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Automatisierung der Geschäftsprozesse bei Gemeinden und Kommunen


PaperOffice DMS für Gemeinde und Kommunen ermöglicht reibungslosen Informationsfluss dank Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Profi-Tipp

Schriftsätze, Verträge, Entwürfe, Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.

Die integrierte KI ermöglicht die Geschäftsprozesse weitgehend zu automatisieren, so beschleunigen Sie Ihre Prozesse und steigern den Erfolg und Zufriedenheit.

Digitalisierung bei Gemeinden und Kommunen

Kirchen, Gemeinden sowie Kommunen maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Datenverwaltung.

So fallen bei Gemeinden und Gemeindeverbänden täglich wichtige Dokumente an:

Schriftsätze, Rechnungen, Entwürfe, Anträge, Recherchen, Gutachten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per Email kommen viele Schreiben an.

All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Massnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden. PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

Zusammen mit dem digitalen Dokumentenmanagement System PaperOffice sollen Arbeitsprozesse innerhalb der Kirchen, Gemeinden sowie Kommunen vereinfacht, sowie Zeit und Kosten eingespart werden.

Mit einem gemeinsamen DMS können zum Beispiel eingescannte Post abgelegt, wichtige E-Mails gespei-chert und Dokumente archiviert werden. Zudem können unterschiedliche Nutzerinnen und Nutzer auf diese Dokumente zugreifen und daran arbeiten.

Gruppe von Menschen sitzen im Kreis
PaperOffice DMS schafft ganz klare Vorteile für Gemeinden, Kirchen und Kommunen

Liegen die Dokumente digitalisiert vor, müssen sie beispielsweise zur Vorbereitung von Presbyteriums Sitzungen und anderen Treffen nicht immer gesammelt per Mail verschickt werden.

Wie papierlos werden?

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe, führt zu Kosteneinsparungen, wie Wegfall von Papierdokumenten und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Belege, Verträge, Lieferscheine oder sonstige Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen, Suchen und Verfolgen Ihrer Dokumente wird mit dem Einsatz von PaperOffice ganz einfach.

Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten, sowie Freigabenerteilung mittels Workflows und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter die zugeteilten Aufgaben effizient erledigen und berechtigte Personen diese einfach freigeben oder die Freigabe verweigern.

Mit der PaperOffice DMS-Softwarelösung geht kein Dokument mehr verloren. Und egal wo Sie sich befinden, können Sie wichtige Unterlagen innerhalb von Sekunden abrufen.

Selbstverständlich arbeiten Sie mit unseren Systemen stets gesetzeskonform und komplett revisionssicher.

Belege, Abrechnungen und ähnliche Dokumente müssen nicht mehr per Post zwischen Kirchenkreisen und Gemeinden verschickt werden. Auch die Hauspost kann so digital versandt werden. Das spart Papier, Kosten für zusätzliche Datenspeicher und Fahrten zu Archiven. Dazu können Dokumente mit Stichworten (Bearbeite-rin/Bearbeiter, Thema, Status, Datum etc.) versehen und im Nachgang besser gefunden werden.

Prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. Hier unterstützt Sie PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.

Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie E-Mail Benachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung.

Auf diese Weise lassen sich sämtliche Dokumentenprozesse abbilden.

Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Verträge, Rechnungen, Schriftsätzen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System PaperOffice werden Ihre bisherigen Abläufe im Unternehmen digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Die Lösung: Bewährtes Know-How

Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?

PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.

Inhalt

Es sind nicht einfach nur religiöse oder gesellschaftliche Strukturen, wenn von Kirchen & Gemeinden die Rede ist. Sie sind in vielen Bereichen „das“ gesellschaftliche Leben an sich. Dazu gehören Menschen, oft in ehrenamtlicher Tätigkeit, die sich beispielsweise um andere Menschen in schwierigen Lebenslagen kümmern. Dazu kommen verschiedene Aufgaben, die sich einerseits in seelsorgerische Pflichten und andrerseits in verwaltungstechnische Tätigkeiten unterteilen.

In Deutschland besteht eine große kirchliche Tradition, genauso wie die Pflege des Gemeinwesens den Zusammenhalt der Einwohner von Dörfern, aber auch in den Städten gewährleistet. Gerade heute, in Zeiten der zunehmenden Isolierung und Anonymität, finden sich in Kirchen und Gemeinden Anlaufstellen für die unterschiedlichsten Anliegen. Natürlich darf auch die ganz praktische Seite einer Gemeinde nicht vergessen werden.

Standesamt, Melderegister, Passamt, Schulen, Kindergärten, ÖPNV, Feuerwehr, Bebauungsflächen, Straßenbauamt, Abwasserentsorgung und Bereitstellung von Frischwasser sowie manchmal auch die Versorgung mit elektrischer Energie.

Das sind die Pflichtaufgaben. Es gibt aber auch die Kür in jeder Gemeinde. Das sind zum Beispiel Sportplätze, Kinderspielplätze, Museen, Seniorentreffs und Jugendzentren. Die Kirchen führen Taufen aus, begleiten Menschen auf ihrem letzten Weg und sind zugleich der Ort für die große Hochzeit in Weiß, die sich wieder großer Beliebtheit erfreut. Aber das ist längst nicht alles.

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

In vielen der politischen wie kirchlichen Gemeinden kann eine Dokumentenmanagement Software wie PaperOffice DMS wertvolle Unterstützung bei der Aufgabenbewältigung leisten. Das bezieht sich auf die übergeordneten Strukturen genauso wie auf die darin involvierten Vereine, Behörden und Firmen.

