechnungen.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung mit sich mit?

In der heutigen Welt, in welcher HomeOffice und digitale Medien dominieren, ist es immer noch üblich Rechnungen aus Papier in Regalen und auf dem Tisch zu stapeln.

Die wesentlichen Gründe für die Verwendung von Papier liegen darin, dass es den Mitarbeitern schwer fällt die Digitalisierung anzunehmen, oder beziehungsweise den Anfang zu tätigen. Es liegt in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Physische Dokumentenkopie trotz Digitalisierung

Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten. Aber auch der jahrelang einstudierte Ablauf mit dem Umgang von Papier spielt hier eine Rolle.

Zum Thema der papierlosen Umstellung haben wir bereits einen ausführlichen Artikel verfasst. Hier widmen wir uns explizit dem Thema des digitalen Rechnungswesens.

So bedeutet eine manuelle Erfassung der Rechnung nicht nur grossen Zeitaufwand sondern auch versteckte hohe Kosten. Ein richtiges Umsetzen kann viel Zeit und Geld sparen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

  • Sie finden jede Rechnung in Sekundenschnelle / Zeitersparnis

    Denn dank der Digitalisierung Ihrer Dokumente finden Sie alle in PaperOffice abgelegten Rechnungen in Sekundenschnelle. Sie müssen nicht mehr mühselig in dicken Ordnern blättern. Indem Sie alle Rechnungen bei Ihnen im Unternehmen digitalisieren, benötigen Sie nur ein Paar Klicks, um diese im System zu finden.

    Dies führt uns ebenfalls zum zweiten Punkt:

  • Sie profitieren durch optimiertes Arbeiten / Papierersparnis

    Platz für physische Ordner benötigen Sie nicht mehr. Ab jetzt archivieren Sie Ihre Rechnungen in PaperOffice. Die Reduzierung des Papierverbrauches führt zu sauberen und aufgeräumten Büros.

    Tipp

    Zum Thema "Papierdokumente vom Scanner voll automatisiert archivieren" gibt es ebenfalls ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang leicht und verständlich erklärt:

  • Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen / Beispielsweise durch Workflows

    Indem Sie Ihre Rechnungen digital verwalten, sparen Sie Zeit und Aufwand. Sowie Kosten bei der Erstellung, Zustellung und Verarbeitung. Für weiterführende Aufgaben, Workflows und Weiterleiten erstellen Sie keine Kopien. Alles läuft digital und ist transparent nachvollziehbar.

    Dank der Digitalisierung Ihrer Rechnungen verpassen Sie ab jetzt nicht mehr wertvolle Skonto Fristen.

  • Berechtigung für den Zugriff auf Knopfdruck festlegen

    Individuelle Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente und Ordner sorgen für klare Sicherheit. Sie können den Zugriff einzelnen Personen oder ganzen Abteilungen erteilen. Wie beispielsweise der Buchhaltung.

  • Kontakte automatisiert erkennen

    PaperOffice erkennt intelligent Adressdaten im Dokumenteninhalt. Verbindet dann das Dokument logisch mit Ihren vorhandenen Kontakten. Dies ermöglicht u.a. die Anzeige aller Dokumente für einen bestimmten Kontakt mit nur wenigen Klicks.

    Tipp

    Zum Thema "Integrierte und netzwerkfähige Adress- und Kontaktverwaltung" gibt es ebenfalls ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang leicht und verständlich erklärt:

  • Automatisierte Verschlagwortung

    PaperOffice unterstützt Sie durch intelligente KI Erkennung und Verschlagwortung. So wird die Rechnung nach den wichtigsten Dokumentdaten durchsucht.

    KI PIA liest intelligent die Daten aus dem Dokument heraus. Legt das Dokument danach vollständig verschlagwortet ab. Bei Bedarf mit Ihrer Prüfung oder automatisiert im Hintergrund.

  • Einbettung / Exportfunktion für Steuerberater

    Ihre Rechnungen können Sie ganz einfach übergeben. Samt Kontierung und Verschlagwortung. Dank der erweiterten Suche haben Sie für den Export alles was Sie benötigen. Wie beispielsweise alle Rechnungen vom letzten Monat.

