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Digitalisierung = Effizienz und Erfolg


Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

Profi-Tipp

Im aktuellen Beitrag erläutern wir die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung, listen die Funktionen auf und beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Da die ganze Welt immer „digitaler“ wird, brauchen immer mehr Unternehmen, insbesondere KMU, einen „Anstoß“, um loszulegen. Denn viele sind schon bei dem bloßen Gedanken entsetzt, sich dem Thema zu widmen oder sich damit auseinanderzusetzen.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, dass der Übergang von Papierdokumenten zu digitalen Dokumenten viel einfacher ist, als es in Ihren Albträumen scheint. Folgen Sie unseren Ratschlägen, es wird sich für Ihr Unternehmen auszahlen.

Bis zu einem gewissen Grad ist das analoge Archiv auch heute noch eine Notwendigkeit. In 99 % der Fälle besteht jedoch keine Notwendigkeit, damit zu arbeiten.

Im Gegenteil, bedrucktes Papier ist ein Anachronismus, der entweder aus Gewohnheit oder rein technisch aufrechterhalten wird, weil bestimmte Dokumente in der Form aufbewahrt werden müssen, in der sie erstellt wurden, wie zum Beispiel Urkunden oder Verträge. Diese können aber auch gescannt werden, um mit den jeweiligen Inhalten auf dem Computer zu arbeiten.

Der eigentliche Gang ins Archiv, die Suche in Regalen oder Aktenschränken, die Entnahme des Dokuments, die Bearbeitung und das Zurückbringen und erneute Ordnen im Archiv. Allein diesen Vorgang zu beschreiben und zu lesen, nimmt viel Zeit in Anspruch. Der Aufruf des digitalen Archivs hingegen dauert nur wenige Klicks, mehr nicht.

Bevor wir uns mit den Vorteilen befassen, beantworten wir die folgende Frage:

Warum ist es wichtig, bei dem Thema der Digitalisierung aktuell zu bleiben?

Als Verantwortlicher wissen Sie sicherlich, dass analoge Dokumente einfach nicht mehr zeitgemäß sind. Allerdings sehen Sie auch die Komplikationen bei der Umwandlung des bestehenden analogen Archivs in digitale Daten. Denn die Digitalisierung von Dokumenten ist mehr als nur ein Trend. Vielmehr ist es heute die Voraussetzung dafür, gegenüber allen anderen Unternehmen der gleichen Branche konkurrenzfähig und up-to-date zu bleiben.
Digitalisierung bringt viele Vorteile, ABER alle Akten der vergangenen Jahre Blatt für Blatt zu scannen, ist ein Prozess, der besonders zeit- und personalintensiv ist und abschreckt.

10 Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten:

  • Flexibilität

    Flexibles Arbeiten, egal wo Sie sind

  • Effizienz

    Optimierung aller Arbeitsabläufe

  • Schnelligkeit

    Digitaler Empfang und Versand

  • Kostenersparnis

    Kostensenkung in allen Bereichen

  • Zuverlässigkeit

    Vereinfachte Handhabung von Fristen

  • Gemeinsam

    Schnellere interne und externe Kommunikation

  • Nahtlos

    Integration in Office-Software

  • Suche "Google-ähnlich"

    Inhalte mit Schlüsselwörtern durchsuchen

  • Zeitersparnis

    Arbeitszeit sparen

  • Für die Ewigkeit

    Langzeitarchivierung im PDF/A-Format

Betrachten Sie es als Investition in eine neue Maschine!

Die obige Liste von The 10 aufgeführte Punkte sind keinesfalls vollständig, sondern schränken je nach Einsatzgebiet nur die eigene Kreativität und Professionalität ein! Betrachtet man die Digitalisierung des analogen Archivs unter diesen Gesichtspunkten und stellt eine Gegenrechnung an, wird deutlich, dass sich der Aufwand lohnt und wie beispielsweise eine Investition in eine neue, modernere und schnellere Maschine angezeigt wird sollte.

