Wieso sich die Brüdergemeinde für PaperOffice DMS entschieden hat

Herr Staruk untersuchte zunächst verschiedene Software-Angebote in Bezug auf die Dokumentenverwaltung und entschloss sich letztlich, PaperOffice DMS zunächst für ein halbes Jahr zu testen.

PaperOffice DMS bietet genau die Voraussetzungen, die von Herrn Staruk gesucht wurden. Dazu gehören:

• Verfügbarkeit: Zentraler und einfacher Zugriff auf all diese relevanten Dokumentationen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument.

  Eine interne, zentrale Speicherung, auf die alle Mitglieder mit Verwaltungsaufgaben auch von Zuhause zugreifen können. Die Daten sollen weder in einer Cloud eines Drittanbieters noch auf einem Einzelplatzrechner abgespeichert werden.

Die Lösung: Es wurde ein NAS, ein Network attached Storage, von Synology im Gemeindehaus eingerichtet, auf dem mittels PaperOffice DMS alle den Verein und seine Mitglieder betreffenden Daten liegen.

Herrn Alexander Staruk war schon früh klar, dass an der Digitalisierung seiner Gemeinde kein Weg vorbeiführt:

„Wir haben die Arbeit einfach vorgezogen und haben nun einen Vorsprung.“

• Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben: Die Software muss es möglich machen, dass über das Netzwerk Aufgaben verteilt werden und auch deren Bearbeitung durch das jeweilige Vereinsmitglied erfolgt.
Die Lösung: PaperOffice DMS besitzt eine umfassende Workflow-Funktion, die die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe und die Steuerung der Dokumenteninformationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen ermöglicht.

Digitale Benutzerfreigabe und Passwort Bestätigung inklusive.

Zugleich sind alle betreffenden Mitglieder über den Bearbeitungsstand informiert. Durch Versionsspeicherung ist nachverfolgbar, welche Bearbeitungsschritte wann und durch wen erfolgten.

• Wiederauffindbarkeit und Zeitersparnis: Es wurde nach einer einfacheren Art gesucht, um analoge Dokumente zu digitalisieren und um diese bei Bedarf unkompliziert auffindbar zu machen.
Die Lösung: Es ist das Kernsegment von PaperOffice DMS, die Digitalisierung analoger Dokumente. Dazu braucht es nur einen Scanner mit Schnittstelle zum Rechner sowie PaperOffice DMS. Dokumente werden nicht nur gescannt. Sie werden bei Bedarf durch eine integrierte OCR-Software in bearbeitbaren Text umgewandelt und automatisch richtig abgespeichert.

Ein von der künstlichen Intelligenz PIA eingerichtetes Schlagwortverzeichnis sorgt dafür, dass jedes Dokument über die interne Suchmaschine gefunden wird, selbst wenn der oder die Nutzerin kaum noch etwas über das Dokument weiß.

• Praktisch und verständlich: Die Software soll einen möglichst geringen Schulungsaufwand erfordern und zugleich für die Zukunft gerüstet sein.
Die Lösung: Die Anwendung von PaperOffice DMS lässt sich mittels kostenloser Schulungsvideos und Tutorials erlernen.

Keine externen und teuren „Berater“ vor Ort und niemand muss Zwecks Schulung irgendwohin reisen. Den Zeitrahmen zum erlernen der Menüführungen kann jeder/jede selbst nach Bedarf abstecken und in Sachen Zukunft ist PaperOffice DMS dank modularem Aufbau bestens aufgestellt.

PaperOffice DMS hat alle erforderlichen Kriterien erfüllt.

Nach der halbjährigen Erprobungsphase erwarb die Mennoniten Brüdergemeinde Bielefeld e. V. unsere PaperOffice DMS und zeigt sich so zufrieden, dass sie die Software anderen Gemeinden ihrer Kirche empfiehlt.