    Inkl. der Ordnerstruktur, PDF-Datei, Excel Datei mit allen Informationen. Als Ergebnis kann die Dokumentation Ihr Steuerberater oder Buchhalter problemlos importieren.

  • Schnelle Bearbeitungsmöglichkeiten

    Die Buchhaltung kann zukünftig schnell umgesetzt werden. Alle Belege finden Sie nicht nur sofort, Sie können diese auch zum Beispiel direkt bearbeiten /klassifizieren. Alle gesetzlichen Vorgaben werden dank revisionssicheren Archivierung eingehalten. Prüfen und Freigeben wird somit zum Kinderspiel.

    Die Digitalisierung von Rechnungen ist aus mehreren Gründen unumgänglich. Viele Unternehmen sind zudem bereits überzeugt, dass die Digitalisierung der Rechnung die Zukunft ist. Diese muss auch heute und jetzt angenommen werden.

    Dennoch befürchten viele immer noch, dass dieser Schritt mit einem langwierigem Projekt verbunden ist. Welcher schwierig, teuer, riskant und destabilisierend sein wird. Die gute Nachricht ist, dass dies letztendlich dank PaperOffice nicht mehr der Fall ist!

Was ist vor der Digitalisierung von Rechnungen zu beachten?

Zunächst gilt es, die Digitalisierung nicht auf das Scannen von Eingangsrechnungen zu verwechseln oder zu reduzieren. Damit diese dann einfacher und schneller in den Workflow Prozess zur Validierung, Bezahlung und Archivierung gelangen. Digitalisierung ist viel mehr.

Vorteile der OCR Texterkennung: Dank OCR Texterkennung kann vieles automatisiert werden. Beispielweise mit künstlicher Intelligenz (KI). So werden Einlernfunktionen zu immer leistungsfähigeren und zuverlässigeren Erkennungsalgorithmen.

Elemente, die auf der Rechnung erscheinen, können sofort aus dem Dokument identifiziert und extrahiert werden. Das Dokument wird abgelegt und kann dem Buchhaltungs- oder ERP-System zur Verfügung gestellt werden.

Beispielsweise, mit der Digitalisierung profitiert der Finanzdienstleister beim Rechnungseingang von zuverlässigen Informationen in Echtzeit.

Langsam kommen wir zu der eigentlichen Frage dieses Artikels:

Wie setze ich die Rechnungsverarbeitung um?

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit PaperOffice verwalten, läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung komplett elektronisch ab. Sie erhalten die Eingangsrechnung bereits digital, das bedeute also per Email oder scannen diese ein. Dies macht keinen Unterschied.

Mit DropMail Eingangsrechnungen digitalisieren, wie?

Wenn Sie bereits Ihre Eingangsrechnungen im digitalen Format erhalten, empfehlen wir das in PaperOffice integrierte Modul DropMail. Damit können Sie in PaperOffice eine persönliche DropMail-Emailadresse anlegen. An diese senden Sie nur Rechnungen zu.

Alle Rechnungen, welche als Emailanhang an Ihre DropMail-Adresse gesendet werden, werden in PaperOffice automatisch archiviert. Samt definierbaren Ablageregeln und ohne Arbeit.

Tipp

Zum Thema "DropMail - Automatisch Dokumente archivieren per Emailversand von unterwegs" gibt es ebenfalls ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang leicht und verständlich erklärt:

PaperOffice erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus. Die Software legt danach die Rechnung im entsprechenden Ordner ab. Dank der intelligenten KI werden, optional, weitergehende Freigabeprozesse, Aufgaben und Workflows gestartet.

Alle Mitarbeiter, die am Prozess beteiligt werden sollen, werden informiert. Der Rechnungs -Workflow verläuft automatisch.

Digitale Rechnungsverarbeitung schrittweise dargestellt:

Digitale Rechnungsverarbeitung mit DropMail
Digitale Rechnungsverarbeitung mit DropMail schrittweise dargestellt

Rechnungseingang

Einfach WUnschadresse im Format "meine_rechnungen@paperoffice.com" anlegen, Ablagemaske festlegen oder PIA aktivieren und fertig!