Vermeiden Sie diesen Fehler unbedingt

Während große Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte berufen haben, die sich hauptberuflich mit dem Thema Konvertierung analoger Dokumente beschäftigen, fehlt es kleinen und mittelständischen Unternehmen meist an personellen Ressourcen, zumal eine entsprechende fachliche Qualifikation erforderlich ist.
Dies ist jedoch ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestitionen, da viele Hersteller diese Unkenntnis ausnutzen.

Zwischenfazit 1/3

Sie brauchen keinen IT-Spezialisten oder ausgebildeten Bibliothekar!

Alles, was Sie wirklich brauchen, ist

  • Richtige Software
  • Zuverlässiger IT-Partner
  • Entsprechende Hardware
Manchmal ist die Hardware oft schon da, hat mehr Potential als vorher und kann sofort eingesetzt werden.

Tipp

Übrigens gibt es zum Thema "Digitale Rechnungsbearbeitung" einen speziellen Artikel, der über die Vorteile der Digitalisierung bzw. digitalen Rechnungsbearbeitung berichtet:

Notebook mit PaperOffice Oberfläche für die digitale Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Inhalt

Was bedeutet Digitalisierung von Dokumenten denn im Detail?

Ganz einfach ausgedrückt ist es der Prozess des Ersetzens einer physischen Unterlage, in dem Sinne des Papiers, durch ein digitales Format.

Zumindest rudimentär dürfte den meisten Personen der Vorgang bekannt sein. Ein Dokument wird abgelichtet oder abfotografiert, wozu meist Scanner eingesetzt werden. Es kommt jedoch auf die jeweilige Schnittstelle an. Ein Dokument kann auch per Handycamera digitalisiert werden.

Für viele Unternehmen gehört die Änderung von Papier und Ordnern auf elektronische Formate zu den wichtigsten und auch deutlichen Maßnahmen des Digitalisierungsprozesses.

Video "Papierdokumente vom Scanner automatisiert archivieren"

In PaperOffice haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren.

Mit PaperOffice müssen Sie Ihr Dokument einfach nur mit Ihrem Scanner einscannen (PaperOffice funktioniert mit jedem), und PaperOffice erstellt eine digitale Version.

Tipp

Zum Thema "Papierdokumente automatisiert archivieren" gibt es übrigens ein Video auf YouTube welches diesen Vorgang verständlich erklärt:

So werden Papierdokumente gescannt

Scandokumente werden über das integrierte Scannermodul ScanConnect hinzugefügt, welches u.a. die Dokument Erfassung von allen Scannern, Multifunktionsgeräten, mobilen Apps und auch Grosskopierern, solchen wie der Firma Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox und weiteren, ermöglicht.

Dabei wird die automatische Versionierung für bereits vorhandene Dokumente berücksichtigt sowie für Massenscans der Dokumentenstapel und Unterteilung danach in einzelne Dokumente die Methode des Scannens dank der Trennseiten unterstützt.

Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice besonders praktisch, da es Trennblätter erkennt und die Dokumente für die Archivierung separiert. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet, ist, dass PaperOffice eine KI verwendet, um die Inhalte auf Ihren Dokumenten zu erkennen, wie z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben, Kontaktdetails usw.

OCR oder wie werden Papier-Dokumente durchsuchbar gemacht?

Nun soll aber der Text auf einem Dokument nicht nur lesbar sein, sondern auch so vorliegen, dass Sie ganz einfach nach einem Textschnipsel suchen können.

Ablage vollautomatisch und ohne manuellen Aufwand.

Sobald Dokumente in PaperOffice eingefügt werden, übernimmt PIA für Sie all das, was Sie sonst aufhält.

PIA ist die in PaperOffice integrierte KI (PaperOffice Intelligent Ablage) und wird jedes hinzugefügte Dokument:
  • Analysieren und durch die integrierte „computervision“ in sogenannte block chains zerlegen
  • Durch OCR Texterkennung texterkennen und durch PaperOffice SmartSpell mit Wörterbüchern abgleichen
  • Für die integrierte PaperOffice Suchmaschine visuell sowie stichworttechnisch indexieren und katalogisieren
  • Egal was und egal von welcher Scanner-Quelle!

