The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
We want to be friends

Highest possible discount offers

Exclusive insider news

Free bonus upgrades

Highest possible discount offers

Exclusive insider news

Free bonus upgrades

Friendship Trust Word of Honour
We will never give your email address to anyone else and every email includes a one-click unsubscribe link.

Avtomatizacija poslovnih procesov v gradbeni industriji


PaperOffice DMS za gradbena podjetja omogoča nemoten pretok informacij med oddelki zahvaljujoč digitalizaciji in avtomatizaciji poslovnih procesov.

Profi-Tipp

Pisne dokumente, pogodbe, osnutke, raziskave, dostavni zapiski in še veliko več nadomestijo elektronski dokumenti zaradi digitalizacije in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.

Integrirana AI omogoča avtomatizacijo poslovnih procesov, pospeševanje vaših procesov ter povečanje uspeha in zadovoljstva.

Digitalizacija v gradbeni industriji

Gradbena podjetja, korporacije, razvijalci nepremičnin, vodje projektov, inženirji in projektni razvijalci imajo pomembno korist od uporabe primernega upravljanja podatkov.

Gradbena podjetja vsak dan ustvarjajo pomembne dokumente: gradbene dnevnike, foto dokumentacijo, račune, račune, risbe, dostavni zapiski, kratke hlačke in še veliko več.

Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.

Najboljša rešitev je, da uporabite dobro premišljenega programsko opremo za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS.

V gradbeni industriji pogosto obstajajo procesi, ki temeljijo na projektih. V vsakem od teh projektov obstaja velika količina različnih informacij, vključno z datotekami in dokumenti, ki jih lahko centralno upravlja primeren DMS, kot je PaperOffice.

Helmet is on site
DMS solution for digitization in construction

PaperOffice DMS kot rešitev za gradbeno industrijo omogoča izvajanje iskanja ključnih besed v živo prek projektov, podatkov o strankah in dokumentov. Zahvaljujoč integraciji PaperOffice DMS v gradbeno podjetje, lahko dosežete točke nad konkurenco z avtomatizacijo vaših procesov prek digitalnih potekov dela, ali avtomatsko vložitev vseh dokumentov, povezanih s projektom, upravljanje pravil, dodajanje nalog.

Kako naj grem brez papirja v gradbeni industriji?

PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe, računi, naročila, dostavni zapiski, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.

Zajem, obdelava, skupna raba, iskanje in sledenje dokumentom postane zelo enostavno z uporabo PaperOffice.

Zaposleni lahko zaradi nadzorovanega dostopa, podrobnih seznamov opravil in izdajanja odobritev z uporabo potekov dela in zanesljivih e-poštnih obvestil učinkovito dokončajo dodeljena opravila, pooblaščene osebe pa jih zlahka odobrijo ali zanikajo sprostitev.

S programsko rešitvijo PaperOffice DMS ni več izgubljenih dokumentov. Ne glede na to, kje ste, lahko v nekaj sekundah dostopate do pomembnih dokumentov.

Seveda vedno delate z našimi sistemi v skladu z zakonom in popolnoma dokazilo o reviziji.

Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces

Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili. PaperOffice vas tukaj podpira z obsežno nalogo in modulom poteka dela.

Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.

To predstavlja optimizacijo procesa brez napak, saj naloga ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahteva digitalno izdajo, temveč tudi samodejno sproži nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe statusa dokumenta .

Na ta način lahko vse procese dokumentov kartirate.

Poleg celega nabora drugih prednosti je PaperOffice DMS idealno orodje za nadzor različnih gradbenih faz.

Vsak dokument, od računa do paketa vijakov iz strojne trgovine do različnih gradbenih načrtov, je mogoče shraniti v pravilnem kronološkem vrstnem redu in poklicati, kot je potrebno.