Digitale Rechnungsverarbeitung

PaperOffice erfasst automatisch die Rechnung und startet die Verarbeitung

Definierte Ablageregeln werden ausgeführt. Revisionssichere Archivierung erfolgt nach Plan automatisiert im Hintergrund.

Sie können die Rechnung prüfen, freigeben und Workflows ausführen lassen.

Weiterleiten

Export der Rechnungen an den Steuerberater oder Drittsysteme mit relevanten Informationen.

Inhalt

Wie sieht die Zukunft der Rechnungs Digitalisierung aus. Wohin geht die Reise?

Zunächst bringt die Digitalisierung der Rechnungen erhebliche und sofortige Produktivitätssteigerungen. Digitalisierung befreit nicht nur Mitarbeiter von einer zeitaufwendigen, dichten Betriebsaufgabe. Im übrigen, werden Probleme mit der Verzögerung und der Streitigkeit wegen manueller Fehler gelöst.

Inbegriffene Kosten für das Aufbewahren, Durchsuchen und Verlust von wichtigen Papierdokumenten werden drastisch reduziert. Ergänzend die Rationalisierung und Automatisierung der Validierungs- und Kontrollprozesse im gesamten Kreditorenprozess.

Von der Kaufanfrage bis zur Zahlung vervielfachen Sie diese Vorteile noch mehr.

Welche Vorteile sind gegeben?

Insgesamt können die Zykluszeit der Dokumentenverarbeitung um 5 reduziert werden. Die Verwaltungskosten um 80%.

Mit diesen Zahlen verstehen Sie sofort die Dringlichkeit der Digitalisierung von Rechnungen. Diese Zahlen sind letztendlich nicht die einzigen, die Sie beachten müssen.

Was schafft ein Unternehmen dank Digitalisierung?

Durch die Digitalisierung schafft das Unternehmen wichtige personelle und finanzielle Ressourcen freizusetzen. Sei es, um das Wachstum der Aktivität mit konstanten Ressourcen aufzufangen. Oder seine Teams in Transformations Projekten zu mobilisieren. Für Mitarbeiter ist die Digitalisierung von Rechnungen kein Feind. Sondern im Gegenteil – der Verbündete. Diese machen ihre Arbeit interessanter, schaffen einen Mehrwert für das Finanzmanagement des Unternehmens.

Verhandlungen über einen Vertrag
Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

Kann Papier nach Digitalisierung vernichtet werden?

Zunächst ist es ganz wichtig zu beachten dass die Faktoren für digitale Archivierung von Dokumenten eingehalten werden müssen. Laut GoBD dürfen Papierdokumente vernichtet werden. Sofern sie nicht nach außensteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.

Hierzu zählen z.B. Eröffnungsbilanzen und baurechtliche Urkunden. Die GoBD, sagt außerdem, dass die Papierbelege der weiteren Bearbeitung zu entziehen sind. Auch darf die Datei nach dem Scanvorgang nicht mehr verändert werden.

Revisionssichere nach GoBD konforme Versionierung

Was dank der Versionierung in PaperOffice jederzeit gegeben wird. Für die Zeit der Aufbewahrungsfrist muss der Beleg zugänglich und auswertbar sein.

Somit entspricht PaperOffice durch Zertifizierung sowie Prüfung aller Softwareanforderungen gemäß GOBD allen geforderten Standards.

Aufbewahrungsfrist

Die Frage der Aufbewahrungsfrist kommt bei unseren Kunden immer wieder hoch. Denn es gibt keine eindeutige Anleitung dazu, wie und ob die Originalrechnung aufbewahrt werden sollte. Zuallererst, sollten Sie dazu Ihre zuständige Finanzbehörde kontaktieren, also den dafür verantwortlichen Prüfer.

Welche Belege werden akzeptiert?

Dokumente mit Rechtsrelevanz, zum Beispiel Verträge, sind nach wie vor im Original aufbewahrungspflichtig.