Das bedeutet, dass PIA Ihnen für Ihre gesamten Informationen eine eigene und leistungsfähige Suchmaschine zur Verfügung stellt, welche sowohl wie klassische Suchmaschine wie Google textbasiert suchen und finden kann, aber auch das ganze visuell beherrscht, also ein Dokument auch visuell vergleichen und erkennen kann.

So wird PaperOffice alle einmal eingelernte Dokumente durch PIA ab diesem Zeitpunkt automatisch erkannt, was wiederum automatische Regeln und Ablagemasken auslösen kann.

Kann die Dokumentenablage und Erkennung automatisiert durchgeführt werden?

Um eine automatisierte Ablage Ihrer Dokumente und Belege auszuführen, wird das Dokument vorerst in PaperOffice eingelernt. Für die Verschlagwortung und den Ablageort sorgen die Ablagemasken in PaperOffice.

So wird, sobald eine eingelernte Dokumentvorlage erkannt wurde, automatisch eine Ablagemaske ausgelöst, welche für die automatisierte Verschlagwortung und den Ablageort zuständig ist.

Dokument mit verschiedenen Daten sichtbar
Die Daten aus dem Dokument werden erkannt und ausgelesen

Ablagemasken können nicht nur durch eingelernte Dokumentvorlagen automatisch ausgelöst werden- sie können auch manuell im PIA Dialog ausgewählt werden.

PIA wird vollkommen autonom, ohne jegliche Benutzerinteraktion und für eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten diese gemäß den festgelegten Ablagemasken:

  • automatisch auslesen
  • vollständig verschlagworten
  • durchsuchbar machen
  • Aufgaben und Workflows, die erledigt werden müssen, hinzufügen und überwachen
  • indexieren
  • neue Zielordner-Strukturen erstellen
  • in Ziel Ordner ablegen
  • Vorschaubilder erstellen
  • benötigte eigene Felder selbstständig ausfüllen
  • mit Kontakten verknüpfen und für die Kontaktsuche optimieren
  • Notizen hinterlegen
  • versionieren
  • Und weitere nahezu unbegrenzte Möglichkeiten!

Zwischenfazit 2 / 3

Dokumente digitalisieren ist mit der richtigen Software keine Mehrarbeit!

Was es wirklich braucht, ist lediglich eine Software welche

  • Scandokumente automatisiert erfassen
  • Scandokumente indexieren und auslesen
  • und das Wichtigste: Scandokumente je nach Inhalt automatisiert ablegen kann!

Und vermeiden Sie diesen häufigen Fehler

Stellen Sie auf jeden Fall sicher, das Ihre Software-Wahl auf ein DMS fällt bei dem Sie das automatische Erfassen (z.B. Verzeichnisüberwachung) und das Einlernen der Dokumente SELBER durchführen können um nicht in eine unkontrollierbare Kostenfalle zu treten und nicht abhängig vom Hersteller zu sein!

Einhaltung der GoBD-konformen Digitalisierung und gesetzlicher Vorschriften

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement System ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. Vorgaben der GoBD.

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Insbesondere durch die revisionssichere hochverschlüsselte Dokumentspeicherung direkt in einer zentralen SQL-datenbank erfüllt PaperOffice alle Anforderungen an Dokumentstandards sowie rechtliche Richtlinien oder dem weltweit höchsten deutschen Standard GOBD.

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.

Drei Dokumente mit verschiedenen Versionen
Die Versionierung erfolgt in PaperOffice transparent und jederzeit nachvollziehbar

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar

Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen geht es um die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet hat. Dokumentänderung lässt sich erkennen und als Schattenkopie als neue Dokumentversion speichern.

Gewährleistung der Unveränderbarkeit

Jede Dokumentenänderung legt in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann und von welchem Bearbeiter die Änderung am Dokument erfolgte. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.

Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.

PaperOffice übertrifft alle gesetzlichen Vorgaben

Die Entwicklung von PaperOffice DMS ist GoBD-konform durchgeführt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

Die richtige Strategie fürs digitalisieren:
"Zug um Zug" und "Last in<>First out"

Dass die Digitalisierung analoger Dokumente Vorteile bringt, ist klar aufgezeigt.