Tukaj je pomembna različica. Na primer prvotni načrt gradnje, kasnejši spremenjeni gradbeni načrt itd. PaperOffice DMS omogoča tudi shranjevanje ročno napisanih vnosov in fotografij gradbenega stanja. S paperOffice DMS je možna popolna dokumentacija o vseh procesih in incidentih med gradnjo. Od slovesnosti do predaje ključev. In vse to z minimalnim trudom.

Programska oprema za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS, je najbolje primerna za ta opravila. Ker gre za programsko opremo za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.

PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, vlog in e-poštnih korespondenc: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji postopki v podjetju digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši in preglednejši ter veliko bolj prilagodljivi.

Ker ne glede na to, kateri obrazci dokumenti prispejo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, datoteke PDF, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.

Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Rešitev: dokazani know-how

Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?

PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.

Vsebina

Digitalna obdelava je bistvena podlaga za zagotavljanje visoke kakovosti storitev vseh storitev v prihodnosti

"Zakon o palicah" je bil eden prvih zakonov v gradbeništvu, nešteto več pa naj bi sledilo še danes. Rodov zakon je bil pravzaprav 5 m dolga palica, ki se je v srednjem veku uporabljala za zagotavljanje ulic in ulic minimalno širino okoli 5 m s tem, da je človeku omogočil, da se je sprehajal po ulicah s to palico, ki je potekala čez. Kjerkoli je bilo preoko, je bilo treba porušiti stavbo, ki je predaleč štrlela na ulico. To je imelo manj dela s prometom v tem času in več z nevarnostjo požara. To je bilo zato, da se goreče hiše na eni strani ulice ne bi razširile na drugo stran.

Samo danes zvezni in državni gradbeni zakon obsega okoli 1.600 odstavkov. Poleg tega obstajajo standardi in specifikacije strokovnih združenj za materialne lastnosti, vrsto uporabe, kako naj se materiali namestijo in celo s trgovinskimi predpisi, kdo lahko zgradi in namesti kaj. Verjetno je na zemlji le nekaj držav, ki imajo podobno zapleten gradbeni sistem.

Za izvajalce, tako civilne kot strukturne, to pomeni posvetovanje z ustreznimi specifikacijami za vsako delovno mesto in pomeni izvajanje bolj ali manj obsežne papirologije vsakič. Ni neobičajno, da gradbeniki gredo še korak dlje in zahtevajo spremembe, ki niso bile načrtovane v prvotnem načrtu gradnje. V načrtu, kaj je treba spremeniti in kako, je včasih napisano ročno napisano opombo. To lahko povzroči verižno reakcijo, ki vpliva na vse trgovine in celo vznemirja načrtovanje materiala.

Kako naj sledim papirnatem kaosu?

Seveda, zahvaljujoč uporabi PaperOffice DMS.

Ker PaperOffice arhivira vse dokumente, ustvarjene v gradbeni industriji, in vse ustrezne informacije v skladu z zakonom in na revizijski način.

PaperOffice DMS v povezavi z NAS (Network Attached Storage) omogoča izgradnjo zelo varnega intranet za notranjo komunikacijo in prenos podatkov. To ustvarja dvojno varnost pred napadi od zunaj. Najprej požarni zid operacijskega sistema in drugo šifriranje PaperOffice DMS. Hkrati je prek NAS nastavljen ločen oblak, ne glede na ponudnike tretjih oseb.

Obsežna funkcija poteka dela iz DMS-ja PaperOffice omogoča veliko lažjo notranjo komunikacijo. Izraz notranji vključuje tudi podružnice ali tuje lokacije. V primeru dela, povezanega s projektom, je na primer trenutno stanje vedno prikazano in hkrati zgodovina.

Seveda je vključen tudi skupinski in zasebni koledar, v katerega so vpisani roki in dogodki, povezani s časom.

Prepoznavanje dokumentov, opremljeno z AI, samodejno uredi vse dokumente, ki bodo shranjeni v pravilni mapi in ustvari indeks ključnih besed in zgodovino sprememb. Notranji iskalnik PaperOffice DMS najde vsak dokument v delcih sekunde.

PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj ali izdajo dovoljenj za dostop. Uporabnik določi posamezne delovne korake točno tako, kot bi jih zagnal, na primer »snemanje«, »preverjanje«, »sprostitev« in »rezervacijo« računov.

Odgovornost ni mogoče dodeliti samo posameznim ljudem, temveč tudi uporabniškim skupinam, kot sta »Računovodstvo« ali »Proizvodnja«, tako da lahko sodelavec takoj stopi, če je delavec odsoten.

Tehnologija OCR ne prepozna le vsebine dokumenta, temveč tudi vsa davčno pomembna podatkovna polja, kot so številka dokumenta, datum, neto, davek in bruto znesek. Uvoženi podatki so na voljo za nadzor vrednotenj, plačilnih transakcij in finančnega računovodstva. S tem prihranite utrujajoče delo vnosa in zmanjšate napake pri knjiženju.

Woman checks the plan on the construction site
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Pomembni argumenti za vključevanje DMS-ja PaperOffice v načrtovanje proračuna. Končno, PaperOffice DMS prav tako prepriča z dejstvom, da se upoštevata trajnost in varstvo okolja. Prej ali slej bo do popolne pretvorbe iz analognih dokumentov v digitalno obliko, nato pa bo dobro pripravljena javna ustanova, ki bo nato že uporabljala PaperOffice DMS.

Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite kupcu, davčnemu svetovalcu ali obratno.

Seveda paperOffice DMS omogoča migracijo in integracijo obstoječih digitalnih podatkov iz obstoječih programskih rešitev. Hkrati je PaperOffice DMS vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema bere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira z uporabo skenerjev, pa tudi posnetkov iz mobilnih telefonov, pri čemer se besedila pretvorijo v pisanje z uporabo OCR-ja in se lahko spremenijo v Officeovih programih. Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.

Podjetja v gradbeni industriji morajo obdelati dokumente za vse poslovne transakcije. Nenehni nadaljnji razvoj poslovnih modelov nenehno ustvarja nove izzive. Potrebujejo dober sistem za upravljanje dokumentov.

PaperOffice DMS je prava programska oprema, saj prihaja z vsem, kar potrebujete, na primer:

  • Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR/li>
  • Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
  • Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
  • Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
  • Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
  • Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije

Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO

Group of people talking about the construction plan at the construction site
Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

PaperOffice DMS omogoča povezavo druge programske opreme, kot je ERP, in seveda prenos dokumentov iz Microsoft Officea prek ustreznih vmesnikov. PaperOffice DMS pospešuje komunikacijo v trgovini in proizvodnji z dobavitelji in kupci.

Roki in sestanki se spremljajo in dejanja se samodejno sprožijo glede na želeno nastavitev. Postopke naročila je mogoče avtomatizirati in vnesti celo spremembe, ki so načrtovane za prihodnost, tako da začnejo veljati ob želenem času.

Zaradi svojih obsežnih funkcij se lahko PaperOffice DMS vsekakor razvrsti v višji segment upravljanja vsebin podjetij (ECM).

ECM vključuje splošno upravljanje vseh vsebin v organizaciji z ustrezno hierarhijo dostopa. PaperOffice DMS lahko shrani katero koli vsebino v digitalni obliki, spremeni njeno vsebino in obliko ter jo da na voljo.

PaperOffice DMS ima vse funkcije ECM in to v odličnem razmerju med ceno in zmogljivostjo, kot tudi intuitivno učljivo obliko delovanja, zaradi česar je drago zunanje ali notranje usposabljanje nepotrebno. Namesto tega, brezplačno video tutorials so na voljo, da se navadite na različne menije. PaperOffice DMS lahko tako postane organizacijski linchpin v vsakem podjetju v trgovini in proizvodnji in to skoraj pri svetlobni hitrosti.

