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Digitale Fachlösungen für die Automobilbranche


Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie Prozessoptimierung sind die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg. Die Notwendigkeit darin ist mittlerweile kein optionaler Luxus mehr, sondern ein Muss um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Profi-Tipp

Fahrzeugunterlagen in bestehender Papierform, wie z.B. Fahrzeugpapiere, Fahrzeugpapiere, Kaufverträge, Leasingverträge, Gutachten, Kundenakten und weitere Unterlagen werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.

PaperOffice ermöglicht nicht nur die Dokumentenverwaltung, sondern ermöglicht ebenfalls den sofortigen Zugriff auf aktuelle und genaue Fahrzeug- sowie Kundenakten.

Digitalisierung in der Automobilindustrie und KFZ Handel

In dem sich ständig stark wandelnden Umfeld der Automobilbranche ist ein erfolgreicher, effektiver und schneller Produktions- sowie Serviceablauf der Schlüssel zum Erfolg. So fallen täglich wichtige Dokumente an: Fahrzeugpapiere, Kaufverträge, Leasingverträge, Gutachten, Kundenakten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per E-Mail kommen viele Unterlagen an.

Daher sind Unternehmen aus der Automobilbranche und KFZ Handel diejenigen, die maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitieren.

Frau sitzt am Steuer Ihres neuen Autos
Digitalisierung in der Automobilindustrie bringt immense Vorteile

All diese Unterlagen und die dazugehörigen Informationen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

Denn die hoch technisierten Abläufe der Automobilbranche erfordert einen perfekten Informationsfluss und strukturierte Erledigung. Die dazu notwendigen Vorteile werden nur dank der Digitalisierung erlangt.

Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Maßnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden.

So kann die Digitalisierung von Fahrzeug, Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern Unterlagen massive Vorteile in jedes Unternehmen aus der Automobilindustrie bringen.

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge, Abrechnungen oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

Perfekte Workflow Lösung in der Automobilindustrie

Hinter allen imponierenden Zahlen der grossen KFZ Hersteller steht ein sehr großer Verwaltungsaufwand und eine durchdachte Logistik, die Hand in Hand funktionieren müssen, um alle Anforderungen rund um das Kfz erfüllen zu können. Es lässt sich als eine Kette darstellen, an der jedes Glied von Bedeutung ist, ob nun ein Presswerk für Karosserieteile oder die Autoverwertung, die gebrauchte Ersatzteile veräußert. An jeder Stelle der Kette können Engpässe mehr oder weniger starke Auswirkungen auf die gesamte Kfz-Industrie und den Handel besitzen. Damit es dazu nicht kommt, wird eine Software zur übergeordneten Steuerung in der Verwaltung benötigt.

Eine Software, die jeder Anforderung gerecht wird. Eine Software, die in ihrer großen Funktionalität ein Generalist ist, der die notwendigen Spezialisten dann formt, wenn sie gebraucht werden.

Genau das ist PaperOffice DMS, eine Dokumentenmanagementsoftware, die weit mehr kann, als Dokumente zu verwalten.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und sicher in Ihrer Datenbank gespeichert.
Frau hält vor Autos das Tablet
Automatisierung im KFZ Handel schafft Wettbewerbsvorteil

An der Automatisierung in der Automobilbranche geht kein Weg vorbei

Dank der integrierten KI, werden automatische Regeln ausgelöst. Diese KI ordnet die Dokumente dabei automatisch in Ordner wie "Rechnung" und "Lieferscheine" ein, hinterlegt entsprechende Schlüsselwörter und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie im Unternehmen ablaufen, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.

Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Bauleitung" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Steuerberater exportiert werden.

KFZ Mechaniker schaut sich auf dem Laptop Unterlagen an
Sofortiger Zugriff und perfekte Workflow Lösungen sind der Schlüssel zum Erfolg

Die Lösung: Bewährtes Know-How

Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?

PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.

Inhalt

Perfekte Workflows für die Automobilindustrie

Für die Automobilindustrie und den Kfz Handel zeigt sich PaperOffice DMS in unterschiedlichen Segmenten als vorteilhaft, so etwa:

  • Ersatzteilbeschaffung und Verwaltung
  • Einkauf Neufahrzeuge
  • Handel mit Gebrauchtfahrzeugen
  • Werkstattstunden Abrechnung
  • Wartungstermine verwalten
  • Vertragsmanagement für die Leasingverträge der Kunden
  • Reklamationsmanagement und Schadensfall

Mit PaperOffice DMS lassen sich zum Beispiel die Daten von Zulieferern und Ersatzteile-Herstellern und Händlern sehr genau beobachten. Jeder Geschäftspartner wird in PaperOffice mit seinen Vorteilen und Schwächen geführt, etwa die Lieferqualität, die Liefertreue und die Preisentwicklung. Verknüpfte Preislisten ermöglichen den sofortigen Überblick, wer die aktuell besten Konditionen bietet.

PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was Unternehmen aus der Automobilbranche und KFZ Handel brauchen, so zum Beispiel:

  • Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
  • Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
  • Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
  • Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
  • Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
  • Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge
  • Digitale Transformation mit PaperOffice DMS revolutioniert die Automobilindustrie

    KFZ Mechaniker hält ein Spielzeugauto in seinen Händen
    Die richtige Dokumentenmanagement Software löst das analog-digitale Problem

    Durch die Workflow-Funktion von PaperOffice lässt sich die Kommunikation zwischen Verwaltung und Werkstatt vereinfachen.

    Reparatur- oder Serviceaufträge werden an den Werkstatt-Rechner gesendet und umgekehrt übermittelt die Werkstatt die für die Tätigkeiten benötigte Arbeitszeit oder stellt Anfragen zu Ersatzteilen, die wiederum automatisiert an die Ersatzteileverwaltung in PaperOffice geleitet wird, die entweder signalisiert, dass das betreffende Ersatzteil vorrätig ist oder ein Einkauf erfolgen soll.

Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

So kann PaperOffice nicht nur in der Ersatzteilen Welt revolutionieren. Denn im Bereich Kunden- und Lieferanten, Auftragsbearbeitung, Informationsweitergabe und Freigabe, Reklamationen und Schadenfälle ist die Workflow Lösung und digitale Freigabe ein Muss.

Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen.

Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können.

Durch Zeitstempel und Versionisierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.

Dabei zeigt sich PaperOffice DMS nicht nur als umfangreich in seinen Funktionen, sondern zugleich leicht erlernbar, angeleitet durch Video-Tutorials, aber auf Wunsch auch durch individuelle Beratung und Schulung. Das alles in einem wirklich günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung in der Automobilindustrie und KFZ Handel":

Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?

Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.

Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?

Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.

Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?

PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!

Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?

Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.

Fazit

PaperOffice DMS unterstützt die Automobilunternehmen sowie KFZ Händler und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.

PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.

Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen

15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten

Digitale Rechnungsverarbeitung trägt in Kombination mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) maßgeblich zur Effizienz und dem Erfolg Ihres Unternehmen sowie in Richtung papierloses Büro bei. Die Notwendigkeit der digitalen Rechnungsverarbeitung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

PaperOffice bietet intelligentes Dokumenten-Management System und Software Lösung für KI basierte Dokumenten Archivierung und Workflow-Automatisierung an, Synology und QNAP NAS Anbindung inklusive.
PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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