Wie aber lassen sich die kurzzeitig entstehenden Nachteile reduzieren?

Die eher kostspielige Variante der Digitalisierung besteht darin ein darauf spezialisiertes Unternehmen zu beauftragen. Je nachdem werden die Akten und Ordner aus dem Archiv an die Firma als Frachtgut gesendet, dort digitalisiert und wieder zurückgesandt. Zuvor wurde das Format der zu digitalisierenden Daten festgelegt. Doch wichtige Firmendaten außer Haus geben? Zwar versichern durchweg alle Unternehmen, die sich mit digitaler Archivierung beschäftigen, höchste Vertraulichkeit, Garantien gibt es jedoch keine.

Auf Wunsch rücken die Unternehmen aber auch mit einem Lkw an, auf dem sich Trommelscanner befinden, und digitalisieren direkt vor Ort, auf dem Parkplatz des eigenen Firmengeländes. Das jedoch treibt die Rechnung gewaltig in die Höhe. Der aufwendige Außer-Haus-Einsatz, der je nach Archivgröße mehrere Tage dauern kann, will extra bezahlt sein.

Zum Glück aller Unternehmen müssen zwar Archive sein, die darin enthaltenen Informationen, ob nun analog oder digital, müssen jedoch nicht alle gleichzeitig verfügbar sein. Das ermöglicht Firmen die Archiv-Digitalisierung Zug um Zug, und zwar nach dem Logistik-Prinzip des Last in <> First out. Die zuletzt eingegangen analogen Dokumente digitalisieren Sie zuerst.

Der Grund dafür ist einfach

Üblicherweise sind im täglichen Arbeitsablauf zeitnahe Dokumente weit mehr benötigt als zeitferne Dokumente. So sollten Sie diese zeitnahen Dokumente zuerst digitalisieren, das beschleunigt sich dank Ihrer besseren Verfügbarkeit der Arbeitsprozess. Im besten Fall entsteht ein Ausgleich zwischen dem Aufwand des Digitalisierens (Archiv-Entnahme, einscannen, digital abspeichern, analoges Dokument zurückbringen) und der jetzt bestehenden Prozessbeschleunigung, da der Gang ins Archiv entfällt und Sie alle Vorgänge am Rechner erledigen.

Ein weiterer positiver Effekt dieser Vorgehensweise besteht darin, dass sich so Aufbewahrungsfristen optimal nutzen lassen, um den analogen Archivbestand zu reduzieren und nicht etwa Akten zu digitalisieren, deren Aufbewahrungsfristen ein halbes Jahr später ablaufen.

Unbedingt Hardware oder leichte Anbindung bereitstellen und den Umfang der Digitalisierung firmenintern festlegen!

Die Anzahl der Verwaltungsangestellten eines Unternehmens beziehungsweise die der infrage kommenden Bildschirmarbeitsplätze variieren teilweise stark, daher kann man unmöglich sagen, wie viele der Mitarbeiter im Verhältnis zur Firmengröße Sie mit der Digitalisierung beauftragen sollen.

Zumindest aber sollte den betreffenden Mitarbeitern jeweils ein Gerät mit Scannerfunktion zur Verfügung stehen, vorzugsweise ein Dokumentenscanner, der den Mehrfacheinzug genauso wie verschiedene Formate einzuscannen, erlaubt.

Genauso knifflig wie die Anzahl der mit der Digitalisierung beschäftigten Personen ist auch der Umfang pro Digitalisierung zu benennen, denn bei diesem System erfolgt die Digitalisierung quasi nebenbei. Realisieren lässt sich dies beispielsweise in der Form, dass Mitarbeiterin Z einen Vorgang in Zusammenhang mit der Firma XYZ bearbeitet. Das könnte zugleich der Auslöser sein, die gesamte analog archivierte Akte zur Firma XYZ zu digitalisieren.

Allerdings kann sich beispielsweise eine langjährige Geschäftsbeziehung durchaus in einer recht großen Anzahl an Akten manifestieren. Eine andere Variante wäre es, nur bestimmte Segmente der Geschäftsbeziehung zu digitalisieren, eben diese, die der häufigsten Bearbeitung unterliegen. Zum Beispiel die Rechnungsstellung oder die Lieferscheine. Mit der richtigen Software lässt sich die prozessbegleitende Digitalisierung problemlos umsetzen.