Podjetja iz gradbene industrije imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov

Z PaperOffice DMS pa je za gradbena podjetja veliko več možnosti. Na primer upravljanje zalog, vključno s stalnim ali ključnim datumom zaloge. Osnova za PaperOffice DMS so povezani uporabniški računi v omrežju. Shranjevanje podatkov teh uporabniških računov je združeno v centralni zbirki podatkov. Dokumente je mogoče nadzorovati preko AI z različnimi algoritmi, ki se lahko uporabljajo za sprožitev avtomatiziranih procesov.

Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.

Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.

Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.

PaperOffice DMS ima pametno navigacijo po meniju, ki je logično strukturirana in omogoča intuitivno delovanje na številnih področjih. Video vadnice, ki so na voljo brezplačno na internetu, nudijo dodatno podporo in seveda lahko tečaji usposabljanja potekajo tudi neposredno na sedežu podjetja stranke, če želite.

Poleg dokumentacije gradbenih faz je PaperOffice DMS enako primeren za podporo logističnim nalogam za naročanje materialov. Zahvaljujoč možnostim vzpostavitve zbirk podatkov v PaperOffice DMS, je mogoče spremljati nakup materiala in porabo materiala in dodeliti opozorilne ravni. Notranji AI se lahko uporablja za ustvarjanje predlog, ki se samodejno odzivajo, če obstajajo ozka grla ali pomanjkanje, na primer če so oddani ponavljajoči se ukazi, čeprav bi morala obstoječa količina dejansko zadoščati. V ta namen se lahko uporabi funkcija poteka dela, s katero lahko odgovorni zaposleni v podjetju primerjajo izvajanje svojih nalog.

PaperOffice DMS lahko pospeši gradbeni projekt, prepreči napačne odločitve in zmanjša stroške. Morda so podjetja, ki so zgradila BER in še vedno gradijo Stuttgart21 preprosto manjkala pravo programsko opremo, PaperOffice DMS.

FAQs

Na koncu odgovarjamo na nekaj pogostejših vprašanj na to temo "Digitalizacija v gradbeni industriji in gradbeništvu":

Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?

Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.

Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?

Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.

Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?

PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!

Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?

Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.

Sklep

PaperOffice DMS podpira gradbeno industrijo in ponuja ustrezne vmesnike za drugo programsko opremo, API povezave in se lahko kadarkoli razširi glede na vaše želje. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.

PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.

Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.

To pravijo naše stranke.

Študija primera

Avtomatizirana obdelava računov

15 razlogov, zakaj bi morali uporabljati upravljanje dokumentov s svojim skenerjem

Digitalna obdelava računov v kombinaciji s sistemom za upravljanje dokumentov (DMS) znatno prispeva k učinkovitosti in uspehu vašega podjetja ter k pisarni brez papirja. Potrebe po digitalni obdelavi računov so zdaj pomemben vidik za vse.

PaperOffice is a professional product / solution / ecosystem, which is primarily aimed at commercial users with more than 3 to 80 workstations.
PaperOffice can also be used privately and with fewer workstations without any problems if it corresponds to your price-performance ratio. To use PaperOffice on more than 80 workstations, PaperOffice CUSTOM should be used. We recommend, especially for professional use, to keep PaperOffice PLUS active at all times, which is associated with additional costs. Due to external influences, such as Windows updates, updates of other installed software, which system components change, etc., without an active PaperOffice PLUS, no guarantee is given for perfect function. Each PaperOffice license includes PaperOffice PLUS for 6 months, this is not automatically extended by PaperOffice and can, optionally, be booked after it has expired. All licenses purchased in the PaperOffice online shop have a 30-day return policy, i.e. you can withdraw from the purchase at any time as long as no payment has been made and the license has thus been activated and no services have yet been used. Time quotas for advice, presentation and support without active PaperOffice PLUS are limited in time and are decided by the PaperOffice team individually and based on experience.
PaperOffice delivers online license orders risk-free via PayPal.
© Copyright 2002-2022 PaperOffice Limited Europe, All rights reserved
PaperOffice®, PaperOffice Paperless Office®, PaperOffice Digital Office® and the PaperOffice logo are registered trademarks of PaperOffice Limited Europe in Europe and/or other countries