Zunächst ist PaperOffice DMS die praktische Lösung, um analoge Archive, ob nun das des örtlichen Feuerwehrvereins oder des Kirchenarchivs mit Taufen, Trauungen und Beerdigungen, in das digitale Zeitalter zu bringen. Dabei ist PaperOffice DMS so aufgebaut, dass alle Richtlinien der DSGVO, der Datenschutzgrundverordnung, Beachtung finden.

PaperOffice DMS schafft ganz klare Vorteile für Gemeinden, Kirchen und Kommunen

Dank seiner hervorragenden Datenbanktechnik und der einfach zu erlernenden Bedienung ist PaperOffice DMS überall einsetzbar, wo es darum geht, Daten wie Dokumente oder auch Fotos nicht einfach nur zu speichern, sondern diese zum Beispiel chronologisch zu ordnen und verschiedene Filter darauf anzuwenden, um Formulare oder Statistiken automatisch zu erstellen.

Verantwortlich hierfür zeichnet die in PaperOffice DMS integrierte künstliche Intelligenz (KI) mit dem hübschen Namen PIA. Sie erstellt aus den vorhandenen Datenbeständen unterschiedlichste Vorlagen und füllt diese mit zuvor festgelegten Stammdaten. Das können genauso Mitgliedsausweise sein wie ebenso Glückwunschschreiben zu einem runden Geburtstag oder auch Datenmasken für laufende oder Stichtagsinventuren bei den Gemeindewerken.

Die in PaperOffice DMS integrierte OCR-Software unterscheidet etwa zwischen einem Logo und normalem Text. So sind Rechnungen oder Belege bei Bedarf, etwa bei der Recherche, per OCR-Suche jederzeit schnell wiederauffindbar und sorgen so für größtmögliche Transparenz und Rechtssicherheit.

Die Archivierung kann ebenfalls so erfolgen, dass alle nachfolgenden Dokumente eines Absenders wiedererkannt und automatisch zugeordnet werden.

Frau stempelt ein Dokument ab
Mit digitalen Stempeln können Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern.

Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.

Auch die digitale Rechnungsverarbeitung ist für viele Gemeinden und Kommunen von Vorteil. So können Eingangsrechnungen dank PaperOffice DMS automatisiert werden und werden an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Auch Der Kontroll- und Freigabeprozess per digitale Freigabeerteilung kann zeitnah und effizient über das System abgewickelt werden.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Steuerberater oder vice versa exportiert werden.

Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO

PaperOffice DMS ermöglicht über entsprechende Schnittstellen die Anbindung weiterer Software, etwa ein ERP, und natürlich die Übernahme von Dokumenten aus Microsoft Office. Durch PaperOffice DMS wird die Kommunikation beschleunigt.

Fristen und Termine werden überwacht und je nach gewünschter Einstellung automatisch Aktionen ausgelöst. Bestellvorgänge können automatisiert werden und selbst Änderungen, die für die Zukunft vorgesehen sind, lassen sich so einpflegen, dass sie zum gewünschten Zeitpunkt in Kraft treten.

Dank seiner umfangreichen Funktionen darf PaperOffice DMS durchaus in das höherstufige Segment des Enterprise-Content-Management (ECM) klassifiziert werden.

Ein ECM beinhaltet die übergeordnete Verwaltung aller Inhalte einer Organisation mit entsprechender Zugriffs-Hierchachie. PaperOffice DMS ist in der Lage, jedweden beliebigen Content in digitaler Form abzuspeichern, inhaltlich und im Format zu ändern sowie verfügbar zu machen.

Damit verfügt PaperOffice DMS über alle Funktionen eines ECM und dies in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einer intuitiv erlernbaren Bedienungsform, die teure externe oder interne Schulungen überflüssig macht. Vielmehr stehen kostenlose Video-Tutorials zur Verfügung, um sich in die unterschiedlichen Menüs einzufinden. PaperOffice DMS kann so in jedem Unternehmen des Handels und der Produktion zum organisatorischen Dreh- und Angelpunkt werden und dies fast in Lichtgeschwindigkeit.

Kirchen, Gemeinden und Kommunen profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Mit PaperOffice DMS ergeben sich jedoch weit mehr Möglichkeiten für Gemeinden. So etwa die Bestandsführung inklusive einer permanenten oder einer Stichtagsinventur. Die Basis für PaperOffice DMS sind im Netzwerk miteinander verknüpfte Benutzerkonten. Die Datenspeicherung dieser Benutzerkonten wird in der zentralen Datenbank vereinigt. So können die Dokumente über eine KI mit unterschiedlichen Algorithmen gesteuert werden, wodurch automatisiert Prozesse ausgelöst werden können.

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.

PaperOffice DMS ist so anpassungsfähig, wie es Aufgaben in Gemeinden & Kirchen gibt. Über die Workflow-Funktion können etwa Projekte gemeinsam von unterschiedlichen Standorten aus bearbeitet werden. Dabei werden die gerade in Bearbeitung befindlichen Dokumente nicht für andere blockiert, sondern in der jeweiligen Version mit Zeitstempel abgespeichert.

Letztlich liegt immer die zuletzt gespeicherte Version inklusive aller Änderungen vor.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung bei Gemeinden, Kirchen und Kommunen":

Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?

Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.

Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?

Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.

Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?

PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!

Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?

Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.

Fazit

PaperOffice DMS unterstützt Gemeinde, Kirchen und Kommunen und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.

PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.

Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Optimierung von Arbeitsabläufen dank PaperOffice DMS

„Bereits beim ersten gemeinsamen Termin mit PaperOffice merkt man die 20 Jahre PaperOffice Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement.“

Alexander Staruk
Vorstand Finanzen bei der Mennoniten Brüdergemeinde Bielefeld e. V.

PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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