Die ultimative 5-Schritte Anleitung

Tipp

Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden:

Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro - wie Sie in nur 3 Monaten die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens maximieren

DMS Software selber bauen oder Open Source?

Wer als Unternehmer oder verantwortliche Person sich selbst und den betreffenden Mitarbeiter/innen das Leben in Bezug auf die Digitalisierung so richtig schwer machen will, der stückelt sich die Software zusammen:

Ein Programm zur Erfassung der Daten aus dem Scanvorgang.

Eine OCR-Software zur Texterkennung.

Ein Datenbank-Programm.

Eine Such-Software und so weiter.

Letzten Endes landet dann alles in irgendeiner Cloud.

Kurz gesagt: Jugend forscht ohne Hand und Fuss.

Welche Software passt zu mir?

Die Software-Zusammenstellung so manchen Unternehmens ähnelt deren Firmenhistorie, eine langsam gewachsene Struktur. Sie ist so komplex ineinander verschachtelt, dass nur noch wenige langjährige Mitarbeiter es verstehen.

Die bessere Lösung ist eine Software, die alle Prozesse vom Scannen über die Bereitstellung bis zur Archivierung durchführt und zugleich Schnittstellen bietet, um andere Software anzubinden. Eine Software mit sich selbsterklärenden Menüführungen, die letztlich den digitalen Dokumenten eines Unternehmens ein Zuhause gibt, das zugleich alle Anforderungen in Bezug auf Datenbe- und Verarbeitung sowie Sicherheit erfüllt.

Das hört sich etwas pathetisch an?

Stimmt, doch besser etwas einfache und funktionierende Pathetik als ein Schwall IT-Fachchinesisch, dass den Mitarbeitern den Angstschweiß auf die Stirn treibt.

PaperOffice eignet sich perfekt zum Digitalisieren von Dokumenten.

Die richtige Dokumentenmanagementsoftware löst das analog-digitale Problem

DMS steht für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software. Ihr Funktionsumfang ist genauso beachtlich wie ihre intuitiv gestaltete Menüführung, die nur der geringfügigen Schulung bedarf. Sie brauchen keine teuren Berater vor Ort dazu. Gut erklärende Videotutorials zu PaperOffice DMS können das genauso gut und viel preiswerter, zum Nulltarif.

Scannen, OCR, Archivierung mit automatischer Verschlagwortung, KI-gesteuerte Dokumentenzusammenführung, integrierte Suchmaschine, Workflow-Funktion, Verschlüsselung mit 1024Mbit, direkte Einbindung in MS-Office, Schutz vor Ransomware, automatisierte Vorlagenerstellung, Stempelfunktion, Aufgaben-und Notizmanagement.

Das sind ein Paar der wichtigsten Funktionen von PaperOffice DMS und wie gesagt, weder Sie noch Ihre Mitarbeiter müssen dafür ein IT-Studium absolvieren.

Wo werden die Scan-Dokumente am besten gespeichert?

Dazu empfehlen wir unseren Kunden, die Archivierung der digitalisierten Daten entweder in einer Datenbank, welche sich auf einem NAS Gerät, wie Synology oder QNAP, befinden oder auf einem dedizierten Server. Mit einem eigenen externen (dedizierten) PaperOffice Server erhalten Sie alle Vorteile einer Cloud bei perfektem Datenschutz und sparen jeden Monat bares Geld und viel Arbeit.

Serverräume bei STRATO in Berlin
Ein PaperOffice Server spart viel Geld und Arbeit bei maximaler Datensicherheit und Komfort

Mit einem PaperOffice Server haben Sie alle Vorteile einer Cloudlösung mit nur einem riesigen Unterschied: Es ist Ihr eigener dedizierter Datenbankserver und niemand außer Ihnen greift darauf zu.

Sie möchten keinen Server verwenden? Kein Problem.