Die ultimative 5-Schritte Anleitung

Tipp

Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens als herunterladbares Dokument erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden:

Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro - wie Sie in nur 3 Monaten die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens maximieren

Um es auf den Punkt zu bringen:

Das Finanzamt akzeptiert elektronische Belege. Das Gericht im Streitfall nur Originale.

Das hängt damit zusammen, dass nur auf Original­dokumenten eine Unterschrift auf Echtheit geprüft werden kann. Wir empfehlen Original nie wegzuschmeißen.

Es stellt sich heraus, dass Sie für die erfolgreiche Verarbeitung von Eingangsrechnungen mehrere Aspekte berücksichtigen müssen.

Fassen wir zusammen:

Um Papier komplett aus dem Prozess zu verbannen, müssen Sie eine durchgängige Digitalisierung aller Eingangsrechnungen umsetzen. Verbesserungen werden dadurch erreicht, wenn Sie den Prozess soweit es geht automatisieren.

Ein solches digitales Dokument hat für das Unternehmen ein Bündel von Vorteilen. Eine maßgeschneiderte Software sorgt für deutlich mehr Produktivität im Unternehmen.

Das Digitalisieren von Rechnungen ist also ein wichtiger Schritt für die Umwandlung Ihres Unternehmens in ein papierloses Büro. Es spart Zeit und Arbeit. Erhöht die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse.

Nutzen Sie doch alle Vorteile eines papierlosen Büros.

Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler

Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird.
Das jedoch ist ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestionen, weil viele Hersteller diese Unwissenheit ausnutzen.

Zwischenfazit

Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar!

Was es wirklich braucht, ist lediglich

  • die richtige Software
  • ein verlässlicher IT-Partner
  • entsprechende Hardware
Mitunter ist die Hardware oftmals schon da, hat mehr Potential als bisher genutzt und kann sofort verwendet werden.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitale Rechnungsverarbeitung richtig umsetzen in 10 Schritten":

Kann Papier nach Digitalisierung vernichtet werden?

Zunächst ist es ganz wichtig zu beachten dass die Faktoren für digitale Archivierung von Dokumenten eingehalten werden müssen. Laut GoBD dürfen Papierdokumente vernichtet werden. Sofern sie nicht nach außensteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.

Hierzu zählen z.B. Eröffnungsbilanzen und baurechtliche Urkunden.

Wann lohnt es sich eine Dokumentenmanagement Software einzusetzen, um z.B. nur Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren?

Es lohnt sich bei jeder Unternehmensgröße ein DMS einzusetzen, um Ihre Rechnungen zu digitalisieren. So können Sie nicht nur nach den gesetzlichen Vorschriften die DOkumente archivieren, sondern auch weitgehende Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen, beispielsweise durch Workflows.

Wie sieht die Zukunft der Digitalisierung von Rechnungen aus. Wohin geht die Reise?

Zunächst bringt die Digitalisierung der Rechnungen erhebliche und sofortige Produktivitätssteigerungen. Digitalisierung befreit nicht nur Mitarbeiter von einer zeitaufwendigen, dichten Betriebsaufgabe. Im übrigen, werden Probleme mit der Verzögerung und der Streitigkeit wegen manueller Fehler gelöst.

Inbegriffene Kosten für das Aufbewahren, Durchsuchen und Verlust von wichtigen Papierdokumenten werden drastisch reduziert. Ergänzend die Rationalisierung und Automatisierung der Validierungs- und Kontrollprozesse im gesamten Kreditorenprozess.

Von der Kaufanfrage bis zur Zahlung vervielfachen Sie diese Vorteile noch mehr.

Fazit

  • Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten

    Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen.

  • Sie brauchen jemand der sich damit auskennt

    Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
    Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben.

  • Die Hardware ist meistens schon vorhanden

    Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein.

  • Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS

    Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS / ECM Systemen bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht wie z.B. Dokument selber einlernen und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig.

  • Digital automatisieren ist die Zukunft

    Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
    Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
    Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Kostenminimierung durch digitale Transformation

Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

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