Warum ein NAS für die Dokumentarchivierung ideal ist

Ein NAS, ein Network attached Storage, auf Deutsch ein Speicher mit Netzwerkanschluss, sowie die kompatible Software zu PaperOffice DMS und fertig ist die interne Cloud. Absolut sicher vor staatlicher und nichtstaatlicher Neugier und dank Backup-Funktion auch sicher vor einem Festplatten-Crash.

Zwischenfazit 3/ 3

1. Wenden Sie sich an einen Hersteller mit Know-How und Software die GOBD (und auch DSGVO) entspricht!

2. Es gibt nicht DIE eine passende DMS Software. Jedes DMS hat seine Berechtigung und letztendlich muss das Produkt zum Einsatzzweck passen.

3. Egal ob eigener Server, PaperOffice dedizierter Server im Rechenzentrum der Strato AG in Berlin (Deutschland) oder NAS - speichern Sie Ihre Dokument NIEMALS auf fremden Cloudspeicher welche a) nicht dediziert eingesetzt werden und b) nicht in einem sicheren Land stehen c) Sie nicht mit einem Klick exportieren können

Tipp

Falls Sie dem Rat nachkommen und ein NAS für die hausinterne sichere Dokumentspeicherung verwenden werden - PaperOffice kann das nicht nur perfekt, sondern ist sogar das einzige offizielle DMS für den grössten NAS Hersteller Weltweit - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice auf einem Laptop und daneben ein QNAP NAS
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung der Papier-Dokumente":

Welchen Scanner für DMS verwenden?

Um gebundene Dokumente zu scannen, empfiehlt sich ein Einzugsscanner mit Flachbetteinheit und mindestens 300dpi. Der Scanner wollte über eine Scan-to-Fodler Funktion verfügen und optional über WIA/TWAIN Treiber. Gute Erfahrungen haben wir mit Fujitsu Scansnap gemacht welche sehr zuverlässig arbeiten.

Wie am besten Dokumente archivieren?

Papierdokumente sollten generell im PDF/A Format gescannt und dann in einem DMS Dokumentenmanagement-Software gespeichert werden - oder direkt wenn die Software das unterstützt bzw. automatisiert durch z.B. Überwachungen.

Kann ich Originaldokumente wegschmeissen?

Wenn Sie eine vernünftige Software einsetzen welche regelmäßig Updates bekommt und Datensicherungsstrategie haben lautet die Antwort JA bei nicht kritischen Dokumenten. Alles, was im rechtlichen Sinn das Original verlangen könnte sollten Sie auch im Original aufbewahren. PaperOffice DMS verfügt dafür z.B. die Möglichkeit den Originalablageort in den Dokumenteneigenschaften zu hinterlegen.

Fazit

  • Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten

    Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen.

  • Sie brauchen jemand der sich damit auskennt

    Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
    Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben.

  • Die Hardware ist meistens schon vorhanden

    Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein.

  • Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS

    Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS / ECM Systemen bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht wie z.B. Dokument selber einlernen und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig.

  • Digital automatisieren ist die Zukunft

    Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
    Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
    Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!

Mit der richtigen Strategie wird die Wandlung vom analogen zum digitalen Archiv kein teurer Prozess. Dabei muss sich jeder Unternehmer und jede Unternehmerin vor Augen führen, dass dieser Schritt irgendwann geschehen muss, und zwar besser heute als morgen.

Wie hier aufgezeigt, kann der Wandel mit den richtigen Mitteln zu einer schnellen Amortisierung der Investitionen führen und die Kosten wie auch die zeitlichen Aufwendungen künftiger Prozesse deutlich reduzieren.

Der Wandel muss nur erfolgen.
Das PaperOffice Team teilt gerne die Erfahrung aus 20 Jahren und schützt Sie vor Fehlern!

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten

Dokumentenmanagement Systeme sind die Grundlage für die Digitalisierung im Unternehmen sowie Realisierung von digitalen Geschäftsprozessen. Diese tragen maßgeblich zur Effizienz und dem Erfolg Ihres Unternehmen sowie in Richtung papierloses Büro bei. Wenn alle analogen Quellen in die digitalen Prozesse integriert werden
steigt die Effizienz des Kerngeschäftes im Unternehmen.

PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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